企业档案保管制度

企业档案保管制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理企业在生产经营、行政管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案保管条件符合要求。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.负责档案管理人员的培训和业务指导，提高档案管理人员的专业素质。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整和准确。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案的日常管理工作，并接受综合管理部的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的保管、利用等工作，确保档案的安全。4.积极配合综合管理部做好档案管理的各项工作，及时提供档案管理所需的资料和信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文、通知、通报等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件。3.财务审计类：财务预算、决算、报表，审计报告，税务文件等。4.市场营销类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等。5.生产管理类：生产计划、工艺文件、质量控制文件、设备管理文件等。6.技术研发类：科研项目申报、立项、研究报告，技术方案、专利文件等。7.合同协议类：各类合同、协议、意向书等。8.资质证照类：企业营业执照、资质证书、许可证、荣誉证书等。9.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，用两位字母表示相应的类别，如“XG”表示行政管理类，“RL”表示人力资源类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并定期移交综合管理部。2.档案收集应确保齐全、完整，包括文件的正本、副本、底稿、附件等。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。（二）整理方法1.档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅。五、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）鉴定程序1.综合管理部定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，进行再次鉴定，确无保存价值的，按照规定进行销毁。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案盒、档案柜进行装具。2.档案盒应按照档案分类进行标识，便于查找和管理。3.档案柜应排列整齐，标识清晰，便于存放和取用档案。（三）档案存放1.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。七、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。2.外部单位因工作需要，经公司领导批准，可以查阅公司相关档案。（二）利用方式1.查阅：员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.借阅：员工因工作需要借阅档案原件的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人、综合管理部负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理复制手续。复制档案应注明用途，并加盖综合管理部印章。（三）利用审批1.内部查阅档案，由所在部门负责人审批。2.内部借阅档案原件，由所在部门负责人、综合管理部负责人审批。3.外部查阅档案，由公司分管领导审批。4.外部借阅档案原件，由公司主要领导审批。（四）利用登记1.综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、查阅期限、借阅期限、复制份数等。（五）归还与注销1.档案借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊情况需要延期，应办理续借手续。2.档案归还时应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并查明原因，追究相关人员责任。3.档案利用完毕后，综合管理部应及时注销档案利用登记。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表，并对档案统计数据进行分析和总结。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求，办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的完整和准确。3.档案移交后，接收单位应按照本制度的要求，对档案进行妥善保管和利用。九、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。2.对档案查阅、借阅人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。4.档案管理人员在工作中应注意保守档案秘密，不得泄露档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，制定