城管档案制度

城管档案制度一、总则（一）目的为加强城管档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城管部门及所属各单位在城市管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城管档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映城市管理工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露和损坏。4.方便利用原则：便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责城管档案的集中管理工作。（二）职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合本部门实际情况，制定和完善档案管理制度。2.档案收集与整理：负责收集、整理、归档各类城管档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管与保护：做好档案的保管工作，采取必要的保护措施，确保档案的安全。4.档案利用与服务：为城市管理工作提供档案查阅、利用服务，积极开发档案信息资源。5.档案信息化建设：推进档案信息化管理，提高档案管理的效率和水平。6.监督与指导：对所属各单位的档案管理工作进行监督、指导，确保档案管理工作规范有序。三、档案的分类与编号（一）分类1.城市管理综合类：包括城市管理工作的规划、计划、总结、统计报表等。2.行政执法类：涵盖行政处罚决定书、行政强制决定书、执法文书等。3.环境卫生管理类：如垃圾清运记录、道路清扫保洁资料等。4.市容市貌管理类：包含户外广告管理档案、占道经营整治记录等。5.市政设施管理类：涉及道路、桥梁、排水等设施的建设、维护档案。6.公用事业管理类：如供水、供气、供热等管理档案。7.投诉举报类：记录群众对城市管理问题的投诉举报及处理情况。8.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）编号按照分类方案，为每类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。编号格式可采用数字编码，如“1城市管理综合类”“2行政执法类”等，每类档案再根据具体内容细分编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.本部门在履行城市管理职能过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.所属各单位报送的与城市管理工作相关的档案材料。3.城市管理工作中涉及的各类合同、协议、项目文件等。4.上级主管部门下发的与城市管理有关的文件、指示等。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.装订：对纸张大小不一致、破损的档案进行整理、修补和装订，保持档案的整齐美观。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、类别、年度等信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管：反映城市管理重大事件、重要决策、历史沿革等具有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对城市管理工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管：在较短时间内对城市管理工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（三）保管措施1.建立档案保管账目，定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置清晰。2.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，防止档案损坏、丢失。3.加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，确保档案安全。六、档案的利用（一）利用范围1.城市管理工作中的决策参考。2.行政执法工作中的证据支持。3.解决城市管理问题的历史借鉴。4.对外宣传城市管理工作的资料依据。（二）利用方式1.查阅：本部门工作人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、利用目的、档案编号等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报档案管理部门负责人审核，经本部门主管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应编制档案销毁清册，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，销毁清册应永久保存。八、档案的信息化管理（如有）（一）信息化建设目标建立城管档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理系统，建立电子档案数据库。定期对电子档案进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。2.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。3.利用统计：对档案的利用情况进行