防雷工作档案制度

防雷工作档案制度一、总则（一）目的为加强公司防雷安全管理，规范防雷工作档案的建立、保管和使用，确保防雷设施的安全可靠运行，有效预防雷击事故的发生，保障公司人员生命财产安全和生产经营活动的正常进行，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及防雷工作的场所、设施及相关活动，包括但不限于建筑物、构筑物、电气设备、信息系统等的防雷工作档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关防雷安全的法律法规、规章和技术标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映防雷工作的实际情况，涵盖从防雷设施规划、设计、施工、检测、维护到整改等全过程信息，保证档案的完整性。3.科学分类原则：按照防雷工作的不同环节、对象和类别进行科学分类，便于档案的查找、使用和管理。4.安全保密原则：确保防雷工作档案的安全存储和保密，防止档案信息泄露，保障公司商业机密和敏感信息安全。二、档案管理职责（一）公司防雷安全管理部门职责1.负责制定和完善公司防雷工作档案制度，并组织实施。2.指导、监督各部门建立和管理本部门的防雷工作档案。3.收集、整理、归档公司整体防雷工作的相关资料，包括防雷设施建设项目资料、检测报告、维护记录、整改情况等。4.定期对防雷工作档案进行检查、评估和分析，为防雷安全决策提供依据。5.负责与外部防雷检测机构、监管部门等进行档案资料的对接和沟通。（二）各部门职责1.负责本部门范围内防雷设施及相关活动档案的建立、收集、整理和保管工作。2.按照公司防雷工作档案制度的要求，及时将本部门防雷工作的各类文件、记录等资料提交给公司防雷安全管理部门归档。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等。2.建立档案借阅、查阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅、查阅手续，确保档案的安全和完整。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，如档案损坏、丢失等。4.负责档案管理信息化系统的操作和维护，确保档案信息的电子存储安全和可检索性。三、档案内容与分类（一）防雷设施规划与设计档案1.防雷设施规划文件公司整体防雷规划方案，包括规划依据、目标、范围、防雷措施等内容。防雷设施布局图，标注建筑物、电气设备等的位置及防雷设施的设置情况。2.防雷设施设计文件防雷设施设计图纸，包括防雷接地系统、接闪器、引下线等的设计图纸。设计计算书，对防雷设施的防雷性能进行计算和分析的相关文件。设计变更文件，记录防雷设施设计过程中发生的变更情况及相关审批文件。（二）防雷设施建设档案1.建设项目立项文件防雷设施建设项目的立项批复文件，明确项目建设的必要性、可行性等。2.建设工程合同与防雷设施建设施工单位签订的合同，包括工程范围、工期、质量要求、价款等条款。3.施工过程文件施工组织设计方案，详细描述施工流程、质量控制措施等。施工记录，包括材料采购记录、施工进度记录、隐蔽工程验收记录等。施工质量检验报告，由施工单位或第三方检测机构出具的对防雷设施施工质量的检验报告。（三）防雷设施检测档案1.年度检测计划公司制定的年度防雷设施检测计划，明确检测项目、检测时间、检测机构等内容。2.检测报告由具备资质的防雷检测机构出具的防雷设施检测报告，包括检测项目、检测结果、结论及整改建议等。检测机构资质证明文件，确保检测机构具备合法有效的检测资质。3.检测不合格整改记录针对检测不合格项的整改方案，明确整改措施、责任人和整改期限。整改完成后的复查报告，证明整改后的防雷设施符合相关标准要求。（四）防雷设施维护档案1.维护计划公司制定的防雷设施年度维护计划，包括维护内容、维护周期、维护人员等。2.维护记录每次防雷设施维护工作的记录，包括维护时间、维护项目、维护情况、更换的零部件等信息。维护人员资质证明文件，确保维护工作由具备专业技能的人员进行。3.维护费用记录记录防雷设施维护过程中产生的各项费用，包括材料费用、人工费用等。（五）防雷安全管理制度档案1.防雷安全责任制文件明确公司各级人员防雷安全职责的文件，确保防雷安全工作责任到人。2.防雷安全操作规程制定的防雷设施操作流程和安全注意事项，指导员工正确操作防雷设施。3.防雷安全检查制度规定防雷安全检查的内容、频率、方法及记录要求的制度文件。4.防雷安全事故应急预案针对防雷安全事故制定的应急预案，包括应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容。（六）防雷相关培训档案1.培训计划公司制定的防雷安全培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训教材用于防雷安全培训的教材、课件等资料。3.培训记录每次防雷安全培训的记录，包括培训时间、培训地点、培训讲师、参加人员、培训考核情况等。（七）其他相关档案1.防雷设施技术资料防雷设施的产品说明书、技术手册等资料，为防雷设施的管理和维护提供技术支持。2.与防雷工作相关的会议纪要记录公司内部防雷工作会议、与外部机构沟通会议等内容的纪要文件，反映防雷工作的决策过程和工作安排。3.防雷工作相关的法律法规、标准规范文件收集整理国家及地方有关防雷安全的法律法规、行业标准规范文件，作为公司防雷工作的依据和参考。四、档案建立与归档（一）档案建立要求1.及时收集：各部门和相关人员应在防雷工作开展过程中及时收集各类文件、记录等资料，确保档案信息的及时性和完整性。2.真实准确：档案内容应如实反映防雷工作实际情况，数据准确、文字清晰、签字盖章齐全。3.规范整理：对收集到的档案资料进行分类整理，按照统一的格式和标准进行编号、装订，便于存储和查阅。（二）归档流程1.部门初审：各部门负责对本部门产生的防雷工作档案进行初步审核，确保档案资料齐全、完整、准确。2.提交归档：各部门将初审合格的档案资料定期提交给公司防雷安全管理部门。提交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交时间等信息。3.集中归档：公司防雷安全管理部门对各部门提交的档案资料进行集中审核和整理，按照档案分类标准进行归档存储。五、档案保管与存储（一）保管期限1.防雷设施规划与设计档案：长期保管，直至防雷设施更新或拆除。2.防雷设施建设档案：长期保管，作为防雷设施建设的历史资料和后续维护、改造的参考依据。3.防雷设施检测档案：自检测报告出具之日起保存[X]年。4.防雷设施维护档案：长期保管，记录防雷设施的维护历史和运行状况。5.防雷安全管理制度档案：长期保管，根据制度修订情况及时更新档案内容。6.防雷相关培训档案：自培训结束之日起保存[X]年。7.其他相关档案：根据档案性质和实际需要确定保管期限。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案分类顺序进行存放。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好。2.电子档案：建立防雷工作档案管理信息化系统，将纸质档案进行数字化扫描录入系统，实现电子档案的集中存储和管理。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。（三）档案保管要求1.定期清查：档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存储状态良好。2.安全防护：加强档案库房的安全防护措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全。3.环境维护：保持档案库房的环境整洁、卫生，控制温湿度在适宜范围内，防止档案因环境因素受损。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员公司防雷安全管理部门人员因工作需要可查阅本部门及其他部门的防雷工作档案。其他部门人员因工作需要查阅本部门防雷工作档案的，经本部门负责人批准后可查阅。查阅涉及其他部门的档案，需经档案所在部门负责人及公司防雷安全管理部门负责人批准。2.外部单位人员因审计、检查、合作等工作需要查阅公司防雷工作档案的外部单位人员，需持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司分管领导批准。查阅过程中应安排专人陪同，确保档案信息安全。（二）查阅程序1.提出申请：查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、查阅目的、查阅时间等信息，并按照查阅权限提交相应的审批文件。2.审批登记：档案管理人员对查阅申请表及审批文件进行审核，审核通过后进行查阅登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。3.提供查阅：档案管理人员按照查阅申请表提供相应的档案资料，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅归还：查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）借阅权限1.公司内部人员因特殊工作需要借阅防雷工作档案的公司内部人员，需经公司防雷安全管理部门负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.外部单位人员原则上不允许外部单位人员借阅公司防雷工作档案。如因特殊情况确需借阅的，需经公司主要领导批准，并签订保密协议，明确借阅期间的保密责任和归还期限。借阅期限一般不超过[X]个工作日。（四）借阅程序1.提出申请：借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、借阅目的、借阅时间等信息，并按照借阅权限提交相应的审批文件。2.审批登记：档案管理人员对借阅申请表及审批文件进行审核，审核通过后进行借阅登记，记录借阅人员姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、预计归还时间等信息。3.签订协议：对于外部单位人员借阅档案的情况，档案管理人员应与借阅人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。4.提供借阅：档案管理人员按照借阅申请表提供相应的档案资料，并对借阅人员进行借阅交底，告知借阅期间的注意事项。5.借阅归还：借阅人员应在规定的归还期限内将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.人员管理：加强对档案管理人员及涉及档案查阅、借阅人员的保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。2.存储保密：对纸质档案和电子档案采取加密存储、访问控制等保密措施，防止档案信息泄露。3.查阅保密：在档案查阅过程中，限制查阅范围，查阅人员不得擅自复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案资料，需经档案所在部门负责人及公司防雷安全管理部门负责人批准，并注明用途。（二）安全管理1.防火防盗：档案库房应配备防火、防盗设备，如灭火器、防火门、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.防潮防虫：采取防潮、防虫措施，如安装除湿设备、放置防虫药品等，防止档案因受潮、虫害受损。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复且无备份的。3.其他经公司防雷安全管理部门认定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.提出申请：档案管理人员根据档案保管期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档