制度规范档案

制度规范档案一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织档案管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织的工作过程和成果，保证档案的完整性和连续性。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的发展提供服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织各部门收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，对档案进行妥善保管，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.档案利用服务负责办理档案的查阅、借阅手续，为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用服务，根据工作需要提供档案复制件等。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.档案业务指导对各部门的档案管理工作进行业务指导，协助各部门解决档案管理工作中遇到的问题，提高公司/组织整体档案管理水平。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.经营管理类档案包括市场调研资料、销售合同、采购合同、财务报表、审计报告、投资项目档案等。3.生产管理类档案包括生产计划、工艺流程、质量控制文件、设备管理档案、安全生产档案等。4.技术研发类档案包括研发项目立项报告、技术方案、实验数据、专利申请文件、技术成果档案等。5.客户服务类档案包括客户信息、服务记录、投诉处理档案等。6.其他类档案除上述类别以外的其他档案，如荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度流水号”的结构，具体如下：1.全宗号由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织的档案全宗。2.分类号根据档案分类方案，对每大类档案赋予相应的分类代码，如行政管理类档案分类号为“XZ”，经营管理类档案分类号为“JY”等。3.年度采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。4.流水号按照档案形成的先后顺序，对每类档案依次赋予流水号，从“0001”开始编号。例如，一份行政管理类档案编号为：XZ20230001，表示该档案属于行政管理类档案，形成于2023年，是该类档案中的第1份。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.收集时间档案形成部门应在工作完成后及时将档案收集整理，并移交档案管理部门。对于重要活动或项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内移交。3.收集要求档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（二）档案整理1.分类整理档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类方案进行分类整理。将同一类别的档案集中在一起，按照形成时间顺序排列。2.编号编目对整理好的档案进行编号编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保档案目录与档案实体一一对应。3.装订成册对于纸质档案，应按照一定的规格进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得对档案内容进行裁剪或损坏。4.数字化处理对重要档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化处理应保证电子档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。五、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内地面应平整、光洁，墙面应进行防潮处理，门窗应安装防盗设施和遮光窗帘。3.设备配备档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机、空调等。（二）档案保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在档案密集架或档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列。档案应直立存放，避免平放或倒置，防止档案变形、损坏。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案分类和编号进行存储，建立电子档案索引，便于检索和利用。3.特殊载体档案保管对于照片、音像资料等特殊载体档案，应按照其特点进行保管。照片应冲印成纸质照片后进行归档，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；音像资料应刻录成光盘或存储在电子设备上，并进行编号编目，注明内容简介、录制时间等信息。特殊载体档案应存放在专门的档案盒或存储设备中，确保其安全和完整。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、营业执照、重要会议记录、重大决策文件、财务审计报告等。2.长期保管凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限一般为[X]年。如年度工作计划与总结、各类合同协议、生产经营统计报表等。3.短期保管凡是在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，应短期保管。保管期限一般为[X]年。如一般性文件、临时性通知、短期业务报表等。档案保管期限的确定，应根据国家法律法规和公司/组织实际情况进行综合考虑，并在档案整理时明确标注。（四）档案定期检查与维护1.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.日常维护档案管理人员应做好档案的日常维护工作，保持档案库房的清洁卫生，定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于受潮、发霉、虫蛀等受损档案，应及时采取措施进行修复或处理。六、档案利用（一）档案查阅1.查阅范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案。涉及公司/组织机密或重要信息的档案，查阅时应按照规定履行审批手续。2.查阅手续查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案的类别和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批情况，安排查阅人员在指定地点查阅档案，并做好查阅记录。3.查阅限制查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。对于涉及公司/组织机密或重要信息的档案，查阅人员不得擅自复制、拍照、传播档案内容。（二）档案借阅1.借阅范围因工作需要，确需将档案借出使用的，应按照规定履行借阅手续。借阅范围一般限于公司/组织内部人员，特殊情况需外借的，应经公司/组织领导批准。2.借阅手续借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案的类别和编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批情况，办理档案借阅手续，向借阅人员发放《档案借阅证》，并将档案交借阅人员带走。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人员应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。4.借阅归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时应确保档案的完整和无损。档案管理部门在收到归还的档案后，应及时进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应追究借阅人员的责任。（三）档案复制1.复制范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可申请复制档案。涉及公司/组织机密或重要信息的档案，复制时应按照规定履行审批手续。2.复制手续申请复制档案时，申请人应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制档案的类别和编号、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批情况，安排人员进行档案复制，并做好复制记录。3.复制要求档案复制应保证复制件与原件内容一致，图像清晰、完整。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。对于涉及公司/组织机密或重要信息的档案复制件，应按照公司/组织保密规定进行管理。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定依据档案鉴定应依据国家法律法规和公司/组织档案保管期限规定，结合档案的实际利用价值，对档案进行全面、客观的评估。3.鉴定内容档案鉴定小组应对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行审查，确定档案是否已失去保存价值。对于仍有保存价值的档案应继续保管，对于已失去保存价值的档案应提出销毁意见。（二）档案销毁1.销毁审批经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，方