档案利用制度图

档案利用制度图一、总则（一）目的为了规范公司档案的利用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定。2.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效便捷原则：在保障档案安全和保密的前提下，尽可能提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。二、档案利用的范围与方式（一）利用范围1.公司内部管理为公司决策、规划、运营等提供参考依据。支持各部门日常工作的开展，如查阅业务档案、财务档案等。用于员工培训、绩效考核、晋升等人事管理工作。2.对外业务满足客户需求，提供相关档案资料作为业务证明或合作依据。配合政府部门、监管机构等的检查、审计工作，提供所需档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可在规定的档案查阅场所，按照规定程序查阅档案原件或复印件。2.借阅：对于确需借出档案的情况，经审批后办理借阅手续，限定归还期限。3.复制：根据利用者需求，为其提供档案的复印件，但需进行登记和审批。三、档案利用的流程（一）提出利用申请1.公司内部员工因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案名称及内容等信息。2.外部单位或个人因业务往来需要利用公司档案，需提交正式的申请函，说明利用档案的用途、范围及期限等，并加盖单位公章。（二）申请审批1.《档案利用申请表》或申请函提交后，由档案管理部门负责人进行初步审核，判断申请的合理性和必要性。2.根据档案的密级和重要程度，分别报送公司相关领导审批。一般档案由部门负责人审批；涉及重要机密或关键信息的档案，需经公司分管领导或主要领导批准。（三）查阅与借阅1.查阅经审批同意后，利用者凭有效证件到档案查阅场所，在档案管理人员的陪同下查阅档案。档案管理人员应按照利用者的申请，准确提供所需档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、利用者姓名、档案名称及查阅内容等。利用者不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。2.借阅借阅档案需填写《档案借阅登记表》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还时间、借阅人信息等。档案管理人员向借阅人发放档案时，应与借阅人共同核对档案的完整性和准确性，并要求借阅人在规定的借阅期限内归还。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出公司或用于其他非规定用途。（四）复制1.利用者如需复制档案，应在《档案利用申请表》中注明复制内容和用途，经审批后到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理人员按照审批要求，对复制内容进行审核，确保复制信息的准确性和完整性。3.复制档案应使用公司统一规定的纸张和设备，复制完成后，由档案管理人员对复制件进行编号、登记，并与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。（五）归还与注销1.归还借阅档案到期后，借阅人应按时归还档案。档案管理人员在接收归还档案时，要认真检查档案的完整性和质量状况，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。查阅档案结束后，利用者应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应将查阅记录整理归档。2.注销档案利用申请完成后，档案管理人员应及时在档案管理系统中对相关申请进行注销，更新档案利用状态信息。四、档案利用的安全与保密措施（一）安全管理1.档案查阅场所应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案存在的安全隐患。3.在档案利用过程中，如发生档案损坏、丢失等意外情况，档案管理人员应立即采取措施进行补救，并及时向上级报告。（二）保密管理1.严格执行档案保密制度，明确档案管理人员和利用者的保密职责。档案管理人员不得擅自泄露档案内容，利用者应妥善保管所接触到的档案信息，不得向无关人员透露。2.根据档案密级，对档案利用场所进行合理划分，限制无关人员进入。对于涉及机密的档案，应在专门的保密区域进行查阅或借阅。3.利用者如需摘录、复制保密档案，应按照审批权限进行操作，摘录或复制的内容应严格控制在审批范围内，并注明保密要求。4.对档案利用过程中的电子数据，要采取加密存储、访问控制等技术手段，确保数据安全。同时，对电子档案的传输、共享等操作要进行严格的审计和记录。五、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行自查，检查档案利用流程是否规范、申请审批手续是否齐全、档案安全与保密措施是否落实等。2.公司内部审计部门应不定期对档案利用工作进行审计，重点检查档案利用的合规性、档案信息的安全性以及档案管理的效益等方面。（二）外部监督1.接受政府档案管理部门、行业监管机构等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供档案利用情况和相关资料。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时整改档案利用工作中存在的问题，不断完善档案利用制度和管理措施。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自利用档案。2.违反档案查阅、借阅、复制规定，如超范围查阅、转借档案、擅自复制保密档案等。3.因保管不善导致档案损坏、丢失或泄露档案信息。4.利用档案谋取私利或进行其他违法违规活动。（二）责任追究方式1.对于违反档案利用制度的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等行政处分。2.因违规行为给公司造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失。3.构成犯罪的，依法移送司法