档案公司制度牌

档案公司制度牌一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。4.负责档案的整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。5.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。6.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。8.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和合法性。（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全、整理规范，并定期移交公司档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.不断提高档案管理水平，积极推进档案管理创新和信息化建设。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.定期参加档案业务培训，不断更新知识结构，提高业务能力。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围，确保将本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，注重收集不同载体、不同形式的档案材料。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的完整性。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门应按照国家档案管理相关标准和公司档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理；业务档案应根据业务特点和流程进行分类；财务档案、人事档案等应按照专门的规定进行整理。3.档案整理应做到分类合理、排列有序、编号规范、编目准确，便于查找和利用。4.对破损、褪色的档案材料应进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，标识清晰，便于查找。2.对电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，异地存放。备份介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人专管等。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可借阅。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、传播档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。2.复制档案应注明用途、份数等，并加盖档案管理部门印章。3.重要档案的复制应进行登记，记录复制时间、复制人、复制内容等信息。（三）档案统计与分析1.档案管理部门应建立档案利用统计台账，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，提出存毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销。销毁档案时，应确保档案信息彻底消除，无法恢复。3.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案数字化1.按照档案数字化标准和规范，对公司各类档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接、存储等。2.数字化档案应确保图像清晰、完整，数据准确、规范，便于检索和利用。（三）信息系统管理1.档案管理信息系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。2.加强对档案管理信息系统的安全管理，