档案实体安全制度

档案实体安全制度一、总则（一）目的为加强公司档案实体安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案实体管理过程中的安全保障工作。（三）基本原则1.预防为主原则采取有效的防范措施，防止档案实体受到各种损害，将安全隐患消除在萌芽状态。2.安全第一原则始终把档案实体安全放在首位，确保档案信息不丢失、不损坏、不泄露。3.依法管理原则严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案实体安全管理工作，并接受相关部门的监督检查。二、档案实体安全管理职责（一）档案管理部门职责1.制定规划负责制定公司档案实体安全管理规划和年度工作计划，并组织实施。2.制度建设建立健全档案实体安全管理制度、操作规程和应急预案，确保档案管理工作有章可循，并不断完善制度体系。3.人员培训组织开展档案实体安全管理培训，提高档案管理人员的安全意识和业务技能，使其熟悉档案安全管理流程及相关法律法规要求。4.日常检查定期组织对档案实体安全状况进行检查，包括档案库房、办公区域的档案存放环境及设施设备等，及时发现并整改安全隐患。5.应急处置负责制定档案实体安全应急预案，并组织演练。在发生安全事故时，及时启动应急预案，采取有效措施进行处置，并向上级主管部门报告相关情况。6.监督指导对公司各部门及所属单位的档案实体安全管理工作进行监督指导，并提供技术支持和业务咨询服务。（二）档案管理人员职责1.安全操作严格按照档案实体安全管理制度及操作规程，负责档案的收集、整理、保管、利用及销毁等工作，并确保操作过程的安全。2.环境维护负责档案库房及办公区域的日常清洁卫生工作，保持适宜的温湿度环境，定期检查档案存放设施设备的运行状况，确保档案实体存储环境安全稳定。3.安全检查协助档案管理部门开展档案实体安全检查工作，对发现的问题及时记录并报告，并配合做好整改工作。4.信息保密严格遵守档案信息保密规定，防止档案信息泄露，并对涉及档案实体安全的信息进行妥善管理。5.应急响应熟悉档案实体安全应急预案内容，在安全事故发生时，能够迅速响应，积极配合开展应急处置工作，并及时提供相关档案信息资料支持。（三）其他部门职责1.配合管理各部门负责配合档案管理部门做好本部门档案实体安全管理工作，并指定专人负责档案的收集、整理及移交等工作，并确保档案的安全完整。2.安全保障各部门应做好本部门办公区域内档案存放设施设备的安全防护工作，并配合档案管理部门开展安全检查及应急处置工作。三、档案实体安全管理措施（一）档案库房安全管理1.选址建设档案库房应选择地势较高且干燥、通风良好、远离火源及污染源的地点进行建设，并符合国家相关建筑安全标准要求。库房建筑结构应坚固耐用，并具备防火、防潮、防虫、防盗及防光等功能设施设备。2.温湿度控制档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。每天定时记录温湿度数据，并根据实际情况进行调整，确保档案实体存储环境稳定适宜。3.防火防盗档案库房应安装防火防盗报警装置，并配备相应的灭火器材。库房门窗应坚固防盗，并设置防护栏及铁门等设施。严禁无关人员进入档案库房区域，档案管理人员离开库房时应及时关闭门窗及电源设备。4.防虫防鼠档案库房内应定期进行防虫防鼠检查，并采取有效的防治措施。严禁在库房内放置食品及杂物，防止害虫及老鼠滋生繁殖，并定期投放防虫防鼠药物，确保档案实体不受虫害鼠害影响。5.照明通风档案库房应采用无紫外线的照明设备，避免光线对档案造成损害。同时应保证库房通风良好，以降低库房内的有害气体浓度，防止档案纸张受潮发霉。（二）档案整理过程安全管理1.整理场所档案整理工作应在专门的整理场所进行，整理场所应保持整洁有序，并配备必要的数据处理设备及防护用品。2.操作规范档案管理人员进行档案整理操作时，应严格遵守操作规程，轻拿轻放档案，避免对档案造成折叠、撕裂、污损等损害。在整理过程中，应使用符合质量标准的档案装具及材料，确保档案整理质量及安全。3.数据备份对于电子档案整理过程中的数据处理工作，应及时进行数据备份，并采用多种存储介质进行异地备份存储管理，防止数据丢失或损坏。同时，应定期检查备份数据的完整性及可用性，并做好记录工作以便随时查阅。（三）档案利用过程安全管理1.利用场所档案利用工作应在专门的阅览室或指定的利用场所进行，利用场所应配备必要的桌椅、照明及防护设备等，以满足利用者查阅档案的需求，并保障档案实体安全。2.利用登记档案利用者应填写档案利用登记表，详细记录利用档案的时间、内容、目的及利用者姓名单位等信息。档案管理人员应严格审核利用者身份及利用申请，并按照规定提供相应档案资料进行查阅利用服务。3.现场监督档案利用过程中，档案管理人员应在现场进行监督管理，确保利用者遵守档案利用规定，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。利用结束后利用者应及时归还档案，并由档案管理人员进行清点检查，确认无误后办理归还手续。4.数字化利用安全对于通过数字化方式提供利用的档案，应采取有效的安全防护措施，防止数字化档案信息泄露及被非法篡改复制等情况发生。同时，应建立数字化档案利用权限管理制度，严格控制利用者对数字化档案的访问权限及操作范围，并做好相关记录工作以便审计跟踪。（四）档案运输与交接安全管理1.运输要求档案运输过程中应采取必要的安全防护措施，确保档案实体不受损坏。对于重要或机密档案，应采用专门的运输车辆进行运输，并安排专人负责押运，防止档案丢失或泄露。2.交接手续档案交接时，交接双方应按照规定办理交接手续，详细记录档案的名称、数量、状况及交接时间地点等信息，并由双方签字确认。交接过程中应严格核实档案的完整性及准确性，确保档案实体安全转移。（五）档案存储介质安全管理1.介质选择应选用质量可靠、性能稳定的档案存储介质，并根据档案类型及存储期限选择合适的存储介质类型。同时，应定期对存储介质进行质量检测及性能评估，确保存储介质的可靠性及安全性。2.存储环境档案存储介质应存放在专门的存储场所，存储场所应具备适宜的温湿度环境及防火防盗等安全防护设施设备。存储介质应分类存放，并建立相应的存储介质目录清单以便管理查询。3.定期检查定期对档案存储介质进行检查，包括外观检查及数据读取测试等工作，及时发现并处理存储介质出现的数据丢失、损坏或读取异常等问题。同时，应根据存储介质的使用寿命及存储数据的重要性等因素，定期进行数据迁移备份等工作，确保档案数据的长期安全存储。四、档案实体安全监督与检查（一）监督检查机制1.定期检查档案管理部门应定期组织对档案实体安全状况进行全面检查，检查周期为每季度一次。检查内容包括档案库房设施设备运行情况、档案整理利用过程中的安全操作规范执行情况、档案存储介质的存储环境及数据状态等方面。2.不定期抽查档案管理部门可根据实际工作需要，不定期对各部门及所属单位的档案实体安全管理工作进行抽查，重点检查档案管理制度的落实情况、档案安全防护措施的执行效果及档案管理人员的安全意识和业务操作技能等方面。3.专项检查针对档案实体安全管理工作中存在的突出问题或重要时期（如重大活动期间、自然灾害发生后等），档案管理部门应及时组织开展专项检查工作，确保档案实体安全管理工作万无一失。（二）检查内容与标准1.档案库房检查库房建筑结构是否完好，有无裂缝、渗漏等安全隐患。温湿度调节设备运行是否正常，温湿度数据是否符合标准要求。防火防盗报警装置及灭火器材是否完好有效，消防通道是否畅通无阻。防虫防鼠措施是否落实到位，库房内有无虫害鼠害迹象。档案装具及存储设备是否完好无损，摆放是否整齐有序。2.档案整理利用检查档案整理场所是否整洁有序，整理操作是否符合规范要求。档案利用登记手续是否齐全，利用者是否遵守利用规定。数字化档案利用过程中的安全防护措施是否有效，利用权限管理是否严格。3.档案运输与交接检查档案运输车辆及押运人员是否符合要求，运输过程中的安全防护措施是否落实。档案交接手续是否规范，交接记录是否完整准确。4.档案存储介质检查存储介质的存储环境是否适宜，有无受潮、发霉、变形等情况。存储介质的数据读取是否正常，有无数据丢失或损坏现象。存储介质的目录清单是否清晰准确，存储介质管理是否规范。（三）问题整改与跟踪1.问题记录检查人员应详细记录检查过程中发现的问题，并填写档案实体安全检查记录表，对问题的具体情况、发现时间、发现地点及责任人等信息进行明确记录。2.整改通知档案管理部门根据检查记录，及时向相关责任部门或责任人发出档案实体安全问题整改通知书，明确整改要求、整改期限及整改责任人等信息，并要求责任部门或责任人按时提交整改报告。3.整改跟踪档案管理部门负责对问题整改情况进行跟踪检查，督促责任部门或责任人按时完成整改任务。对于整改不力或拒不整改的部门或责任人，应按照公司相关规定进行严肃处理。4.整改记录存档将问题整改过程中的相关记录资料（包括整改通知书、整改报告、跟踪检查记录等）进行整理归档，作为档案实体安全管理工作的重要参考依据，以便日后查阅分析及总结经验教训。五、档案实体安全事故应急处置（一）应急处置原则1.快速反应原则在档案实体安全事故发生时，应迅速启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少事故损失及影响范围。2.科学处置原则依据事故类型及实际情况，科学合理地制定应急处置方案，采用先进的技术手段和方法进行处置，确保应急处置工作的有效性及科学性。3.信息畅通原则在应急处置过程中，应保持信息畅通，及时向上级主管部门报告事故情况，并与相关部门及单位进行沟通协调，确保应急处置工作顺利开展。4.保护档案原则始终将保护档案实体安全放在首位，采取一切必要措施，确保档案不受进一步损害，并尽快恢复档案的正常管理秩序。（二）应急处置组织机构及职责1.应急指挥小组成立档案实体安全事故应急指挥小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，成员包括各相关部门负责人及档案管理人员等。应急指挥小组负责全面指挥协调档案实体安全事故的应急处置工作，制定应急处置决策，下达应急处置指令，并向上级主管部门报告事故情况。2.应急处置工作小组抢险救援组：负责组织实施档案实体安全事故现场的抢险救援工作，抢救受损档案及相关设施设备，防止事故进一步扩大。技术支持组：提供档案实体安全事故应急处置过程中的技术支持和咨询服务，协助制定应急处置方案，并对处置过程中的技术问题进行指导解决。信息联络组：负责与上级主管部门、相关部门及单位进行信息沟通联络，及时报告事故情况及应急处置进展情况，并传达应急指挥小组的各项指令。后勤保障组：负责提供档案实体安全事故应急处置过程中的物资、设备及资金等后勤保障支持，确保应急处置工作顺利进行。（三）应急预案启动与响应1.事故报告档案管理人员在发现档案实体安全事故后，应立即向档案管理部门负责人报告事故情况，并详细描述事故发生的时间、地点、经过、损失及影响等信息。档案管理部门负责人接到报告后，应立即向应急指挥小组组长报告，并启动应急预案。2.应急响应应急指挥小组组长接到报告后，应迅速组织召开应急处置会议，了解事故情况，分析评估事故影响，并根据应急预案要求，下达应急处置指令，各应急处置工作小组应立即开展相应工作。3.现场处置抢险救援组应迅速赶赴事故现场，采取有效的抢险救援措施，抢救受损档案及相关设施设备，并对事故现场进行保护，防止无关人员进入。技术支持组应根据事故类型及实际情况，提供技术支持和咨询服务，协助制定应急处置方案，并指导抢险救援组开展工作。信息联络组应及时向上级主管部门、相关部门及单位报告事故情况及应急处置进展情况，并与各应急处置工作小组保持信息畅通。后勤保障组应迅速调配物资、设备及资金等后勤保障资源，确保应急处置工作的顺利进行。（四）应急处置措施1.火灾事故处置立即启动消防设施设备进行灭火，并组织人员疏散，确保人员安全。迅速转移未受损档案至安全区域，并对受损档案进行抢救保护，尽量减少档案损失。配合消防部门进行火灾扑救工作，并及时向上级主管部门报告火灾情况及处置进展。2.水灾事故处置及时切断电源及水源，防止事故进一步扩大，并组织人员排水抢险，降低水位。对受水浸档案进行抢救，采取晾晒、烘干、冷冻等措施进行处理，尽量恢复档案原状。对档案库房及相关设施设备进行检查维修，确保恢复正常使用功能。3.被盗事故处置立即保护事故现场，防止证据被破坏，并及时报警。对被盗档案进行详细清点登记，统计损失