严格档案制度应急

严格档案制度应急一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案在应急情况下的安全、完整和有效利用，提高应对突发事件的能力，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各分支机构在各类应急事件中的档案管理工作。（三）基本原则1.预防为主原则强调对应急事件的前瞻性规划，通过完善档案管理制度、设施设备等，降低档案在应急中受损的风险。2.安全第一原则始终将档案的安全保护放在首位，确保档案实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。3.快速反应原则在应急事件发生时，能够迅速启动档案应急响应机制，采取有效措施，保障档案工作的正常开展。4.依法依规原则严格遵循国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、应急档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案应急管理制度与流程，明确应急状态下各环节的工作要求和操作规范。2.组织开展档案应急培训与演练，提高档案管理人员的应急处理能力。3.对应急事件中的档案管理工作进行统筹协调，指导各部门做好档案的收集、整理、保护等工作。4.负责应急档案的集中保管与处置，根据需要及时提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门在应急事件中档案的收集、整理、初步鉴定和保管工作，确保档案的真实性、完整性。2.配合档案管理部门开展应急档案管理相关工作，及时向档案管理部门报送重要档案信息。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的安全保护和应急处置工作，防止档案受损。（三）应急指挥机构职责1.在应急事件发生时，统一指挥档案应急管理工作，协调各部门之间的行动。2.根据应急事件的性质和发展态势，及时决策档案管理的重大事项，如档案转移、封存等。3.监督档案应急管理工作的执行情况，确保各项措施落实到位。三、档案应急准备（一）制度建设1.制定档案应急管理预案，明确应急处置的组织架构、工作流程、责任分工、资源保障等内容。预案应根据公司/组织实际情况和各类应急事件特点，具有针对性和可操作性。2.建立档案应急处置工作流程规范，包括应急事件报告、档案收集与整理、档案保护措施、档案利用与恢复等环节的具体操作要求。3.完善档案安全管理制度，加强对档案实体和信息的安全防护，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防雷等措施，确保档案在日常及应急状态下的安全。（二）设施设备保障1.配备必要的档案应急设施设备，如档案库房的防火、灭火设备，防盗报警装置，温湿度调控设备，数据备份存储设备等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。2.建立档案应急物资储备库，储备档案整理工具、防护用品、应急照明设备、应急电源等物资，定期盘点和更新，保证物资充足、完好。（三）人员培训与演练1.组织档案管理人员参加应急管理培训，学习应急法律法规、预案内容、处置技能等知识，提高应急处理能力。培训应定期开展，并根据实际情况适时更新培训内容。2.制定档案应急演练计划，每年至少组织一次全公司/组织范围内的档案应急演练。演练内容包括应急事件模拟、档案收集与整理、档案转移与保管、档案信息恢复等环节，通过演练检验预案的可行性，发现问题及时改进。（四）档案数据备份与存储1.建立完善的档案数据备份制度，定期对重要档案数据进行备份。备份方式应多样化，包括磁带备份、光盘备份、硬盘阵列备份、云存储备份等，并分别存储于不同地点。2.对备份数据进行定期检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。同时，建立备份数据恢复测试机制，定期进行恢复测试，保证在需要时能够快速恢复数据。四、应急事件中的档案管理（一）应急事件报告1.各部门在发现应急事件后，应立即向档案管理部门报告事件的基本情况，包括事件发生时间、地点、性质、影响范围等，同时告知可能涉及的档案信息。2.档案管理部门接到报告后，应迅速核实情况，并及时向应急指挥机构报告，同时启动档案应急管理预案。（二）档案收集与整理1.各部门按照档案应急处置工作流程，及时收集本部门在应急事件中形成的各类档案资料，包括文件、记录、图表、照片、音像等，确保档案的齐全完整。2.对收集到的档案进行初步整理，分类编号，编制目录，以便于后续的保管和利用。整理过程中要注意保持档案的原始顺序和关联性。（三）档案保护措施1.根据应急事件的性质和档案的重要程度，采取相应的保护措施。对于可能受到火灾、水灾、地震等灾害影响的档案，及时转移至安全地点；对于易受损的档案，采取防潮、防虫、防磁等保护措施。2.在档案转移过程中，要做好档案的清点、登记和交接工作，确保档案数量准确、交接手续完备。同时，对转移过程中可能出现的档案损坏情况进行记录，并及时采取修复措施。（四）档案利用与恢复1.在应急事件处置过程中，如需查阅档案信息，应按照规定的审批程序进行，确保档案信息的合理利用。档案管理部门应及时提供相关档案资料，为应急决策和处置工作提供支持。2.在应急事件结束后，根据档案受损情况，及时组织档案恢复工作。对于受损较轻的档案，进行修复处理；对于受损严重无法修复的档案，按照规定进行鉴定和处置，并做好相关记录。五、应急档案的后续处置（一）档案鉴定与整理1.应急事件结束后，档案管理部门组织对受损档案进行鉴定，确定档案的保存价值和处置方式。鉴定工作应严格按照档案鉴定标准进行，确保鉴定结果准确可靠。2.对鉴定后的档案进行进一步整理，剔除无保存价值的档案，对有保存价值的档案进行分类、编目、装订等工作，使其达到档案管理的规范化要求。（二）档案修复与重建1.对于受损的档案，及时组织专业人员进行修复。修复工作应遵循档案修复原则，采用合适的修复技术和材料，确保修复后的档案能够真实反映历史原貌，且不影响档案的原始信息。2.对于因应急事件导致档案数据丢失或损坏的情况，利用备份数据进行恢复重建。在恢复重建过程中，要严格按照数据恢复操作规程进行，确保数据的准确性和完整性。（三）档案归档与存储1.将经过鉴定、整理、修复后的档案按照档案管理制度进行归档，归入相应的全宗和类别中，确保档案的系统性和连续性。2.合理安排档案的存储位置，根据档案的重要程度、使用频率等因素，确定档案的保管期限和存储方式，保证档案的安全保管和有效利用。（四）总结与评估1.档案管理部门对应急事件中的档案管理工作进行总结，分析经验教训，评估档案应急管理预案的执行效果和存在的问题。2.根据总结评估结果，提出改进措施和建议，对档案应急管理制度、流程、设施设备等进行完善，不断提高档案应急管理工作水平。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案应急管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、应急设施设备维护情况、人员培训与演练情况、档案数据备份情况等。2.在应急事件发生后，及时对各部门在应急过程中的档案管理工作进行跟踪检查，确保各项措施落实到位，档案管理工作有序开展。（二）考核评价1.建立档案应急管理工作考核评价机制，将档案应急管理工作纳入各部门绩效考核体系，对在档案应急