档案责任追究制度

档案责任追究制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，明确档案管理工作中各部门及人员的职责，规范档案责任追究行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的责任界定与追究。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.实事求是原则以事实为依据，准确认定档案管理过程中存在的问题及相关人员的责任。3.责任与处罚相适应原则根据责任的大小、情节的轻重，给予相应的处罚，做到责罚相当。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，确保档案的妥善保管和有效利用。3.组织开展档案的收集、整理、归档、编目、鉴定、销毁等工作，保证档案的质量和完整性。4.建立健全档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。5.对档案管理工作进行定期检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求及时归档。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全。3.积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。4.对本部门档案管理工作中的问题及时向档案管理部门反馈，并采取措施加以解决。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范有序。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作，保证档案的质量符合要求。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息服务。5.参与档案鉴定和销毁工作，按照规定程序对到期或失去保存价值的档案进行处理。三、档案管理工作流程及规范（一）档案收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签署完备，载体及记录方式应符合档案管理要求。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，确保相关档案的完整性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。2.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、编号、编目等工作。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。（三）档案归档1.各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量和数量符合要求。3.对归档的档案进行妥善保管，并建立档案台账，记录档案的基本信息、归档时间、保管期限等。（四）档案保管1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房设施安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。（五）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、销毁档案，不得在档案上圈划、批注等。归还档案时，档案管理人员应认真检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，对拟销毁档案进行审核。3.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案，应编制档案销毁清册，报公司领导批准后，由档案管理部门指定专人进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录应妥善保存。四、档案责任追究情形（一）档案管理部门责任追究情形1.未按照国家法律法规和行业标准制定或完善档案管理制度，导致档案管理工作混乱的。2.对各部门档案管理工作指导不力，造成档案管理工作出现重大失误的。3.未履行档案集中统一管理职责，擅自将档案分散保管或交由其他部门自行管理的。4.档案收集、整理、归档工作不及时、不准确，影响档案利用的。5.档案保管不善，导致档案损坏、丢失、泄密等事故发生的。6.未按规定开展档案鉴定和销毁工作，造成档案资源浪费或存在安全隐患的。7.档案信息化管理工作滞后，影响档案管理效率和服务质量的。（二）各部门责任追究情形1.未明确本部门档案管理人员或档案管理人员未履行职责，导致本部门档案管理工作混乱的。2.未及时收集、整理本部门文件材料，延误归档时间的。3.归档的文件材料不完整、不准确，影响档案质量的。4.未按规定将档案移交档案管理部门，擅自留存或销毁档案的。5.对本部门档案保管不善，造成档案损坏、丢失的。6.违反档案查阅、借阅规定，擅自提供档案或允许他人查阅、借阅档案，导致档案泄密的。（三）档案管理人员责任追究情形1.违反档案管理规章制度，擅自更改档案内容或档案管理信息的。2.工作失职，导致档案收集不齐全、整理不规范、归档不准确的。3.未妥善保管档案，造成档案损坏、丢失、泄密等事故的。4.在档案利用工作中，未按规定办理查阅、借阅手续，或为不符合条件的人员提供档案服务的。5.参与档案鉴定和销毁工作时，未认真履行职责，导致档案鉴定不准确或销毁档案不符合规定的。五、档案责任追究方式（一）批评教育对档案管理工作中存在轻微问题的部门或个人，给予批评教育，责令限期整改。（二）警告对违反档案管理规定，情节较轻的部门或个人，给予警告处分，并要求其作出书面检讨。（三）罚款对因工作失误导致档案管理出现一定损失或影响的部门或个人，视情节轻重给予一定金额的罚款。（四）降职或免职对档案管理工作中存在严重失误，造成重大损失或恶劣影响的部门负责人或相关人员，给予降职或免职处分。（五）法律责任对违反国家法律法规，导致档案管理工作出现严重违法违规行为的，依法追究其法律责任。六）责任追究程序（一）发现与举报1.档案管理部门在日常检查或工作中发现档案管理问题时，应及时进行记录，并初步调查核实。2.任何部门或个人发现档案管理工作中的违规行为或问题，均可向档案管理部门举报。举报应提供相关线索和证据，以便及时开展调查。（二）调查与核实1.档案管理部门接到举报或发现问题后，应立即组织人员进行调查。调查人员应不少于两人，并与被调查对象或部门进行沟通，了解情况。2.调查过程中，应收集相关证据，包括文件、记录、证人证言等，确保调查结果真实可靠。3.对调查核实的情况进行详细记录，形成调查报告，报告应包括问题描述、调查过程、证据情况、责任认定等内容。（三）责任认定1.根据调查结果，由档案管理部门会同相关部门组成责任认定小组，对档案管理问题涉及的责任部门和人员进行责任认定。2.责任认定小组应依据本制度规定，结合问题的性质、情节、后果等因素，准确认定责任的大小和类型。3.责任认定结果应以书面形式通知责任部门和人员，并告知其享有的申诉权利。（四）申诉与处理1.责任部门或人员对责任认定结果有异议的，可在接到通知后的规定时间内，向档案管理部门提出申诉。2.档案管理部门应在收到申诉后，对申诉内容进行复查，并将复查结果及时反馈给申诉方。3.如复查后维持原责任认定结果，或申诉方放弃申诉，按照责任追究方式对责任部门和人员进行处理。