档案内审制度

档案内审制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，规范档案内部审核工作流程，提高档案管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的内部审核工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案内审工作合法合规。2.全面审核原则对档案的形成过程、内容、整理质量等进行全面审查，不留死角。3.客观公正原则以事实为依据，客观公正地评价档案质量，不受任何主观因素干扰。4.及时高效原则在规定时间内完成档案内审工作，提高工作效率，不影响档案的正常使用和流转。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案内审制度，并组织实施。2.指导各部门档案管理工作，对档案收集、整理、归档等环节进行监督。3.组建档案内审工作小组，定期开展档案内审工作。4.负责对档案内审结果进行汇总分析，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步审核等工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.配合档案管理部门开展档案内审工作，提供相关资料和信息。3.根据档案内审意见，及时整改本部门档案管理中存在的问题。三、档案内审工作流程（一）制定内审计划档案管理部门结合公司档案管理实际情况，每年年初制定档案内审计划，明确内审范围、内容、时间安排、人员分工等。内审计划应报公司分管领导批准后实施。（二）组建内审小组档案管理部门根据内审计划，挑选具有档案管理经验、熟悉业务流程、责任心强的人员组成内审工作小组。内审小组一般由35人组成，设组长一名，负责内审工作的组织协调。（三）开展内审准备1.收集相关资料内审小组提前收集与本次内审相关的档案管理制度、业务流程文件、档案样本等资料，为内审工作提供参考依据。2.制定内审方案根据内审计划和收集的资料，制定详细的内审方案，明确内审方法、步骤、重点审查内容等。（四）实施内审工作1.审查档案实体内审小组按照内审方案，对各部门提交的档案进行逐卷审查，检查档案的完整性、准确性、系统性。重点审查档案的题名、日期、责任者、文号、内容等是否准确无误，档案的分类、编号、装订等是否符合规范要求。2.检查档案整理质量查看档案的整理是否遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。检查档案的排列顺序、编目情况、装盒等是否符合标准。3.核实档案形成过程通过查阅相关文件、会议记录、业务报表等资料，核实档案的形成过程是否真实、合规。检查档案的收集是否齐全，是否存在应归档而未归档的情况；档案形成过程中的审批手续是否完备。（五）记录内审情况内审小组在审查过程中，应详细记录内审情况，包括发现的问题、问题所在档案卷号、问题描述、初步整改建议等。记录应真实、准确、完整，可采用纸质记录或电子记录方式。（六）形成内审报告内审工作结束后，内审小组对审查情况进行汇总分析，撰写内审报告。内审报告应包括以下内容：1.内审基本情况介绍内审依据、范围、方法、时间等。2.档案管理总体评价对公司档案管理工作的整体情况进行评价，肯定成绩，指出存在的问题。3.存在问题及原因分析详细列出审查过程中发现的问题，并分析问题产生的原因。4.整改建议针对存在的问题，提出具体的整改建议和措施，明确整改责任部门和整改期限。（七）反馈与沟通内审报告经档案管理部门负责人审核后，反馈给各部门。各部门对报告中提出的问题如有异议，可在规定时间内与档案管理部门沟通，档案管理部门应组织内审小组进行核实和解释。（八）整改落实1.各部门根据内审报告提出的整改建议，制定整改措施，明确整改责任人，认真组织整改。2.档案管理部门对各部门整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成，问题得到有效解决。3.整改完成后，各部门应将整改情况书面报告档案管理部门，档案管理部门对整改效果进行复查。四、档案内审内容与标准（一）档案完整性审核1.归档文件材料齐全完整，涵盖本部门工作活动的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、技术资料等。2.重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并归档，确保档案内容的连贯性和完整性。3.对于跨年度、跨部门的项目档案，应保证相关文件材料收集齐全，无遗漏。（二）档案准确性审核1.档案内容真实可靠，数据准确无误。文件中的题名、日期、责任者、文号等信息应准确清晰，与实际情况相符。2.档案中的文字表述应规范、准确，避免出现错别字、语病、歧义等问题。3.引用的数据、图表等应与原始资料一致，如有变更，应注明变更原因和依据。（三）档案系统性审核1.档案分类科学合理，符合公司档案分类方案的要求，能够准确反映档案的形成规律和内在联系。2.档案编号连续、规范，标识清晰，便于查找和管理。3.文件排列有序，按照一定的逻辑顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等。（四）档案整理质量审核1.档案装订牢固、整齐，无金属物，幅面过大的文件应折叠整齐。2.编目准确，包括档号、题名、日期、页数、保管期限等项目填写完整、清晰。3.装盒规范，盒内文件排列有序，盒脊填写准确，便于识别和检索。（五）档案形成过程合规性审核1.档案形成过程中的审批手续完备，文件的起草、审核、签发等环节符合公司相关规定。2.涉及重要事项的档案，应经过必要的会议讨论、决策等程序，并留有相关记录。3.档案的收集、整理、归档等工作应按照规定的时间节点和流程进行，确保档案的时效性。五、档案内审结果运用（一）纳入绩效考核将档案内审结果纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作表现优秀的部门给予表彰和奖励，对存在问题较多、整改不力的部门进行扣分处理。（二）作为档案管理改进依据根据内审结果，分析档案管理工作中存在的薄弱环节和共性问题，针对性地完善档案管理制度、优化工作流程、加强培训指导，不断提高公司档案管理水平。（三）为公司决策提供支持通过对档案的审核，确保档案信息的真实、准确、完整，为公司领导决策提供可靠的依据。同时，对档案中反映的公司历史发展、业务情况等进行分析总结，为公司战略规划、业务拓展等提供参考。六、档案内审工作监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案内审工作进行自查，检查内审工作流程是否规范、内审记录是否完整、内审报告是否准确等。2.公司内部审计部门不定期对档案内审工作进行监督检查，重点检查内审工作的公正性