档案许可制度

档案许可制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案许可行为，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中涉及的档案许可事项。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案许可活动合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司业务活动和历史情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保护档案安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.便捷高效原则：在确保档案质量和安全的前提下，简化许可流程，提高工作效率。二、档案许可事项分类（一）档案查阅许可1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）档案借阅许可1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外部单位或个人因工作需要借阅公司档案的，除按上述外部查阅要求办理审批手续外，还需与公司签订《档案借阅保密协议》，明确双方权利义务。借阅期限根据具体情况由公司与借阅方协商确定，但最长不得超过[X]个工作日。借阅期满后，借阅方应按时归还档案，档案管理部门应对归还档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅方责任。（三）档案复制许可1.公司内部员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容及用途等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应根据申请内容进行审核，确定复制范围和方式，并对复制过程进行监督。2.外部单位或个人因工作需要复制公司档案的，须经公司分管领导审批同意，并按照公司规定的收费标准支付复制费用。复制的档案应加盖公司档案管理部门印章，以确保其真实性和有效性。（四）档案销毁许可1.档案管理部门应定期对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同进行，确保鉴定结果客观准确。2.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经公司分管领导审批后，方可实施销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应保存[X]年以上。三、档案许可申请流程及审批要求（一）申请流程1.申请人根据实际需求填写相应的《档案查阅申请表》、《档案借阅申请表》、《档案复制申请表》或《档案销毁申请表》，详细说明申请事项的具体内容。2.将申请表提交所在部门负责人，部门负责人应根据工作实际情况，对申请事项进行审核，判断其必要性和合理性，并签署审批意见。3.申请表经所在部门负责人审批后，根据申请事项的性质，分别提交档案管理部门负责人或公司分管领导进行审批。档案管理部门负责人主要负责对档案查阅、借阅、复制等申请涉及的档案管理规定执行情况进行审核；公司分管领导则对涉及公司重要利益、敏感信息或外部单位申请等事项进行最终审批。（二）审批要求1.部门负责人审批时，应重点审查申请事项是否与本部门工作相关，是否符合公司业务流程和实际需求，确保申请事项的必要性和合理性。对于涉及多个部门的申请事项，部门负责人应加强沟通协调，共同进行审核。2.档案管理部门负责人审批时，应严格按照档案管理规定，审查申请事项是否符合档案查阅、借阅、复制等的条件和程序，是否会对档案安全和保密造成影响。对于不符合规定的申请，应及时提出修改意见或予以驳回。3.公司分管领导审批时，应从公司整体利益出发，综合考虑申请事项的重要性、敏感性以及可能产生的影响，做出审慎的审批决策。对于涉及公司核心业务、机密信息或可能对公司声誉产生重大影响的申请事项，公司分管领导应亲自把关，确保审批结果符合公司长远发展利益。四、档案管理部门职责（一）制度执行与监督1.负责贯彻执行本档案许可制度，确保制度在公司内部得到有效落实。2.对各部门档案许可申请及审批情况进行监督检查，及时发现和纠正违反制度的行为。（二）档案整理与保管1.按照国家档案管理规范和公司实际情况，对各类档案进行科学分类、编号、整理和装订，确保档案的系统性和完整性。2.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案安全存放。（三）许可业务办理1.负责受理档案查阅、借阅、复制和销毁等许可申请，对申请材料进行初审，并按照规定流程组织审批。2.为档案查阅、借阅人员提供必要的服务和指导，协助其正确查阅和使用档案。（四）档案信息安全保障1.采取加密存储、身份认证、访问控制等技术手段，保障档案信息在存储和传输过程中的安全。2.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全意识和防范能力，防止档案信息泄露。五、使用人员行为规范（一）查阅行为规范1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定区域。2.查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的方式进行操作。摘录或复制的内容应与原件一致，不得擅自篡改。（二）借阅行为规范1.借阅档案时，应按照规定的借阅期限及时归还，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅期间，应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。3.归还档案时，应确保档案完整无损，如有缺页、损坏等情况，应说明原因并进行修复或赔偿。（三）复制行为规范1.复制档案时，应按照档案管理部门确定的复制范围和方式进行操作，不得擅自扩大复制范围或采用不当复制手段。2.复制的档案应注明复制日期、复制人等信息，并加盖档案管理部门印章，以确保其真实性和有效性。3.复制的档案仅供申请用途使用，不得擅自传播或泄露给无关人员。（四）销毁行为规范1.参与档案销毁工作的人员应严格遵守销毁程序和要求，确保销毁工作安全、彻底。2.销毁过程中，应进行全程监督，防止档案被非法留存或转移。3.销毁记录应妥善保存，以备日后查阅和审计。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案许可制度的执行情况进行审计检查，重点审查档案许可申请流程的合规性、审批手续的完整性以及档案管理部门的工作质量等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，并向上级领导汇报自查情况。（二）外部监督1.接受国家档案管理部门及相关监管机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供有关档案许可制度执行情况的资料和信息。2.根据外部监督机构提出的意见和建议，及时整改完善档案许可制度，不断提高公司档案管理水平。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅、借阅、复制或销毁档案的。2.违反档案查阅、借阅、复制和销毁规定，造成档案损坏、丢失、泄露的。3.利用档案许可之便，谋取私利或从事其他违法违规活动的。（二）责任追究方式1.对于违反档案许可制度的内部员工，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失。2.对于因违反档案许可制度给公司