刻制档案留存制度

刻制档案留存制度一、总则（一）目的为加强公司刻制档案的管理，确保刻制档案的完整性、准确性和安全性，便于公司各项工作的开展和查询，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及刻制业务的部门和人员，包括但不限于行政部门、财务部门、法务部门、项目部门等在刻制印章、文件、资料等过程中产生的档案。（三）基本原则1.合法性原则：刻制档案的管理应符合国家法律法规以及行业相关标准要求。2.真实性原则：档案内容必须真实反映刻制业务的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：涵盖刻制业务从申请到完成全过程的相关资料，确保档案资料的全面性。4.保密性原则：对涉及公司机密的刻制档案进行严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：能够通过档案清晰追溯刻制业务的历史记录和相关信息。二、档案内容及分类（一）印章刻制档案1.印章刻制申请：包括申请部门、申请人、申请日期、印章名称、用途、规格等详细信息。2.审批文件：各级审批领导的签字、批示及审批意见。3.印章刻制合同：与印章制作单位签订的合同，明确双方权利义务、制作要求、价格、交付时间等条款。4.印章样模：留存印章的清晰样模，包括正面、侧面、底面等不同角度的图像资料。5.领取记录：记录印章领取时间、领取人、领取方式等信息。6.印章启用文件：注明印章正式启用的日期、范围等内容。（二）文件刻制档案1.文件刻制申请：包含申请部门、申请人、申请日期、文件名称、编号、内容摘要、刻制份数、交付时间等。2.审批流程记录：详细记录文件刻制申请的审批环节及审批意见。3.排版文件：留存文件排版后的电子文档，确保格式准确无误。4.校对记录：记录文件校对过程中发现的问题及修改情况。5.印刷合同：与印刷单位签订的合同，明确印刷要求、数量、价格、交付方式等。6.印刷样本：留存印刷后的文件样本，用于质量检验和存档。7.交付记录：记录文件交付时间、交付人、接收人等信息。（三）资料刻制档案1.资料刻制申请：说明申请部门、申请人、申请日期、资料名称、来源、刻制目的、数量等。2.审批文件：相关审批意见和签字。3.原始资料：如电子文档、纸质文件等原始资料的备份。4.刻制记录：包括刻制设备、刻制人员、刻制时间等信息。5.质量检验记录：对刻制资料的质量检验情况，如清晰度、准确性等。6.分发记录：记录资料分发的对象、时间、方式等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应指定专人负责刻制档案的收集工作，确保在刻制业务完成后及时将相关资料提交至档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全、完整，包括纸质文件、电子文档、图像资料等各种形式。3.对于涉及多个部门协同的刻制业务，各部门应密切配合，及时共享相关资料，确保档案收集的全面性。（二）整理流程1.档案管理部门收到收集的刻制档案后，应进行初步审核，检查资料是否齐全、真实、准确，不符合要求的应及时通知相关部门补充或更正。2.按照档案分类标准，对档案进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序或业务流程进行排序，确保档案排列有序。3.为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。4.制作档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、来源等信息，目录应与档案实体一一对应，方便查阅。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。按照档案类别和年份进行分区存放，便于查找。2.电子档案：存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照电子文件管理规范进行分类存储。建立电子档案索引目录，确保电子档案的可访问性。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储在不同的物理位置，以防数据丢失。3.图像资料：可采用纸质打印存档或电子存储的方式。对于纸质图像资料，应与相关纸质档案一并存放；电子图像资料应按照类别和时间进行整理存储，并与对应的电子档案建立关联。（二）保管职责1.档案管理部门应指定专人负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.对档案存储环境进行定期维护，如保持档案柜清洁、控制存储场所的温度和湿度等，防止档案受损。3.严格限制非档案管理人员进入档案存储区域，确需查阅档案的，应按照规定办理借阅手续。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，核对档案数量、完整性等情况，发现问题及时报告并处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅刻制档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.一般员工查阅档案需经所在部门负责人审批；部门负责人查阅档案需经分管领导审批；涉及公司机密或重要事项的档案查阅，需经公司主要领导审批。3.档案管理部门应根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整，查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照或带出档案资料。（二）借阅规定1.因工作需要借阅刻制档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等。2.借阅审批流程与查阅审批流程相同，严格控制借阅范围和期限。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。5.档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，到期未归还的，应及时催还，并记录相关情况。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的刻制档案，档案管理部门应严格按照公司保密制度进行管理，明确保密责任人和保密范围。2.在档案存储、查阅、借阅等环节，采取必要的保密措施，如对存储场所进行加密、对查阅和借阅人员进行保密教育等。3.未经公司授权，任何人不得擅自披露刻制档案中的机密信息。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案存储区域的安全。2.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。3.制定档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃等可能发生的安全事故，明确应急处置流程和责任分工，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速有效地保护档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.刻制档案已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，相关刻制业务不再存在，档案已失去作用的。3.档案资料存在严重损坏、变质等情况，无法修复且无保存意义的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对刻制档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.档案销毁方式可根据档案性质选择合适的方法，如纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。5.销毁记录应详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，作为档案管理工作的重要资料留存。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对刻制档案管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案存储与保管的安全性等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案管理工作。（二）外部检查1.积极配合国家相关部门、行业协会等的监督检查工作，按照要求提供刻制档案资料，接受外部监督。2.根据外部检查意见