做好档案制度梳理

做好档案制度梳理一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理室，隶属于[具体部门名称]，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、归档、保管公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和水平。6.开展档案利用服务工作，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，为公司/组织的决策、管理、科研、生产等工作提供支持。7.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.负责档案的信息化录入工作，确保档案信息的准确、完整和及时更新。5.按照规定程序办理档案查阅、借阅、归还等手续，做好相关记录。6.协助档案管理室负责人做好档案鉴定、销毁等工作。7.完成档案管理室负责人交办的其他工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，股东会、董事会、监事会会议记录，行政公文、函件、通知，工作计划、总结、报告，人事档案、劳动合同、薪酬福利文件，行政事务处理文件等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表，财务预算、决算文件，审计报告、税务文件，资金管理文件，资产管理文件等。3.业务档案：根据公司/组织业务类型不同，分为市场营销档案（市场调研、销售合同、客户资料等）、生产管理档案（生产计划、工艺流程、质量控制文件等）、研发档案（科研项目立项、研究报告、技术资料等）、采购档案（采购合同、供应商资料、采购订单等）、物流档案（运输记录、仓储管理文件等）等。4.项目档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.声像档案：包括照片、录音、录像等资料，如公司/组织重大活动照片、会议录音、产品宣传录像等。6.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，如办公软件文档、电子邮件、数据库文件等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式。2.“年度”以公元纪年表示，如“2023”。3.“类别”按照上述档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示行政档案，“02”表示财务档案等。4.“流水号”按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年形成的第5份行政档案编号为“202301005”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.档案形成部门在工作活动结束后，应及时将办理完毕的文件材料进行整理、分类，按照档案管理要求移交档案管理室。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束后[X]个工作日内移交档案管理室。4.档案管理室应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理室接收档案后，应按照档案分类标准对档案进行整理。2.整理档案时，应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、编号、编目等工作。3.对纸质档案，应进行装订、编页，去除金属物，破损的档案应进行修复；对电子档案，应进行格式转换、数据备份等处理，确保档案的可读性和可用性。4.档案整理过程中，应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，便于档案的查阅和检索。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案归档登记表，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.档案管理室应按照档案分类顺序，将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、归档内容、保管期限等信息，便于对档案进行跟踪和管理。（二）档案保管1.档案管理室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对不同保管期限、不同密级的档案应进行分区存放，并有明显的标识。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。5.对电子档案，应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，应做好电子档案的安全防护工作，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.查阅涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织分管领导批准，并在档案管理室工作人员的监督下查阅。3.公司/组织外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织负责人批准后，方可查阅。查阅涉及公司/组织机密的档案，还需签订保密协议。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理室办理查阅登记手续，档案管理室工作人员根据申请表提供的查阅内容，查找并提供相应档案。3.查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案管理室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理室工作人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，档案管理室工作人员应认真核对档案，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密制度，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。2.档案利用过程中形成的复印件、摘录件等材料，应注明出处，并加盖档案管理室印章。3.档案管理室应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则。2.根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，对档案进行科学鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管状况等，确定档案的价值和保管期限。2.综合分析法：结合公司/组织的发展规划、业务特点、档案利用情况等，对档案进行综合分析，确定档案的价值和保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.将档案销毁清册报公司/组织负责人审批。3.经批准后，由档案管理