档案统管分放制度

档案统管分放制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.分类管理原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护。4.负责档案的借阅、查阅、利用等工作，为公司各部门及员工提供档案服务。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。6.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.参与公司重大活动、重要项目等档案的收集、整理和归档工作。8.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务档案等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务文件等。3.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户档案等。4.项目档案：针对公司的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用不同的字母表示，如行政档案用“XZ”表示，财务档案用“CW”表示等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第一份行政档案编号为“2023XZ001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，不得擅自留存。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，档案形成部门应及时通知档案管理部门提前介入，共同做好档案的收集工作。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.对收集到的档案进行分类、排序、编目、装订等工作，确保档案的整齐、规范。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制，保证档案的完整性。4.建立档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是公司在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。4.短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，主要是公司在较短时间内需要查考利用的档案。（三）档案保管要求1.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案的账实相符。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，应持单位介绍信或有效证件，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案或涉及公司机密的档案借阅期限不得超过[X]个工作日，确需继续使用的，应重新办理审批手续。（三）借阅归还1.借阅人员应按时归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（四）查阅利用1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、利用情况进行详细记录。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁清单。2.销毁清单经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁情况报告公司档案管理部门。（四）销毁记录档案管理部门应建立档案销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、日期、销毁方式等信息，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，提升档案利用服务水平。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.扫描后的电子档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。（三）数据录入与管理1.将扫描后的电子档案进行数据录入，建立电子档案数据库。2.对电子档案进行分类、编目、存储等管理，确保电子档案的安全和可访问性。（四）系统应用1.档案管理人员应熟练使用档案管理信息系统，进行档案的检索、借阅、利用等操作。2.公司各部门可通过档案管理信息系统查阅相关档案，提高工作效率。九、监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门的档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查：每年定期对各部门的档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对各部门的档案管理工作进行不定期