劳动法档案制度

劳动法档案制度一、总则（一）目的本劳动法档案制度旨在规范公司/组织的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，保障员工合法权益，维护公司/组织正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工及与公司/组织有劳动关系的各类人员，涵盖公司/组织在劳动管理过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家劳动法及相关法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映劳动管理实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案安全，防止信息泄露，对涉及员工隐私等敏感信息严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案分类及内容（一）员工入职档案1.个人基本信息员工身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等复印件。员工个人简历，包括工作经历、培训经历等。2.入职手续资料入职申请表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等签署文件。员工入职体检报告。（二）劳动合同档案1.劳动合同文本与员工签订的各类劳动合同原件及续签合同文本。劳动合同变更、解除、终止等相关协议及文件。2.合同履行记录员工工资发放记录、考勤记录、绩效考核记录等，以证明劳动合同的实际履行情况。（三）工资福利档案1.工资核算资料工资计算表、奖金分配方案、加班工资计算明细等。工资调整记录，包括调薪原因、调薪幅度等相关文件。2.福利资料社会保险、住房公积金缴纳记录及相关凭证。员工福利申请及发放记录，如节日福利、生日福利等。（四）培训档案1.培训计划与记录年度培训计划及培训预算。每次培训的通知、签到表、培训教材、培训评估报告等。2.员工培训档案员工参加内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训证书等。（五）绩效考核档案1.考核制度与标准绩效考核制度文件，明确考核周期、考核指标、考核方法等。不同岗位的绩效考核标准及评分细则。2.考核记录与结果各考核周期内员工的绩效考核评分表、考核面谈记录。绩效考核结果的汇总分析报告，如绩效等级分布、绩效改进建议等。（六）劳动争议处理档案1.争议事件记录劳动争议事件的起因、经过、双方诉求等详细记录。与劳动争议相关的沟通函件、会议纪要等。2.处理过程及结果资料劳动争议调解、仲裁或诉讼过程中的相关文件，如申请书、答辩书、调解书、判决书等。（七）员工离职档案1.离职手续资料员工离职申请表、离职交接清单、工作交接记录等。离职审计报告（如有需要）。2.离职后相关记录离职员工工资结算清单、经济补偿支付凭证等。离职员工社保、公积金减员手续办理记录。三、档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善劳动法档案管理制度，并监督执行。2.归口管理各类劳动法档案，确保档案的收集、整理、归档、保管和利用工作有序进行。3.负责与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关法律文件，并妥善保管。4.负责员工入职、离职手续的办理及相关档案资料的审核与归档。5.负责工资福利、绩效考核、培训等劳动管理档案的建立与维护，提供相关数据和信息支持。6.负责处理劳动争议事件，整理相关档案资料，并配合公司/组织进行应对。（二）各部门1.负责本部门员工各类档案资料的收集、整理，并及时移交人力资源部门归档。2.协助人力资源部门开展劳动合同签订、培训组织、绩效考核等工作，提供真实准确的信息和数据。3.负责本部门劳动管理相关文件的保管，并按照规定期限向人力资源部门移交。4.在劳动争议处理过程中，配合人力资源部门提供相关证据和资料。（三）档案管理人员1.负责档案的日常保管、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的完整性和规范性。2.建立档案借阅、查阅登记制度，严格按照规定办理借阅、查阅手续，及时跟踪档案归还情况。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.协助人力资源部门和其他部门做好档案资料的利用工作，提供必要的档案信息查询服务。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门劳动管理相关档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.员工个人应按照公司/组织要求及时提交各类入职、离职及其他相关资料。3.对于劳动管理过程中产生的各类文件、记录、报表等，应在规定时间内收集齐全，不得遗漏。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理。2.每份档案应按照文件形成时间顺序排列，确保资料的连贯性和逻辑性。3.对每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。4.档案资料应使用统一规格的纸张和文件夹进行装订，确保整齐、牢固。5.对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名，并建立相应的索引目录，便于快速检索。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料应定期移交人力资源部门。2.人力资源部门档案管理人员对移交的档案进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。3.审核通过的档案资料按照分类标准进行归档，存入专门的档案库房或电子存储系统。4.建立档案归档台账，记录档案名称、编号、归档时间、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）保管期限1.员工入职档案、劳动合同档案、工资福利档案等长期保存。2.培训档案、绩效考核档案保存至员工离职后[X]年。3.劳动争议处理档案保存至争议解决后[X]年。4.员工离职档案保存至员工离职后[X]年，但涉及员工经济补偿、竞业限制等特殊情况的档案，应按照相关法律法规规定的期限保存。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。档案应分类存放，标识清晰，便于查找。定期对纸质档案进行清点和检查，发现问题及时处理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，设置不同的权限进行访问和管理。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。对电子档案的存储环境进行监控，确保系统安全稳定运行。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅劳动法档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.人力资源部门负责人及相关工作人员可查阅各类劳动法档案。3.涉及劳动管理相关工作的部门负责人及工作人员，经人力资源部门负责人批准后，可查阅本部门及相关员工的档案资料。4.公司/组织高层管理人员因工作需要查阅档案的，可直接查阅相关档案资料，但应在查阅后及时归还。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅劳动法档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.借阅申请经人力资源部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）查阅与借阅记录1.建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅档案名称、查阅/借阅目的、审批情况、归还时间等信息。2.查阅与借阅登记台账应妥善保管，以备查询和审计。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及员工个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案资料，应严格保密。2.档案管理人员应与接触档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.档案查阅和借阅场所应相对独立，防止无关人员进入。4.严禁在非保密环境下讨论或传播档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。2.配备防火、防潮、防虫设备，定期检查维护，确保设备正常运行。3.对电子档案系统设置安全防护措施，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件发生。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因劳动争议等原因形成的档案，争议解决后达到规定保存期限的。3.其他经公司/组织批准需要销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.人力资源部门负责人对销毁申请进行审核，报公司/组织主管领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。4.采用适当的方式进行销