档案资料出入制度

档案资料出入制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织档案资料的出入管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生，保障公司/组织的合法权益和正常运营。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案资料管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门、员工个人等。所涉及的档案资料包括但不限于纸质档案、电子档案、实物档案等各类载体形式的文件、资料、记录等。3.基本原则安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司/组织的保密规定，确保档案资料在出入过程中的安全保密，防止信息泄露。规范有序原则：明确档案资料出入的流程、标准和要求，做到操作规范、流程清晰、有序进行。权责明晰原则：明确各部门、岗位及人员在档案资料出入管理中的职责和权限，做到责任到人。高效利用原则：在确保安全保密的前提下，提高档案资料的出入效率，满足公司/组织业务开展对档案资料的合理需求。二、档案资料出入管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案资料出入制度，并组织实施和监督检查。负责档案资料出入的登记、审核、审批等工作，确保档案资料出入符合规定要求。负责档案资料出入过程中的安全保管和保护工作，防止档案资料受损丢失。定期对档案资料出入情况进行统计分析，向上级领导汇报档案资料出入管理工作情况。2.业务部门职责负责本部门档案资料的整理、分类、编号等基础工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案资料。严格按照档案资料出入制度的规定，办理本部门档案资料的出入手续，确保手续齐全、合规。在档案资料使用过程中，负责对档案资料的妥善保管和保护，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。配合档案管理部门做好档案资料的清查、核对等工作，及时反馈档案资料管理中存在的问题。3.员工个人职责严格遵守档案资料出入制度，不得擅自将档案资料带出公司/组织或转借他人。在使用档案资料时，应按照规定的流程和要求进行操作，不得违规使用或泄露档案资料内容。使用完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理相关归还手续。三、档案资料入库管理1.档案资料收集各业务部门应定期对本部门产生的档案资料进行收集、整理，确保档案资料的完整性和准确性。档案资料收集过程中，应注意对档案资料的分类、编号等标识工作，以便于后续的管理和查找。对于重要的档案资料，应及时向档案管理部门移交，不得以任何理由拖延或截留。2.档案资料整理档案管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应按照档案管理的相关标准和要求进行整理。整理工作包括对档案资料的分类、排序、编目、装订等，确保档案资料的系统性和规范性。在整理过程中，应认真核对档案资料的内容和数量，发现问题及时与业务部门沟通解决。3.档案资料编号档案管理部门应对整理好的档案资料进行编号，以便于标识和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案资料都有唯一的编号。编号方式可根据公司/组织的实际情况确定，一般应包括年度、类别、顺序号等要素。4.档案资料入库登记档案管理部门在完成档案资料的整理和编号后，应进行入库登记。入库登记内容包括档案资料的名称、编号、来源、日期、保管期限、存放位置等信息。入库登记应准确、详细，确保档案资料信息的完整性和可追溯性。5.档案资料上架存放根据档案资料的类别、编号等信息，档案管理部门将档案资料上架存放至指定的档案库房。上架存放应遵循便于查找、安全保管的原则，合理安排档案资料的存放位置。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全保存。四、档案资料出库管理1.档案资料借阅申请因工作需要借阅档案资料的部门或个人，应填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅的档案资料名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。《档案资料借阅申请表》应经本部门负责人审核签字后提交档案管理部门。2.档案资料借阅审核档案管理部门收到《档案资料借阅申请表》后，应按照档案资料出入制度的规定进行审核。审核内容包括借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、借阅人是否具备借阅资格等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，应严格审核借阅申请，并报上级领导审批。3.档案资料借阅审批根据审核情况，档案管理部门对符合借阅条件的申请进行审批。审批人应在《档案资料借阅申请表》上签署审批意见，明确是否同意借阅以及借阅期限等信息。对于未经审批擅自借阅档案资料的行为，应予以严肃处理。4.档案资料借阅登记档案管理部门在批准借阅申请后，应进行借阅登记。借阅登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅档案资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。借阅登记应建立专门的台账，确保借阅信息的准确记录和可追溯性。5.档案资料出库发放档案管理部门根据借阅登记信息，将档案资料出库发放给借阅人。在发放档案资料时，应与借阅人当面核对档案资料的名称、数量、完整性等信息，并要求借阅人签字确认。对于重要的档案资料，应采取必要的保护措施，确保档案资料在借阅过程中的安全。6.档案资料归还管理借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。借阅人归还档案资料时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案资料是否完好无损、有无涂改、丢失等情况。核对无误后，档案管理部门在借阅登记台账上进行归还登记，并注明归还日期。同时将档案资料重新入库上架存放。五、档案资料查阅管理1.档案资料查阅申请需要查阅档案资料的部门或个人，应填写《档案资料查阅申请表》，说明查阅的档案资料名称、编号、查阅目的、查阅范围等信息。《档案资料查阅申请表》应经本部门负责人审核签字后提交档案管理部门。2.档案资料查阅审核档案管理部门收到《档案资料查阅申请表》后，按照档案资料出入制度进行审核。审核重点包括查阅目的是否正当、查阅范围是否合理、查阅人是否具备查阅资格等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，查阅申请应报上级领导审批。3.档案资料查阅审批经审核通过的查阅申请，由审批人在《档案资料查阅申请表》上签署审批意见。审批意见应明确是否同意查阅以及查阅的具体要求和限制等。4.档案资料查阅登记档案管理部门根据审批意见，对查阅申请进行登记。登记内容包括查阅人姓名、部门、查阅档案资料名称、编号、查阅日期、查阅期限等信息。5.档案资料查阅安排档案管理部门根据查阅申请和审批意见，安排查阅地点和查阅方式。查阅地点一般应在档案管理部门指定的查阅室进行，查阅方式可根据档案资料的性质和查阅需求确定，如现场查阅、复印、摘录等。在查阅过程中，档案管理部门应安排专人负责监督和指导，确保查阅活动符合规定要求。6.档案资料查阅记录查阅人在查阅档案资料时，应按照规定的方式进行操作，并填写《档案资料查阅记录》。《档案资料查阅记录》应详细记录查阅的档案资料名称、编号、查阅内容、查阅时间等信息，并由查阅人签字确认。档案管理部门应妥善保管《档案资料查阅记录》，以备后续查询和审计。六、档案资料复印、摘录管理1.复印、摘录申请因工作需要复印或摘录档案资料的部门或个人，应填写《档案资料复印/摘录申请表》，注明复印或摘录的档案资料名称、编号、复印或摘录的内容范围、用途等信息。《档案资料复印/摘录申请表》应经本部门负责人审核签字后提交档案管理部门。2.复印、摘录审核档案管理部门收到《档案资料复印/摘录申请表》后，对申请进行审核。审核要点包括复印或摘录的必要性、内容范围是否合理、用途是否合规等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，复印或摘录申请需报上级领导审批。3.复印、摘录审批审批人根据审核情况，在《档案资料复印/摘录申请表》上签署审批意见。审批意见应明确是否同意复印或摘录以及复印或摘录的具体要求，如份数、格式等。4.复印、摘录登记档案管理部门依据审批意见进行复印、摘录登记。登记内容涵盖申请部门/个人、档案资料名称编号、复印/摘录内容范围、审批意见、日期等信息。5.复印、摘录操作档案管理部门按照审批意见安排复印或摘录操作。复印时应确保复印件清晰、完整，摘录应准确无误。操作过程中应遵循档案保护原则，避免对档案资料造成损坏。6.复印、摘录资料发放复印或摘录完成后，档案管理部门将资料发放给申请部门或个人。发放时需与申请人核对资料内容和数量，并要求申请人签字确认。七、档案资料销毁管理1.销毁鉴定档案管理部门定期对已到保管期限或失去保存价值的档案资料进行销毁鉴定。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，确保鉴定结果的科学性和准确性。鉴定小组应根据档案资料的性质、内容、历史价值等因素，综合判断档案资料是否需要销毁。2.销毁申请经鉴定需要销毁的档案资料，由档案管理部门填写《档案资料销毁申请表》，详细说明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。《档案资料销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核签字后，报上级领导审批。3.销毁审批上级领导根据申请情况进行审批，签署审批意见。审批通过后，方可进行档案资料的销毁工作。4.销毁登记档案管理部门在批准销毁申请后，进行销毁登记。登记内容包括销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁日期、销毁方式等信息。5.销毁实施档案管理部门按照审批意见组织实施档案资料的销毁工作。销毁方式可根据档案资料的载体形式和数量等因素确定，如焚烧、粉碎、电子数据删除等。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全，防止档案资料流失或泄露。6.销毁记录对档案资料的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息。销毁记录应形成专门的文档，由档案管理部门妥善保管，以备后续查询和审计。八、监督检查与责任追究1.监督检查档案管理部门应定期对档案资料出入管理情况进行监督检查，确保制度的有效执行。监督检查内容包括档案资料出入手续的办理情况、档案资料的安全保管情况、档案资料的利用情况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.责任追究对于违反档案资料出入制度的行为，应视情节轻重