生产档案规章制度

生产档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产档案的完整、准确、系统和安全，便于生产活动的顺利开展、查询和追溯，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及生产活动的部门及人员，包括但不限于生产车间、技术部门、质量控制部门、设备管理部门等。（三）定义1.生产档案：指在公司生产经营活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、记录、图表、数据等资料，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量检验报告、设备维护记录、原材料及成品出入库记录等。2.归档：将生产活动中产生的各类文件资料按照规定的要求和程序，整理后移交至档案管理部门保存的过程。3.查阅：因工作需要，按照规定程序获取生产档案中相关信息的行为。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司生产档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：生产档案应如实反映生产活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖生产活动全过程的各类文件资料，确保无遗漏。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产档案，应严格保密，防止信息泄露。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，记录公司生产任务的安排和进度。2.工艺文件类：如工艺流程图、工艺卡片、操作规程等，指导生产过程的具体操作。3.质量控制类：质量检验标准、检验报告、不合格品处理记录等，保障产品质量。4.设备管理类：设备台账、维护保养记录、设备故障维修记录等，确保设备正常运行。5.原材料及成品管理类：原材料采购合同、出入库记录、成品销售记录等，反映物资流动情况。6.人员管理类：员工培训记录、考勤记录、生产人员资质证明等，与生产人员相关的资料。（二）编号1.采用分类编号法，即按照上述分类类别，分别给予不同的编号段。例如，生产计划类编号为“PJ”，工艺文件类编号为“GY”等。2.在每一类编号下，再根据文件形成的时间顺序或重要程度等进行细分编号。如生产计划类中，2023年度的第一个生产计划编号为“PJ202301”。3.编号应具有唯一性，避免重复。三、生产档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门及人员在生产活动中应及时、准确地形成各类文件资料，确保内容真实、完整、清晰。2.文件资料应使用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、档案级纸张等，禁止使用易褪色、易涂改的材料。（二）收集职责1.各部门负责人为本部门生产档案收集工作的第一责任人，应指定专人负责收集本部门产生的各类文件资料，并定期进行整理。2.生产过程中的各类记录，如生产操作记录、质量检验记录等，由相关岗位操作人员负责填写，填写完毕后及时交至部门指定收集人员。3.涉及多个部门的生产项目，由项目负责人协调各部门收集相关文件资料，并汇总后移交档案管理部门。（三）收集时间1.日常生产活动中产生的文件资料，应在形成后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.对于重大生产项目或阶段性生产任务结束后，相关部门应在任务结束后的[X]个工作日内完成文件资料的收集工作，并移交档案管理部门。四、生产档案的整理与归档（一）整理要求1.收集到的文件资料应进行分类整理，按照编号规则进行排序。2.对文件资料进行核对，确保内容准确无误，签字、盖章等手续齐全。3.去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，使其整齐统一。（二）归档程序1.各部门整理好的生产档案，应填写《生产档案归档清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门收到各部门移交的生产档案后，按照分类编号进行再次核对和登记，并将档案存入专门的档案柜或电子存储系统。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录，便于查询。五、生产档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、遮光窗帘等。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别和编号顺序存放于档案柜中，便于查找和取用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。备份存储地点应与主存储地点分开，确保数据安全。3.建立生产档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行动态管理。（三）保管期限1.生产档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括涉及公司核心技术、重大生产决策、重要合同协议等具有长期保存价值的文件资料。长期保管的档案保管期限为[X]年，如生产计划、工艺文件等一般性生产资料。短期保管的档案保管期限为[X]年，如临时性生产记录、一般质量检验报告等。2.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，根据鉴定结果决定档案的销毁或继续保管。六、生产档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案，应填写《生产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.一般员工查阅生产档案需经所在部门负责人审批；部门负责人查阅生产档案需经分管领导审批；涉及公司机密或重要信息的生产档案查阅，需经公司总经理审批。（二）查阅程序1.查阅申请人将审批通过的《生产档案查阅申请表》交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表内容，提供相应的生产档案，并安排专人在指定地点陪同查阅，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅生产档案的，应填写《生产档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息。2.借阅审批权限与查阅审批权限相同。（四）借阅程序1.借阅申请人将审批通过的《生产档案借阅申请表》交至档案管理部门。2.档案管理部门对借阅档案进行清点、核对，并办理借阅登记手续，借阅人员应签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。4.借阅人员应按时归还所借档案，档案管理部门在收到归还档案后，应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、生产档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保密。2.接触敏感生产档案的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得向无关人员泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理部门应严格监督，确保档案信息不被泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，定期检查库房设施设备的运行情况，确保防火、防潮、防虫、防盗等措施有效落实。2.对电子档案应采取数据加密、访问控制、定期备份等安全措施，防止电子数据被非法获取、篡改或丢失。3.如发生生产档案丢失、损坏、泄露等安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行补救，并及时向上级领导报告，配合相关部门进行调查处理。八、生产档案的销毁（一）销毁条件1.生产档案保管期限届满，经鉴定确无保存价值的。2.因公司生产经营活动调整，相关生产档案已不再使用且无保存必要的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无保存价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出生产档案销毁申请，填写《生产档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经相关部门负责人审核、分管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁档案进行清点、核对。3.销毁小组采用焚烧、粉碎等