中国档案保管制度

中国档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整、安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集和保存公司/组织在各个方面形成的具有保存价值的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案的保管状况进行定期检查，确保档案的安全。3.按照规定的程序和要求，为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅服务。4.对档案信息进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。5.参与档案的鉴定、销毁工作，提出鉴定意见和销毁清单。6.开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和业务能力。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、考核评价、薪酬福利等相关材料。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算与决算等。4.业务经营类：合同协议、订单、销售记录、市场调研报告、客户资料等。5.基本建设类：工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。6.科技研发类：科研项目立项报告、研究成果、实验数据、技术文件等。7.其他类：具有保存价值的照片、音像资料、荣誉证书、实物档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在档案产生后的规定时间内，将档案整理后移交至档案管理部门。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同的载体和地点，以防万一。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为行政管理类、人事管理类、财务管理类等一级类目，在一级类目下再细分二级、三级类目。2.编号：为每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行规范化装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火安全、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案，可采用缩微、光盘等多种载体进行存储，以延长档案的保存寿命。4.实物档案应妥善保管，可根据实物的性质和特点，采用相应的保管方式，如陈列展示、密封保存等。（三）保管期限根据档案的重要程度、形成时间、历史价值等因素确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。1.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部抽查。检查内容包括档案的数量、完整性、保管环境、载体状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换存储设备、调整温湿度等。3.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，以备查阅。五、档案的利用（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，不得在档案上圈划、批注、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）档案利用的登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、价值等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织、指导和审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等因素，对档案进行综合分析，判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清单》应永久保存，作为档案销毁工作的凭证。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司/组织的决策和发展提供及时、准确的档案信息支持。（二）电子档案的管理1.电子档案应按照国家有关电子文件管理的标准和规范进行收集、整理、存储和管理。2.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库，确保电子档案的有序存储和快速检索。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、病毒防护等措施，防止电子档案数据的丢失、篡改和泄露。4.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全性。（三）电子档案与纸质档案的同步管理1.电子档案应与纸质档案保持一致，在电子档案形成的同时，应及时打印纸质档案，并进行整理、归档。2.纸质档案的编号、题名、日期、责任者等信息应与电子档案一致，以便于对应查找和利用。