档案制度规范研究

档案制度规范研究一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，确保档案不受损坏、丢失和泄密。4.开展档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查阅。5.组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和销毁。6.提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要，及时准确地为公司/组织内部人员和外部单位提供档案资料。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案进行分类整理，定期移交至档案管理部门。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全和完整。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，如实提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等具体工作，保证档案的质量。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。5.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作，提高档案管理工作效率。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司/组织的章程、制度、会议记录、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、函件、合同协议、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.人事管理类档案：包括员工的招聘、录用、培训、考核、奖惩、晋升、调动、离职等相关资料，如简历、面试记录、培训记录、考核成绩、奖惩决定、任免文件等。3.财务管理类档案：包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿、审计报告、税务资料等。4.业务经营类档案：包括市场调研、销售合同、订单、客户资料、产品资料、项目文档等。5.技术研发类档案：包括研发项目计划、技术方案、实验报告、专利申请文件、技术图纸等。6.基本建设类档案：包括工程项目的立项、规划、设计、施工、验收等相关资料，如项目建议书、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。7.设备仪器类档案：包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维护记录、维修记录、报废记录等。8.声像电子类档案：包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等存储的与公司/组织有关的资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别：按照档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类档案。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“2023010001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，定期收集本部门在工作中形成的各类档案。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，及时将其整理归档，确保档案的齐全、完整。3.对于重要的会议、活动、项目等，应安排专人负责记录和收集相关档案资料。4.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理的基本步骤包括分类、装订、编目、装盒等。3.分类：按照档案分类的标准，将收集到的档案进行分类。4.装订：对纸张规格不一致或破损的文件材料进行修整和装订，确保档案的整齐、牢固。5.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和管理。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、类别、起止件号等信息。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）档案保管方式1.档案应按照类别、年度排列上架，便于查找和管理。2.对于重要的档案和利用率较高的档案，应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份和检查，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，防止档案被盗、被篡改。4.做好档案的保密工作，对涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止泄密。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅目的和范围，经公司/组织档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的档号、题名、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上登记查阅情况。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导批准。3.外部单位借阅档案，原则上不予办理。如因特殊情况确需借阅的，应持单位介绍信，注明借阅目的和范围，经公司/组织档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的档号、题名、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人员到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.借阅人员应向档案管理人员出具借条，借条上应注明借阅档案的档号、题名、借阅期限、归还日期等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、拆散、丢失档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上登记归还情况，并收回借条。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、区别对待的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的历史价值和现实利用价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满且确无保存价值的档案，列入销毁范围。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》，清册上应注明档案的档号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，档案管理部门应将《档案销毁清册》归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查阅，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为公司/组织的决策和管理提供有力支持。（二）信息化建设内容1.档案数据录入：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统，建立档案数据库。2.系统功能开发：根据档案管理的业务流程和需求，开发档案管理信息系统的各项功能，如档案收集、整理、编目、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等。3.安全保障体系建设：建立档案管理信息系统的安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等，确保档案信息