照片档案保管制度

照片档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司照片档案的科学管理，确保照片档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的照片档案的管理。（三）定义照片档案是指公司在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的以感光材料为载体的历史记录。（四）管理职责1.公司档案室负责照片档案管理工作的统筹规划、业务指导和监督检查。2.各部门负责本部门照片档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责此项工作。二、照片档案的收集（一）收集范围1.反映公司重大活动、重要会议、重要事件的照片。2.反映公司工程建设、生产经营、科研开发等工作的照片。3.反映公司领导及员工重要活动、工作场景的照片。4.具有历史纪念意义或文化价值的照片。5.其他具有保存价值的照片。（二）收集要求1.照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映所摄对象的主要特征和实际情况。2.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。3.数码照片应同时保存原始数据，确保数据的完整性和可追溯性。4.照片的冲洗、印制应符合质量要求，底片应妥善保管。（三）收集时间各部门应在相关活动结束后[X]个工作日内，将收集的照片整理后移交公司档案室。三、照片档案的整理（一）分类原则照片档案应按照其形成的时间、内容、性质等进行分类，便于管理和查找。（二）分类方法1.年度分类法：按照照片形成的年度进行分类。2.问题分类法：按照照片反映的问题或事件进行分类，如重大活动、工程建设、生产经营等。3.保管期限分类法：按照照片的保管期限进行分类，如永久、长期、短期。（三）编号方法照片档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度+分类号+流水号”的形式，如“202301001”，其中“2023”表示年度，“01”表示分类号，“001”表示流水号。（四）编目照片档案应进行编目，编目内容包括照片编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、人物、事由、保管期限、密级等。编目应采用电子表格或纸质卡片的形式，便于查询和管理。四、照片档案的保管（一）保管场所照片档案应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备档案室应配备必要的保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药等。（三）保管要求1.照片档案应按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.底片应单独存放，存放底片的档案盒应标明底片编号、题名、拍摄时间等信息。3.照片档案应定期进行检查，发现问题及时处理。4.对保管期限已满的照片档案，应按照相关规定进行鉴定和销毁。五、照片档案的利用（一）利用原则照片档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保照片档案的安全和完整。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可查阅照片档案，查阅时应填写《照片档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.复制：因工作需要确需复制照片档案的，应填写《照片档案复制申请表》，经部门负责人和档案室负责人批准后，方可复制。复制的照片档案应注明复制时间、复制人、复制用途等信息。3.外借：照片档案一般不外借，特殊情况需要外借的，应填写《照片档案外借申请表》，经公司主管领导批准后，方可外借。外借期限不得超过[X]个工作日，外借期间应确保照片档案的安全和完整。（三）利用登记对照片档案的利用情况应进行登记，登记内容包括利用时间、利用人、利用方式、利用内容等信息。登记应采用电子表格或纸质台账的形式，便于统计和查询。六、照片档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则照片档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司应成立照片档案鉴定小组，鉴定小组由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容鉴定小组应根据照片档案的保管期限、价值等因素，对照片档案进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.对已失去保存价值的照片档案，鉴定小组应填写《照片档案销毁申请表》，注明销毁照片档案的编号、题名、拍摄时间、保管期限等信息。2.《照片档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.照片档案的销毁应指定专人负责，销毁时应进行登记，登记内容包括销毁时间、销毁人、销毁方式等