档案工作规章制度

档案工作规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本公司档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。2.做好档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防治虫蛀、鼠咬、防潮、防火、防盗等。3.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和催还工作。5.负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。6.按照有关规定，定期向有关部门移交档案。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。2.定期将整理好的档案移交公司综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与归档（一）文件材料的形成与积累1.公司各部门在工作活动中应按照档案管理的要求，及时形成和积累各种文件材料，并指定专人负责收集。2.文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料。（二）归档范围1.反映公司行政管理、党群工作、经营管理、生产技术管理等活动的文件材料。2.公司在基本建设、科研项目、设备仪器等方面形成的文件材料。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。4.公司员工的人事档案、工资档案等。5.其他具有保存价值的文件材料。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年由各部门兼职档案员整理归档完毕，并移交公司综合档案室。2.跨年度的项目文件材料，在项目结束后三个月内归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，保持文件之间的有机联系，按照规定的分类方案和编号方法进行整理编目。2.归档的文件材料应一式两份，一份原件归档，一份副本留存部门供日常查阅使用。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构（问题）：按照公司内部的组织机构或问题性质进行分类。4.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，划分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）编号方法1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：暂定为[公司全宗号]。3.目录号：根据分类方案，每一类别编一个目录号。4.案卷号：每一卷档案编一个案卷号。5.件号：每卷内的文件按顺序编件号。（四）装订要求1.归档文件应按件装订，采用线装或缝纫机轧边等方式，确保文件整齐牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补或复制。五、档案的保管与保护（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏及时更换。（三）档案清点与检查1.每年对档案进行一次全面清点，核对档案数量、编号、保管期限等，发现问题及时处理。2.定期对档案保管状况进行检查，重点检查档案的完整性、安全性，发现破损、变质等情况及时采取措施进行修复或复制。（四）档案的销毁1.对已失去保存价值的档案，由综合档案室提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报公司领导审批。2.经批准销毁的档案，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司领导。六、档案的利用与借阅（一）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、出具证明等。2.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。（二）借阅规定1.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等。2.档案一般不外借，特殊情况需外借的，须经公司领导批准，并限期归还。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、销毁档案。4.借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。（三）出具证明1.因工作需要出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，经所在部门负责人签字同意后，由综合档案室核实档案内容后出具证明。2.档案证明应加盖公司档案专用章。七,电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.公司各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。2.备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）电子档案的利用与管理1.利用电子档案应按照