高校档案馆制度

高校档案馆制度一、总则（一）目的高校档案馆作为学校档案管理的重要机构，负责集中统一管理学校各类档案资料，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供全面、系统、准确的档案信息支持，同时保护学校历史文化遗产，维护学校和师生的合法权益。（二）适用范围本制度适用于高校档案馆全体工作人员以及全校各部门、各单位涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映学校各项工作的历史面貌。2.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：以服务学校发展和师生需求为宗旨，积极提供档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全校各类档案资料，确保档案的完整与安全。3.对全校档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传教育工作。4.开发利用档案信息资源，编制档案检索工具和参考资料，为学校各项工作提供档案信息服务。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。6.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时形成和规范整理。（二）档案工作领导小组职责1.研究决定学校档案工作的重大事项，制定档案工作发展规划和年度计划。2.协调解决档案工作中存在的问题，保障档案工作所需的人员、经费、设备等条件。3.对档案馆工作进行监督和考核，推动档案工作不断改进和提高。(三)各部门、各单位档案工作兼职人员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照学校档案管理规定，定期向档案馆移交档案，并办理交接手续。3.协助档案馆开展档案利用工作，提供相关档案信息和线索。4.接受档案馆的业务指导和培训，提高本部门、本单位档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.党群类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结等。2.行政类：学校行政部门形成的各类公文、规章制度、会议纪要、统计报表等。3.教学类：教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、学生成绩册、教学实习材料等。4.科研类：科研项目申报书、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料等。5.基建类：基建项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。6.设备类：设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。7.财会类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。8.声像类：照片、录音、录像等反映学校重要活动和历史事件的资料。9.实物类：学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）归档要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照归档范围及时收集本部门、本单位形成的各类档案资料。2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备，符合档案整理规范要求。3.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，编制目录，装订成册，并填写归档说明。4.声像类档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，实物类档案应进行详细登记。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.教学档案、科研档案应在项目结束或学年结束后三个月内完成归档。3.基建档案、设备档案应在项目竣工验收后一个月内完成归档。4.财会档案应按照国家有关规定定期归档。5.声像档案、实物档案应随时形成随时归档。四、档案的整理与编目（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。2.教学档案按照教学环节和类别进行分类。3.科研档案按照项目类别和研究阶段进行分类。4.基建档案按照工程项目阶段进行分类。5.设备档案按照设备型号和类别进行分类。6.财会档案按照会计年度和类别进行分类。7.声像档案、实物档案根据其特点进行分类整理。（三）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。2.编写案卷题名，应准确概括案卷内容，简明扼要。3.填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订档案应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。五、档案的保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，保持档案排列整齐有序。2.对珍贵档案和易损档案应采用特殊装具进行保管，如卷盒、光盘盒等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校历史面貌、具有重要凭证和查考价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为30年，短期保管的档案保管期限为10年。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案的利用（一）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.校外单位因工作需要，经学校有关部门批准，可查阅利用本校相关档案。3.涉及个人隐私、知识产权等特殊情况的档案利用，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用方式1.提供档案原件查阅，特殊情况可提供复印件。2.根据利用者需求，提供档案信息咨询服务，编制档案参考资料。3.开展档案展览、专题讲座等活动，宣传学校历史文化。(三)利用手续1.本校师生查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。2.校外单位查阅利用档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经学校有关部门批准后，到档案馆办理查阅手续。3.利用者查阅档案应在档案馆指定地点进行，遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复制档案，应经档案馆负责人批准，并按照规定收取复制费用。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以维护学校历史真实面貌为出发点的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务人员和专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、完整、准确，是否具有保存价值。2.根据档案保管期限的规定，确定档案的保管期限是否合理。3.检查档案的整理质量，是否符合档案管理规范要求。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经学校档案工作领导小组审批后，方可实施销毁。3.销毁档案应指定专人负责，在指定地点进行，并在监销人员监督下销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对馆藏档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.建立档案数字化数据库，对数字化档案进行分类、著录、标引，实现档案信息的计算机管理。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案收集、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理功能。2.提供档案检索、统计分析功能，方便用户快速查找和了解档案信息。3.实现档案信息的在线利用和共享，为学校师生和相关部门提供便捷的服务。（四）安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.定期对档案信息化系统进行维护和更新，确保系统稳定运行。3.对档案数字化加工和存储设备进行安全管理，防止设备损坏和数据丢失。九、档案工作人员管理（一）人员配备档案馆应根据工作需要，配备政治素质高、业务能力强、责任心强的档案工作人员。（二）岗位培训1.定期组织档案工作人员参加业务培训，提高其档案管