监理档案资料制度

监理档案资料制度一、总则（一）目的为加强本公司监理档案资料管理，确保监理档案资料的完整、准确、系统和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承担的各类建设工程监理项目档案资料的管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：监理档案资料应如实反映工程建设过程中的实际情况。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.准确性原则：资料内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：随工程进度同步整理、归档，不得积压。5.规范性原则：符合国家及行业规定的格式、内容要求。二、档案资料管理职责（一）公司管理层职责1.批准监理档案资料管理制度及相关工作流程。2.监督检查制度执行情况，协调解决重大问题。3.保障档案资料管理工作所需的资源。（二）项目总监职责1.全面负责项目监理档案资料管理工作，确保制度有效执行。2.组织制定项目档案资料管理计划，明确各阶段工作要求。3.定期检查项目档案资料整理情况，及时纠正问题。4.审核重要文件资料，对档案资料的真实性、完整性负责。（三）专业监理工程师职责1.负责本专业监理资料的收集、整理、审核工作。2.按照规定格式和内容要求，及时记录监理工作过程和成果。3.对所负责专业资料的准确性、及时性负责，配合项目总监做好资料汇总工作。（四）监理员职责1.做好监理现场工作记录，如旁站记录、巡视记录等。2.将现场原始资料及时提交给专业监理工程师。3.协助做好档案资料的整理、归档工作。（五）档案管理人员职责1.负责监理档案资料的集中统一管理，包括收集、分类、编目、存储、保管和利用等工作。2.制定档案资料管理细则，指导项目监理机构的资料整理工作。3.定期对档案资料进行检查、清点，确保档案安全。4.按照规定提供档案资料查阅、借阅服务。三．档案资料分类与归档（一）分类1.监理规划：包括工程项目概况、监理工作范围、监理工作内容、监理工作目标、监理工作依据、项目监理机构的组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责、监理工作程序、监理工作方法及措施、监理工作制度、监理设施等。2.监理实施细则：针对各专业工程特点编制的具体监理工作操作要求和方法。3.监理月报：每月向建设单位提交的反映工程进展、监理工作情况等的报告。4.监理会议纪要：项目监理机构组织召开的各类会议的记录。5.工程开工/复工报审表及相关资料：施工单位申请工程开工或复工时提交的文件，监理机构审核意见等。6.施工组织设计/（专项）施工方案报审表及相关资料：施工单位编制的施工组织设计或专项施工方案，监理机构审核意见。7.分包单位资格报审表及相关资料：施工单位申报分包单位资质时提交的文件，监理机构审核意见。8.见证取样和平行检验资料：包括原材料、构配件、设备等的见证取样送检报告，监理机构平行检验记录。9.工程质量检验报验资料：施工单位分项、分部工程质量验收报验表，监理机构验收记录。10.监理通知单及回复单：监理机构对施工单位提出的问题或要求整改事项的通知单，施工单位的回复。11.工程暂停令及复工报审表：监理机构下达的工程暂停令，施工单位申请复工时提交的报审表及相关资料。12.费用索赔报审表及相关资料：施工单位提出费用索赔时提交的文件，监理机构审核意见。13.工程变更文件：包括工程变更申请、审批文件等。14.工程计量与支付资料：施工单位工程计量报审表，监理机构审核意见及支付证书等。15.监理工作总结：项目监理工作结束后，对监理工作进行全面总结的报告。16.其他资料：如来往函件、工程照片、音像资料等。（二）归档要求1.各类档案资料应按照分类及时归档，做到资料齐全、手续完备。2.归档资料应采用纸质和电子两种形式保存，电子资料应与纸质资料内容一致，并进行有效备份。3.归档文件应字迹清晰、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。4.对于同一事项的文件资料，应按照时间顺序排列，保持其连贯性。四、档案资料整理与编制（一）整理要求1.资料应分类装订成册，每册厚度适中，便于查阅和保管。2.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等。3.对破损、褪色的资料进行修复或复制。（二）编制要求1.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角编写页号。2.卷内目录应包括序号、文件题名、文件编号、日期、页次等内容，序号应从1开始依次标注。3.备考表应放在卷内文件的最后，注明卷内文件的总页数、各类文件页数、照片张数等，以及需要说明的事项。4.案卷封面应填写工程名称、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容，字迹应清晰、工整。五、档案资料保管与存储（一）保管要求1.设立专门的档案资料保管室，保持室内清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案资料应专柜存放，按类别、项目进行排列，便于查找。3.定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理，确保档案资料的安全和完整。（二）存储要求1.纸质档案资料应采用防火、防潮、防虫的档案盒或档案柜进行存储。2.电子档案资料应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放。3.建立电子档案资料索引目录，便于快速检索和查询。六、档案资料查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅监理档案资料，需填写查阅申请表，经项目总监批准后，到档案管理人员处查阅。2.查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案资料带出保管室。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在资料上涂改、标记、污损。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅监理档案资料，需持有单位介绍信，经公司管理层批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅归还时，档案管理人员应认真检查资料是否完好，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、档案资料保密与安全（一）保密规定1.监理档案资料涉及工程建设的重要信息，所有参与档案资料管理的人员应严格遵守保密制度。2.未经批准，不得向任何单位或个人泄露档案资料内容。3.在对外交流、合作等活动中，如需提供档案资料相关信息，应经过严格的审批程序。（二）安全规定1.加强档案资料保管室的安全防范措施，配备必要的消防、防盗设备。2.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，确保档案资料的安全。3.发生档案资料安全事故时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、档案资料销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且无继续保存价值的档案资料。2.因保管不善导致损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案资料。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出销毁申请，填写档案资料销毁清单，注明档案资料的名称、数量、保管