声像档案管控制度

声像档案管控制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织声像档案的管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在各项工作活动中形成的声像档案的管理。（三）定义声像档案是指公司/组织在各项工作活动中形成的，以声音、图像等形式记录的具有保存价值的历史记录。包括照片、录音带、录像带、影片等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：声像档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：声像档案应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，不得进行歪曲和篡改。3.完整性原则：声像档案应包括工作活动的全过程，确保档案的全面性和完整性。4.保密性原则：声像档案涉及公司/组织的商业秘密和敏感信息，应严格保密，防止泄露。二、声像档案的形成与收集（一）形成部门公司/组织各部门在工作活动中形成的声像档案，由各部门负责收集和整理。（二）收集范围1.反映公司/组织重大活动、重要会议、重要事件的声像资料。2.反映公司/组织生产经营、科研开发、技术改造等工作活动的声像资料。3.反映公司/组织对外交往、合作交流等活动的声像资料。4.反映公司/组织先进人物、先进事迹的声像资料。5.其他具有保存价值的声像资料。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责声像档案的收集工作，确保档案的及时收集和整理。2.收集的声像资料应图像清晰、声音准确、内容完整，能够真实反映工作活动的实际情况。3.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息，确保档案内容的可追溯性。4.对于重要的声像资料，应同时收集相关的文字说明材料，如拍摄目的简介、背景资料、内容提要等。（四）收集时间1.声像资料形成后，各部门应在一个月内将收集的声像档案移交公司/组织档案管理部门。2.对于重大活动、重要会议等形成的声像资料，应在活动结束后一周内移交档案管理部门。三、声像档案的整理（一）整理原则声像档案的整理应遵循真实性、系统性、完整性的原则，按照档案的形成规律和特点进行分类整理。（二）分类方法声像档案按照载体形式分为照片档案、录音档案、录像档案、影片档案等。1.照片档案：按照照片的内容和主题进行分类，如领导活动、会议、生产经营、科研开发、文化活动等。2.录音档案：按照录音的内容和主题进行分类，如会议录音、讲座录音、采访录音等。3.录像档案：按照录像的内容和主题进行分类，如会议录像、活动录像、培训录像等。4.影片档案：按照影片的内容和主题进行分类，如宣传片、纪录片、教学片等。（三）编号方法声像档案按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。1.照片档案：编号格式为“年度+类别+顺序号”，如“2023领导活动001”。2.录音档案：编号格式为“年度+类别+顺序号”，如“2023会议录音001”。3.录像档案：编号格式为“年度+类别+顺序号”，如“2023活动录像001”。4.影片档案：编号格式为“年度+类别+顺序号”，如“2023宣传片00^（四）编目要求声像档案应进行编目，编目内容包括题名、编号、拍摄时间、拍摄地点、人物、内容提要、密级等。1.题名：应准确反映声像档案的内容和主题，简洁明了。2.编号：按照上述编号方法进行编号。3.拍摄时间：注明声像档案的拍摄日期。4.拍摄地点：注明声像档案的拍摄地点。5.人物：注明声像档案中涉及的主要人物。6.内容提要：简要介绍声像档案的主要内容。7.密级：按照公司/组织的保密规定确定声像档案的密级。四、声像档案的保管（一）保管场所声像档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、防光设备、防尘设备等。（三）保管要求1.声像档案应按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.对于磁性载体的声像档案，应定期进行检查和维护，防止磁带、磁盘等载体老化、损坏。3.对于纸质照片档案，应进行塑封或装裱，防止照片褪色、损坏。4.声像档案应建立保管台账，记录档案的入库、出库、借阅等情况。五、声像档案的利用（一）利用原则声像档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅声像档案。2.公司/组织外部单位因合作交流、项目申报等需要查阅声像档案。3.其他因特殊原因需要查阅声像档案的情况。（三）利用手续1.公司/组织内部各部门查阅声像档案时，应填写《声像档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司/组织外部单位查阅声像档案时，应填写《声像档案查阅申请表》，并提交单位介绍信和查阅人有效身份证件，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.查阅声像档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅声像档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（四）利用方式1.查阅：查阅人可以直接到档案管理部门查阅声像档案的原件或复印件。2.借阅：对于重要的声像档案，经档案管理部门负责人批准后，可以借阅，但借阅期限不得超过一周。3.复制：对于需要复制的声像档案，经档案管理部门负责人批准后，可以进行复制，但复制件应加盖档案管理部门的印章。六、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则声像档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、定期鉴定的原则，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织公司/组织成立声像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查声像档案是否包括工作活动的全过程，是否有遗漏。2.档案的准确性：检查声像档案的内容是否真实、准确，是否存在歪曲和篡改。3.档案的系统性：检查声像档案的分类和编号是否合理，是否便于查找和利用。4.档案的保存价值：根据公司/组织的发展需要和档案的历史意义，评估声像档案的保存价值。（四）鉴定结论鉴定小组对声像档案进行鉴定后，应出具鉴定结论，对于具有保存价值的档案，应继续保存；对于失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（五）销毁程序1.对于失去保存价值的声像档案，由档案管理部门填写《声像档案销毁申请表》，经鉴定小组组长签字同意后，报公司/组织分管领导批准。2.经批准销毁的声像档案，应在档案管理部门和相关业务部门的监督下进行销毁，销毁过程应进行记录。3.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁数量等信息，销毁记录应保存三年。七、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织档案管理部门负责对声像档案的管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.声像档案的形成与收集情况：检查各部门是否按照规定及时收集和整理声像档案。2.声像档案的整理情况：检查声像档案的分类、编号、编目等是否符合要求。I3.声像档案的保管情况：检查声像档案的保管场所、保管设备、保管要求等是否符合规定。4.声像档案的利用情况：检查声像档案的利用手续、利用方式等是否符合规定。5.声像档案的鉴定与销毁情况：检查声像档案的鉴定组织、鉴定内容、鉴定结论、销毁程序等是否符合规定。（三）监督检查方