收养登记档案制度

收养登记档案制度一、总则（一）目的收养登记档案制度旨在规范收养登记档案的管理，确保收养登记档案的完整、准确、安全和有效利用，维护收养当事人的合法权益，保障收养登记工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于各级民政部门办理收养登记过程中形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：收养登记档案应如实反映收养登记的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理与收养登记相关的各类文件材料，保证档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，保护收养当事人的隐私和个人信息安全。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和保管，提高工作效率。二、档案的形成与收集（一）形成部门收养登记档案由办理收养登记的民政部门负责形成。（二）收集范围1.收养申请书：收养人、送养人填写的收养申请表格，包括基本信息、收养意愿、送养原因等。2.证明材料收养人的身份证明、婚姻状况证明、职业及经济状况证明等。送养人的身份证明、与被收养人的关系证明等。被收养人的身份证明、出生证明等。其他相关证明材料，如身体健康检查证明、收养评估报告等。3.审批文件：收养登记审批过程中形成的各类文件，包括受理通知书、审查意见、审批决定等。4.登记证书：收养登记证书及相关存根。5.其他材料：与收养登记有关的其他书面材料、视听资料等。（三）收集要求1.各业务环节应及时将办理过程中形成的档案材料收集齐全，整理规范，确保档案的完整性。2.档案材料应使用A4规格纸张，内容清晰、字迹工整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。三、档案的整理（一）分类标准收养登记档案按照年度类别保管期限进行分类。1.年度：按照档案形成的年份进行划分。2.类别：根据收养登记的不同类型，分为国内收养、涉外收养等类别。3.保管期限：分为永久、长期（100年）、短期（30年）三种。（二）整理方法1.装订：将每份档案材料按照顺序排列，左侧装订，采用三孔一线或胶装方式，确保整齐牢固。2.编目编制档案目录，包括档案编号、年度、类别、保管期限、收养人姓名、送养人姓名、被收养人姓名、档案题名、日期、页数等信息。对档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面填写档案编号、年度、类别、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管机构各级民政部门应设立专门的档案保管机构或指定专人负责收养登记档案的保管工作。（二）保管条件1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保管期限1.永久保管收养关系当事人及其三代以内旁系血亲关系证明材料。涉及收养关系当事人权益的重要法律文书、公证文书等。其他具有长期保存价值的档案材料。2.长期保管（100年）收养登记申请书及相关审批文件。收养登记证书存根。其他对收养登记工作有重要参考价值的档案材料。3.短期保管（30年）收养人、送养人、被收养人的身份证明等一般性证明材料。收养评估报告等时效性较强的档案材料。（四）档案的定期检查1.档案保管人员应定期对档案进行检查，每年至少一次，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.收养当事人及其代理人可查阅、复制本人的收养登记档案。2.司法机关、纪检监察机关等因工作需要，可依法查阅、利用收养登记档案。3.其他经民政部门批准的单位或个人，可在规定范围内查阅、利用收养登记档案。（二）利用手续1.收养当事人查阅本人档案的，应持有效身份证件，填写查阅申请表，经档案保管机构负责人批准后，方可查阅。2.司法机关、纪检监察机关等查阅档案的，应出具相关单位的介绍信、工作证等有效证明文件，填写查阅申请表，经档案保管机构负责人批准后，方可查阅。3.其他单位或个人查阅档案的，应经民政部门批准，并按照上述程序办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在档案保管机构指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复制档案材料，应经档案保管机构负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案保管机构印章，与原件具有同等效力。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定机构成立由民政部门相关业务人员、档案管理人员等组成的档案鉴定小组，负责收养登记档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案保管机构定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案鉴定小组对档案销毁清册进行审核，提出审核意见。3.经民政部门负责人批准后，方可实施档案销毁工作。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立收养登记档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据采集与录入1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.将扫描后的档案图像及相关信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理：实现档案的分类、编目、存储、检索等功能。2.利用管理：记录档案的查阅、复制等利用情况，提供利用统计分析功能。3.安全管理：设置用户权限，保障档案信息的安全，防止数据泄露。4.备份与恢复：定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。（四）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对系统操作人员进行安全培训，提高安全意识，规范操作行为。八、监督与检查（一）监督主体各级民政部门应加强对收养登记档案管理工作的监督检查，确保档案制度的有效执行。（二）检查内容1.档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.档案管理设施设备是否齐全、完好，保管条件是否符合规定。3.档案信息化管理系统的运行情况，数据的安全性和准确性。（三）检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合，对档案管理工作进行全面检查。2.查阅档案资料、实地查看档案保管场所、检查信息化管理系