合同档案管理制度

合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同、协议及相关档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的档案管理部门统一负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.分类管理原则：按照合同的性质、类别、年度等进行分类，便于档案的查找、利用和统计分析。4.安全保密原则：加强合同档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司的合法权益。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善合同档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案资料的齐全、完整。3.建立合同档案检索系统，方便查询和利用档案信息。4.定期对合同档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级汇报。5.按照规定的期限和程序，对合同档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司内部各部门提供合同档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。7.对涉及公司商业秘密的合同档案，严格按照保密制度进行管理。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同相关资料提交给档案管理部门。2.对合同档案的真实性、完整性负责，确保提交的档案资料符合要求。3.配合档案管理部门做好合同档案的整理、归档等工作，提供必要的协助和支持。4.按照规定的期限和程序，向档案管理部门移交合同档案。（三）合同签订人员职责1.严格按照公司合同管理制度签订合同，确保合同内容合法、合规、有效。2.在合同签订过程中，妥善保管合同文本及相关资料，不得遗失或损坏。3.及时将签订好的合同及相关资料提交给合同承办部门，并协助做好档案移交工作。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类合同、协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。2.合同签订过程中的相关文件，如合同草案、审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录等。3.合同履行过程中的补充协议、变更协议、解除协议等。4.与合同相关的函件、通知、会议纪要、往来文件等。5.合同履行过程中的验收报告、结算凭证、发票等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同及相关资料原件或复印件提交给档案管理部门。2.提交的合同档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，并按照规定的格式和顺序进行整理。3.对于电子文档形式的合同档案，应确保其内容完整、格式规范，并与纸质档案内容一致。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别、年度等进行分类，如买卖合同、租赁合同、技术合同等，并建立相应的分类目录。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：将合同及相关资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：对整理好的合同档案进行编目，包括合同名称、编号、签订日期、履行期限、合同金额、对方单位名称等信息，并填写档案目录清单。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应在收到合同承办部门提交的合同档案后，及时进行审核和归档。2.归档的合同档案应按照分类目录顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、年度、编号等信息。3.对于重要合同档案或需要长期保存的合同档案，应进行专柜保管，并建立专门的档案台账。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同。2.保管期限自合同履行完毕或终止之日起计算。（三）保管环境1.档案管理部门应提供安全、整洁、干燥、通风的档案保管环境，确保合同档案不受损坏、变质或丢失。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，定期对设备进行检查和维护。3.对电子合同档案，应采取备份存储、加密保护等措施，确保数据的安全可靠。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将合同档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应将合同档案归还档案管理部门，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写《合同档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅合同名称、编号、借阅期限等信息，并收取相应的押金。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录或损坏档案内容。如因保管不善造成档案丢失或损坏的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确保档案的保管价值与公司实际需求相适应。2.价值评估原则：根据合同的性质、重要程度、保管期限等因素，对合同档案的价值进行评估，确定是否需要继续保存。3.保密原则：在合同档案鉴定过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、法务人员、财务人员等组成，负责对合同档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案：对合同档案进行详细查阅，了解合同的签订、履行情况及相关背景信息。2.分析评估：根据合同的性质、重要程度、保管期限等因素，对合同档案的价值进行分析评估，确定是否需要继续保存。3.征求意见：征求合同承办部门、相关业务部门及其他有关部门的意见，综合考虑各方面因素，做出鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的合同档案，由档案管理部门填写《合同档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，提交给鉴定工作小组审核。2.鉴定工作小组审核通过后，报公司分管领导批准。3.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织实施合同档案的销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，由专人负责监督，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，档案管理部门应填写《合同档案销毁登记表》，注明销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并将销毁清单、销毁登记表等相关资料归档保存。七、合同档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.档案管理部门应定期对合同档案进行统计分析，掌握合同档案的数量、类别、保管期限等情况，为公司决策提供依据。2.统计内容包括合同档案的收进、移出、保管、利用等情况，统计报表应准确、及时、完整。3.每年年底，档案管理部门应编制年度合同档案统计报告，向上级领导汇报合同档案管理工作情况。（二）信息化管理1.建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理。合同档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。