培训档案管理制度

培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作决策、员工职业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部开展的各类培训活动所形成的档案资料管理，涵盖新员工入职培训、岗位技能培训、领导力培训、专业知识培训等各类培训项目。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集培训活动中产生的各类文件、资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：对涉及公司机密、员工个人隐私的培训档案信息予以严格保密。4.便于利用原则：科学分类、整理培训档案，便于查询、检索和利用。二、培训档案管理职责（一）培训管理部门职责1.负责制定培训档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门培训档案的收集、整理工作。3.负责集中管理公司级培训项目的档案资料，建立培训档案数据库。4.定期对培训档案进行整理、归档、鉴定和销毁。5.按照规定向公司内部相关部门及外部单位提供培训档案查阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门组织开展的培训活动档案资料的收集、整理和初步保管。2.按照公司培训档案管理制度要求，定期将本部门培训档案移交至培训管理部门。3.配合培训管理部门做好培训档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.负责培训档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.妥善保管培训档案，确保档案的安全与完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.熟悉培训档案内容，为档案查阅者提供准确、快捷的服务。4.定期对培训档案进行盘点、清查，及时发现并解决存在的问题。三、培训档案的内容（一）培训计划类1.年度培训计划：包括公司整体培训规划、培训目标、培训项目安排、培训预算等。2.专项培训计划：针对特定岗位、业务领域或培训需求制定的专项培训计划。3.培训课程大纲：详细描述培训课程的教学目标、内容框架、教学方法、教学时间安排等。（二）培训实施类1.培训通知：发布培训活动的通知文件，包括培训主题、时间、地点、参加人员、培训内容等信息。2.培训教材：培训过程中使用的各类教材、讲义、课件等资料。3.培训签到表：记录参加培训人员的签到情况。4.培训考勤记录：详细记录培训期间学员的出勤情况，包括迟到、早退、旷课等信息。5.培训授课记录：包括授课教师的教案、教学笔记、课堂互动记录、学员反馈等。6.培训考核资料：如试卷、考核标准、学员考核成绩、考核评语等。7.培训现场照片、视频：记录培训活动现场的照片、视频资料，用于直观反映培训过程和效果。（三）培训效果评估类1.培训总结报告：对培训活动的整体情况进行总结，包括培训目标达成情况、培训内容适用性、教学方法效果、学员学习收获等方面的分析。2.学员反馈意见：收集学员对培训内容、教学方法、培训师资等方面的反馈意见和建议。3.培训后跟踪评估资料：对学员培训后的工作表现、技能提升、业绩改善等情况进行跟踪评估的记录。（四）培训证书与资质类1.员工培训结业证书、资格证书、学历证书等复印件。2.公司组织员工参加外部培训获得的相关证书、资质证明文件。（五）其他相关资料1.培训合作协议：与外部培训机构、院校等签订的培训合作协议。2.培训费用报销凭证：与培训活动相关的费用报销发票、报销审批单等。3.培训工作相关的会议纪要、文件、批示等。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.培训管理部门和各部门应在培训活动开展前明确档案收集责任人，确保培训过程中产生的各类资料及时收集。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）整理方法1.分类整理：按照培训档案的内容类别进行分类，如培训计划类、培训实施类、培训效果评估类等。2.编号编目：对每一份档案资料进行编号，建立档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.装订成册：对于纸质文件，应进行整齐装订，确保牢固、美观。4.电子归档：将电子文件按照分类目录进行存储，并建立相应的索引和链接，便于查询。五、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为[X]年。2.培训实施类档案中，培训通知、签到表、考勤记录等保管期限为[X]年；培训教材、授课记录、考核资料等保管期限为长期；培训现场照片、视频等根据实际情况确定保管期限。3.培训效果评估类档案保管期限为长期。4.培训证书与资质类档案保管期限为长期。5.其他相关资料根据其性质和重要程度确定保管期限。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、防潮防虫设备等，对纸质档案进行分类存放。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，进行异地备份，确保数据安全。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理、检索查询。（三）档案保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.定期对档案库房进行检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如霉变、虫蛀、损坏等。六、培训档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到培训管理部门查阅。2.涉及公司机密、员工个人隐私的培训档案，查阅人需经公司保密管理部门批准，并在培训管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自复制、拍照、传播档案内容。3.外部单位因合作、调研等需要查阅培训档案的，应提交正式的查阅申请函，经公司分管领导审批后，由培训管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅范围和用途进行严格限定。（二）查阅流程1.查阅人填写《培训档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后交培训管理部门。3.培训管理部门根据审批意见，安排档案管理人员提供相应的培训档案，并做好查阅记录。4.查阅人在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（三）档案利用1.培训管理部门应积极配合公司内部各部门对培训档案的利用需求，为其提供相关资料和数据支持。2.对于培训档案中具有参考价值的信息，如培训效果评估结果、学员反馈意见等，培训管理部门应进行整理分析，形成报告或建议，为公司培训工作改进提供依据。七、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.培训管理部门定期对已到保管期限的培训档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、培训管理人员及相关业务专家共同参与。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对于仍有保存价值但保管期限已满的培训档案，经鉴定小组批准后，可延长保管期限。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的培训档案，应填写《培训档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经培训管理部门负责人审核