机关档案制度范本

机关档案制度范本一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动的真实情况。3.完整性原则。保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件材料。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。（四）管理职责1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管和统计本机关的各类档案，编制档案检索工具。积极开展档案利用工作，为机关各项工作提供档案信息服务。组织档案人员的业务培训，指导各部门的档案工作。定期对档案进行鉴定，按规定做好档案的销毁工作。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向综合档案室移交。配备兼职档案人员，负责本部门档案的日常管理和收集整理工作。协助综合档案室做好档案的利用和统计工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报等。2.本机关形成的文件材料，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本机关与其他单位签订的合同、协议、意向书等。4.本机关召开会议形成的会议记录、纪要、决议等。5.本机关的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。6.本机关工作人员在工作活动中形成的书信、手稿、照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期向综合档案室移交。2.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应保持其完整性，不得随意涂改、损毁。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.专门档案整理人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。财务档案按照会计档案管理办法进行整理。基建档案按照建设项目档案管理规范进行整理。三、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的搬运和查找。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件、重要会议文件、重要业务文件、机构演变文件、人事任免文件等。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限。（四）档案保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.做好档案的温湿度记录，根据实际情况进行调节。四、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关主管领导批准。3.涉及国家机密的档案，严格按照国家保密规定进行利用。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。3.如需复印档案材料，应经综合档案室负责人批准，并登记复印内容和份数。4.档案一般不得外借，特殊情况需外借的，须经本机关主管领导批准，并限期归还。（三）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对每次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等，以便统计和分析档案利用情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案人员和有关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行全面审查，提出鉴定意见。2.编制档案鉴定意见书，注明档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等。3.经本机关主管领导批准后，确定销毁档案清单。（四）销毁方法1.对确定销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方法进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。3.销毁清册应永久保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、保管、利用情况。3.档案的鉴定、销毁情况。（二）统计方法1.综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行统计。2.统计数据应准确、及时，不得虚报、瞒报。（三）统计报表1.定期向上级档案管理部门报送档案统计报表。2.统计报表应内容完整、数据准确，经综合档案室负责人审核后上报。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立本机关档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为机关各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对库存档案进行全面扫描，形成电子档案。对电子档案进行整理、分类、编目，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设选用符合本机关实际情况的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等业务流程的信息化管理。建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案