文书档案交接制度

文书档案交接制度一、总则（一）目的为了加强公司文书档案管理，确保文书档案交接工作的规范、有序进行，维护公司文书档案的完整与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间文书档案的交接工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像资料等各类具有保存价值的资料。（三）基本原则1.真实性原则：交接的文书档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保交接的文书档案齐全完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：文书档案的内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：按照规定的时间和程序及时完成文书档案的交接工作，避免延误。二、交接主体与职责（一）交接主体1.移交部门：负责将本部门形成的文书档案整理、核对后移交至档案管理部门或其他接收部门。2.接收部门：负责接收移交部门移交的文书档案，并对其进行审核、登记和保管。3.档案管理部门：负责制定文书档案交接制度，监督交接过程，对接收的文书档案进行统一管理。（二）职责分工1.移交部门职责负责本部门文书档案的收集、整理、分类、编号等前期工作。确保文书档案资料齐全、完整，符合归档要求。填写《文书档案移交清单》，详细记录移交文书档案的名称、数量、日期等信息，并对清单内容的真实性负责。在规定时间内将整理好的文书档案移交至接收部门，并与接收部门办理交接手续。配合接收部门对移交的文书档案进行核对、清点等工作。负责解答接收部门对移交文书档案提出的疑问。2.接收部门职责对移交的文书档案进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通并要求整改。按照规定对接收的文书档案进行登记，建立接收台账。将接收的文书档案妥善保管，确保其安全。定期对接收的文书档案进行清查，如有遗失、损坏及时查明原因并报告。3.档案管理部门职责制定和完善文书档案交接制度，明确交接流程、标准和要求。监督、指导各部门的文书档案交接工作，对交接过程中出现的问题及时协调解决。定期对各部门的文书档案交接情况进行检查和评估，确保交接工作规范执行。负责接收各部门移交的重要文书档案，并进行集中管理和利用。对文书档案交接工作进行总结和分析，不断改进交接制度和工作方法。三、交接流程（一）准备阶段1.移交部门准备按照公司档案管理要求，对本部门本年度或本阶段形成的文书档案进行全面收集和整理。对文书档案进行分类，如按照文件性质、时间顺序、业务类别等进行合理划分。为每份文书档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。填写《文书档案移交清单》，清单应包括文书档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等详细信息。2.接收部门准备确定接收文书档案的具体人员和场地，确保接收工作顺利进行。准备好用于登记和保管文书档案的设备和工具，如档案柜、电脑、存储介质等。熟悉公司档案管理规定和交接流程，明确接收文书档案的审核要点和标准。（二）交接阶段1.现场交接移交部门与接收部门在约定的时间和地点进行现场交接。移交部门应携带整理好的文书档案及《文书档案移交清单》。双方按照清单内容逐一核对文书档案的名称、数量、编号等信息，确保一致。对文书档案的完整性进行检查，查看是否有缺页、破损等情况。核对文书档案的内容是否准确，与原始文件进行比对，确保数据真实可靠。2.签字确认经双方核对无误后，移交人和接收人在《文书档案移交清单》上签字确认。签字应注明日期，以明确交接时间。如发现文书档案存在问题，接收部门应及时向移交部门提出，移交部门应负责补充、更正或说明情况。待问题解决后，重新进行核对和签字确认。（三）后续处理1.接收部门登记接收部门按照《文书档案移交清单》的内容，将接收的文书档案录入档案管理系统或建立纸质台账。对文书档案进行妥善保管，按照档案管理要求进行存放，确保其安全和便于查阅。2.档案管理部门监督档案管理部门对文书档案的交接过程进行监督检查，确保交接工作符合规定流程和标准。定期对各部门的文书档案交接情况进行抽查，发现问题及时督促整改。四、交接内容与要求（一）交接内容1.纸质文件：包括各类红头文件、通知、报告、合同、协议、会议纪要等。2.电子文件：以电子形式存储的文档、表格、图表、数据库等，确保电子文件格式通用、易于读取。3.图表：各类业务流程图、组织结构图、统计图表等。4.声像资料：照片、录音、录像等资料，应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（二）要求1.整理规范：文书档案应按照公司档案分类方案进行整理，分类清晰、层次分明。文件应保持整洁，无破损、污渍。2.编号准确：文书档案的编号应连续、唯一，不得重复或遗漏。编号应标注在文件首页的右上角或其他显著位置。3.内容完整：每份文书档案应包含完整的信息，如文件的标题、文号、日期、发文部门、主送部门、正文、附件等。4.电子文件格式：电子文件应采用常用的办公软件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，确保在不同设备上能够正常打开和查阅。电子文件应进行备份，存储介质应安全可靠。5.声像资料说明：声像资料的文字说明应准确、详细，能够反映资料的主要内容和背景信息。照片应冲印清晰，录音、录像资料应音质、画质良好，无杂音、卡顿等现象。五、特殊情况处理（一）紧急文件交接对于紧急需要交接的文书档案，移交部门应提前与接收部门沟通，说明情况。接收部门应优先安排接收，确保文件及时传递和处理。交接过程可适当简化手续，但仍需做好记录，事后及时补办完整的交接手续。（二）档案遗失或损坏在交接过程中如发现文书档案遗失或损坏，移交部门应立即查找原因，并及时向档案管理部门报告。如因移交部门原因造成的，移交部门应负责采取补救措施，如重新收集、复制文件等，确保档案的完整性。如因不可抗力等原因造成的，应根据实际情况进行评估和处理，尽量减少损失。（三）交接争议处理移交部门与接收部门在交接过程中如发生争议，应首先通过协商解决。协商不成的，可由档案管理部门进行协调处理。档案管理部门应根据事实和相关规定，做出公正的裁决。对裁决结果双方应予以认可并执行。六、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门文书档案交接工作进行检查，检查内容包括交接手续是否齐全、文书档案整理是否规范、交接记录是否完整等。2.设立监督举报渠道，鼓励员工对文书档案交接过程中的违规行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励。（二）考核办法1.将文书档案交接工作纳入部门绩效考核体系，对交接工作完成质量高、及时准确的部门给予加分奖励。2.对交接工作出现问题较多、影响档案管理工作的部门进行扣分处理，并要求限期整改。整改不力的，视情节轻重给予相应的处罚。七、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门定期组织文书档案交接制度培训，培训对象包括各部门的档案管理人员和相关业务人员。2.培训内容包括制度解读、交接流程、整理规范、电子文件管理等方面，确保员工熟悉交接工作要求。（二）宣传推广1.通过公司内部网站、宣传栏等渠道宣传文书档案交接制度，提高