三合一档案制度

三合一档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本三合一档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的真实情况，确保档案内容完整、准确。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作。3.建立健全公司档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。负责公司档案库房的建设、管理和维护，确保档案库房的安全、整洁、通风良好。定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经公司领导批准后组织实施档案的销毁工作。负责组织公司内部档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。积极为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。负责公司档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用价值。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的收集、整理和初步分类，并定期移交公司综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常协调和督促，确保档案及时、完整地收集和整理。3.配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.不断学习档案管理业务知识，提高档案管理技能，积极推进档案管理工作的创新和发展。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级领导报告。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计工作底稿，税务资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告、营销方案，销售合同、订单，采购合同、协议，生产计划、工艺文件，质量检验报告、产品认证文件等。4.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告，工程设计图纸、施工方案，工程招投标文件、合同，工程竣工验收报告等。5.科技研发类：包括科研项目立项、申请书，研究报告、实验数据，技术创新成果、专利文件等。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、光盘、电子文档等。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写英文字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务审计类，“C”代表业务经营类，“D”代表基本建设类，“E”代表科技研发类，“F”代表声像电子类。3.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等档案，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、通知、指示等。2.公司内部形成的各类公文、报告、请示、批复、会议纪要等。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司的工作计划、总结、统计报表、财务报表等。5.公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。6.公司的产品研发资料、技术文件、质量控制文件等。7.公司的基本建设项目资料、工程图纸、竣工验收报告等。8.公司的声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的档案进行收集、整理，确保档案的完整性和及时性。2.档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.对于重要的文件、资料，应收集原件；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明出处和与原件核对无误。4.收集的档案应按照一定的分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、编号、编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。3.对档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。按照档案分类顺序，将整理好的档案装入档案盒，一盒一卷或一盒多卷，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、制度、重要会议纪要、决议，公司设立、变更、注销等相关文件，重大合同、协议等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如公司年度工作计划、总结，一般合同、协议，人事档案等。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。如一般性文件、资料，临时性会议记录等。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全、整洁、通风良好。2.档案应按照类别、保管期限、编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查、核对，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止电子档案丢失或损坏。5.严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。(三)档案的借阅与利用1.借阅范围：公司内部员工因工作需要，可以借阅公司档案。外部单位查阅公司档案，须经公司领导批准，并严格履行借阅手续。2.借阅手续：借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、题名、借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门审批。综合管理部门根据审批意见，为借阅人办理档案借阅手续，并登记借阅档案的相关信息。3.借阅期限：档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅要求：借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。借阅人归还档案时，应保证档案的完整、整洁，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。5.利用登记：综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案编号、题名等内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定内容档案鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，确定档案的价值。审查内容包括：1.档案是否反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司是否有长远利用价值。2.档案是否记录公司重要工作决策、业务活动、财务状况、技术创新等方面的信息，对公司当前工作是否有参考价值。3.档案是否符合国家有关法律法规和行业标准的要求，是否存在违法违规或虚假内容。4.档案是否与其他档案存在重复或交叉，是否可以合并或简化。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的编号、题名、保管期限、数量等内容，并说明销毁理由。2.《档案销毁申请表》经公司领导审批后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应