招采合约档案制度

招采合约档案制度一、总则（一）目的为加强公司招采合约档案管理，确保招采合约文件的完整、准确、系统和安全，提高招采合约管理工作的效率和质量，依据国家法律法规及相关行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招采合约项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类招采活动所形成的合约文件档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映招采合约活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集招采合约过程中产生的各类文件，确保档案资料的齐全完整。3.系统性原则：对招采合约档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招采合约档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好招采合约文件的收集、整理、归档工作。3.负责招采合约档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对招采合约档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，推进招采合约档案的数字化管理，提高档案管理的信息化水平。（二）招采部门职责1.负责本部门招采合约文件的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.在招采合约签订、履行过程中，严格按照档案管理要求，规范文件的形成和流转，确保文件的质量和完整性。3.配合档案管理部门做好招采合约档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）合约执行部门职责1.负责执行招采合约，并在合约执行过程中形成的各类文件及时整理、归档，移交档案管理部门。2.对涉及招采合约变更、补充等事项的文件，应及时通知档案管理部门，并确保相关档案资料的同步更新。3.配合档案管理部门做好招采合约档案的查阅、借阅等工作，提供与合约执行相关的信息和资料。（四）其他部门职责各部门应按照档案管理要求，做好本部门与招采合约相关文件的收集、整理和归档工作，并配合档案管理部门完成招采合约档案管理的相关工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招采项目前期文件，包括项目立项审批文件、需求调研资料、采购计划等。2.招采文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。3.合约文件，包括合约文本、补充协议、变更协议等。4.中标通知书、成交通知书等。5.招采过程中的往来函件、会议纪要、谈判记录等。6.验收文件，如验收报告、质量检验证书等。7.付款凭证、结算资料等财务相关文件。8.其他与招采合约有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责招采合约文件的收集工作，确保文件的及时、准确收集。2.招采合约文件应原件归档，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.收集的文件应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全，格式符合要求。（三）整理方法1.按照招采项目的类别、时间顺序等进行分类整理。2.每份文件应进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.对文件进行编目，编制文件目录，包括文件编号、名称、日期、来源等信息。4.整理过程中，应剔除重复、无效的文件，确保档案资料的精炼和准确。四、档案归档与存储（一）归档要求1.各部门应在招采合约项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应及时对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.归档档案应编制归档清单，双方签字确认。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保档案的安全保管。2.电子档案应存储于专用服务器或存储设备中，按照档案管理系统的要求进行分类存储，并建立备份机制，防止数据丢失。3.档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定标准，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅招采合约档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的招采合约档案，查阅申请人应经公司分管领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应档案，供申请人查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员应核对档案的完整性和准确性，并在申请表上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅招采合约档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及公司机密的招采合约档案，借阅申请人应经公司分管领导审批后方可借阅。（四）借阅流程1.申请人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门工作人员对借阅档案进行登记，并收取一定的押金。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员应在规定的归还日期前归还档案，档案管理部门工作人员应核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。5.借阅人员归还档案后，档案管理部门工作人员应退还押金。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及公司机密的招采合约档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制知悉范围。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得擅自将档案提供给无关人员查阅、借阅。4.因工作需要接触招采合约档案的人员，应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案存储场所的安全管理，安装必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.建立档案安全应急预案，应对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。七、档案保管期限与销毁（一）保管期限1.招采合约档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。3.具体保管期限如下：招采项目前期文件、招采文件、中标通知书等保管期限为[X]年。合约文件、验收文件、付款凭证等保管期限为[X]年。涉及公司重大利益、重要决策等招采合约档案保管期限为长期。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对超过保管期限的招采合约档案进行清理，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批。3.经审批同意销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。