合同档案存档制度

合同档案存档制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的完整与安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则合同档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则按照合同的性质、类别、年度等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则充分发挥合同档案的作用，为公司的决策、经营和管理提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司合同档案，建立合同档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责合同档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作。5.定期对合同档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和移交。2.按照合同档案管理要求，及时将合同签订过程中形成的各类文件材料收集齐全，进行初步整理，并在合同履行完毕后[X]个工作日内移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。（三）合同审批部门职责1.负责对合同进行审批，确保合同的合法性、合规性和有效性。2.对合同审批过程中形成的文件材料进行整理，并在合同审批完成后[X]个工作日内移交档案管理部门。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围合同承办部门应收集合同签订过程中形成的以下文件材料：1.合同文本（包括正本、副本）。2.合同审批表、审批意见及相关会议纪要。3.合同谈判记录、往来函件、电子邮件等。4.合同履行过程中的补充协议、变更协议、解除协议等。5.合同纠纷处理记录，如仲裁裁决书、法院判决书等。6.其他与合同有关的文件材料。（二）整理要求1.合同承办部门应按照合同的类别、年度、编号等顺序对收集的文件材料进行整理，确保文件材料齐全、完整、有效。2.每份合同的文件材料应按照形成时间顺序排列，依次为合同审批表、合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、合同纠纷处理记录等。3.合同文本应逐页编号，在首页右上角加盖“合同正本”或“合同副本”章，并注明合同编号、签订日期、双方当事人名称等信息。4.对于合同审批表、审批意见及相关会议纪要等文件材料，应进行分类整理，每份文件应加盖部门印章，并注明日期、编号等信息。5.合同谈判记录、往来函件、电子邮件等文件材料应按照时间顺序整理，并注明来源、主题、日期等信息。四、合同档案的归档（一）归档时间合同承办部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。对于重大合同或特殊合同，应在合同签订后[X]个工作日内将相关文件材料移交档案管理部门进行预归档，待合同履行完毕后进行补充归档。（二）归档程序1.合同承办部门填写《合同档案移交清单》，详细列出移交合同档案的名称、数量、编号等信息，并经部门负责人签字确认。2.档案管理部门对移交的合同档案进行核对，确认无误后在《合同档案移交清单》上签字，并办理交接手续。3.档案管理部门按照合同档案的分类标准，将合同档案进行分类存放，并建立合同档案目录，注明合同编号、名称、签订日期、保管期限等信息。五、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.涉及公司重大权益、重要资产处置、长期合作关系等合同档案，保管期限为永久。2.一般业务合同档案，保管期限为长期，一般为[X]年。3.临时性、一次性业务合同档案，保管期限为短期，一般为[X]年。（二）保管方式1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保合同档案的安全存放。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案编号顺序排列存放，便于查找和利用。电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，如光盘、硬盘等。3.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于损坏、变质的合同档案，应及时进行修复或复制，并做好记录。（三）保密措施1.档案管理部门应建立严格的保密制度，对合同档案的查阅、借阅、复制等进行严格管理，防止合同档案的泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将合同档案带出档案库房或泄露给无关人员。3.对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。六、合同档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的合同档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。归还时，应确保合同档案完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（二）复制公司内部人员因工作需要复制合同档案的，应填写《合同档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的程序进行复制，并在复制件上加盖“复制件与原件核对无误”章。（三）出具证明材料公司因对外提供资信证明、办理诉讼案件、进行审计等需要，档案管理部门可根据相关规定，为公司出具合同档案证明材料。出具证明材料时，应严格审查申请材料，确保证明内容真实、准确、完整。七、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同公司内部相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据合同档案的内容、性质、重要程度等因素，综合评估档案的价值。3.鉴定小组应填写《合同档案鉴定意见书》，注明鉴定意见、鉴定日期等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁1.对于经鉴定确定已无保存价值的合同档案，档案管理部门应编制《合同档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限等信息，并报公司领导审批。