工程档案归档制度

工程档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及技术改造等提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等全过程中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类文件材料，确保档案资料的全面性。3.系统性原则：按照工程建设的内在规律和档案形成的特点，进行科学分类、组卷，保持档案的系统性。4.准确性原则：文件材料的内容和数据应准确无误，符合工程实际。5.及时性原则：各部门和人员应及时将各自工作中形成的文件材料移交归档，确保档案的时效性。二、工程档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门的工程档案收集、整理、归档工作。3.负责工程档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对工程档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。5.参与工程竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在工程建设过程中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作。2.督促、指导项目各参建单位做好工程档案的收集、整理工作，并对其档案工作进行检查和考核。3.负责组织工程档案的预验收工作，确保工程档案符合归档要求。4.在工程竣工验收后，及时将完整的工程档案移交档案管理部门。（三）项目参建单位职责1.勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等项目参建单位应按照国家和行业有关规定，负责各自工作中形成的工程文件材料的收集、整理、归档工作，并对档案的质量负责。2.各参建单位应明确专人负责档案管理工作，确保档案工作与工程建设同步进行，并及时向项目建设部门移交档案资料。3.接受项目建设部门和档案管理部门的监督、检查，按照要求整改存在的问题。三、工程档案归档范围（一）项目前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告及审批文件。2.环境影响评价报告及审批文件。3.项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关证件。4.工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等勘察资料。5.初步设计文件、施工图设计文件及审查意见。（二）项目建设管理文件1.项目建设管理机构及人员组成文件。2.工程建设招投标文件、合同文件（包括勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等）。3.工程建设计划、进度安排及调整文件。4.工程质量监督手续、施工许可证等建设手续办理文件。5.工程建设过程中的各类会议纪要、工作联系单、备忘录等。（三）施工文件1.施工组织设计、施工方案、技术交底等施工技术文件。2.工程测量、定位、放线记录及报告。3.原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告及进场验收记录。4.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。5.施工日志、工程质量事故报告及处理记录。6.工程变更文件，包括设计变更、工程洽商等。7.施工过程中的影像资料，如工程进度照片、关键部位施工视频等。（四）监理文件1.监理规划、监理细则。2.监理月报、监理季报、监理总结。3.监理通知单、监理工作联系单、工程暂停令等监理指令文件。4.工程质量评估报告、工程质量监理记录。5.监理平行检验记录、见证取样记录。（五）竣工验收文件1.工程竣工验收报告。2.工程竣工决算报告。3.工程质量保修书。4.工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图）。5.工程竣工验收备案表及相关备案文件。（六）其他文件1.与工程建设有关的声像、电子档案资料，如录音、录像、光盘、磁盘等。2.工程建设过程中形成的荣誉证书、奖状、锦旗等资料。3.其他具有保存价值的与工程建设相关的文件材料。四、工程档案归档要求（一）文件材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（二）整理要求1.归档的文件材料应按照分类标准进行分类整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序。2.卷内文件材料应按照顺序编号，编号应连续、清晰。3.卷内文件材料应编制页号，单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料正面在右下角编写页号，背面在左下角编写页号。4.卷内文件材料应编写目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号等内容，目录应清晰、准确。（三）装订要求1.归档的文件材料应采用线装或胶装方式装订，不得使用金属物装订。2.装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。3.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目要求1.工程档案应编制总目录，总目录应包括档案类别、案卷题名、档号、编制日期、保管期限等内容。2.每个案卷应编制案卷目录，案卷目录应包括序号、文件题名、日期、页号、保管期限等内容。3.档案的档号应按照分类编号规则进行编制，档号应具有唯一性和系统性。五、工程档案归档流程（一）收集1.项目建设部门、各参建单位应按照档案归档范围的要求，及时收集各自工作中形成的文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，不得遗漏重要文件。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，确保其质量符合要求。（二）整理1.项目建设部门、各参建单位应按照档案整理要求，对收集到的文件材料进行分类、组卷、编号、编目等整理工作。2.整理过程中应注意保持文件材料的原始顺序和内在联系，不得随意打乱或重新排列。3.整理后的档案应达到分类科学、组卷合理、排列有序、编目准确的要求。（三）移交1.项目建设部门在工程竣工验收前，应组织各参建单位对各自整理好的工程档案进行预验收。2.预验收合格后，各参建单位应将完整的工程档案移交项目建设部门。3.项目建设部门在工程竣工验收后，应及时将工程档案移交档案管理部门。4.移交档案时应填写档案移交清单，清单应包括档案类别、案卷题名、档号、编制日期、保管期限、移交单位、移交日期等内容。移交清单一式两份，双方签字盖章后各执一份。（四）归档1.档案管理部门收到移交的工程档案后，应按照档案归档要求进行审核。2.审核合格的档案应进行分类存放，并按照编目要求进行上架排列。3.档案管理部门应建立工程档案管理台账，对档案的接收、移交、查阅、借阅等情况进行详细记录。六、工程档案保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.工程档案的保管期限应按照国家和行业有关规定执行，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（二）利用1.公司内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.因工作需要借阅工程档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅档案时，借阅人员应向档案管理部门出具借条，借条应注明档案名称、档号、借阅时间、归还时间等内容。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。6.外单位因工作需要查阅或借阅公司工程档案时，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。查阅或借阅档案的具体要求按照公司相关规定执行。七、工程档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家和行业有关规定，结合公司实际情况，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定意见书。鉴定意见书应包括档案名称、档号、保管期限、鉴定日期、鉴定意见等内容。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁