林木经营档案制度

林木经营档案制度一、总则（一）目的为加强公司林木经营管理，规范林木经营档案工作，提高林木经营管理水平，保障林木资源的可持续利用，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司从事的所有林木经营活动，包括林木的培育、采伐、运输、销售等环节。（三）基本原则1.真实性原则：林木经营档案应如实记录林木经营活动的全过程，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：档案内容应涵盖林木经营活动的各个方面，包括林木的基本信息、培育过程、采伐记录、销售情况等，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的建立、整理、保管和使用应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、林木资源信息等敏感内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善林木经营档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门林木经营档案的建立和管理工作。3.负责林木经营档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。4.定期对林木经营档案进行检查和评估，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门林木经营活动档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理制度的要求建立健全本部门的档案管理工作流程，确保档案工作的规范化。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.负责林木经营档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。2.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。3.熟悉档案内容，为档案的查阅和利用提供准确、快捷的服务。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。三、档案内容（一）林木基本信息档案1.林木种类：记录所经营林木的品种、名称、来源等信息。2.地理位置：详细记载林木所在的地理位置，包括具体的经纬度、行政区划等。3.面积与株数：准确统计林木经营区域的面积以及林木的株数。4.权属信息：明确林木的所有权归属，如有共有情况需详细说明。（二）林木培育档案1.造林规划：包括造林年度计划、造林地点选择依据、造林设计方案等。2.种苗信息：记录种苗的品种、来源、数量、质量检验情况等。3.造林施工记录：如造林时间、造林方式、整地情况、栽植密度等。4.抚育管理记录：包括抚育时间、抚育措施（如施肥、浇水、修剪、病虫害防治等）及实施效果。（三）林木采伐档案1.采伐许可证：留存采伐许可证的复印件，记录采伐许可证的编号、核发机关、有效期等信息。2.采伐作业设计：详细的采伐作业设计方案，包括采伐范围、采伐强度、采伐方式、伐区清理要求等。3.采伐施工记录：记录采伐时间、采伐人员、采伐设备使用情况、采伐数量等。4.采伐验收记录：由相关部门或人员对采伐作业进行验收的记录，包括验收时间、验收人员、验收结果等。（四）林木运输档案1.运输合同：与运输单位签订的运输合同，明确运输的林木品种、数量、运输起止地点、运输时间等。2.运输许可证：办理的林木运输许可证相关信息，如许可证编号、核发机关、运输期限等。3.运输车辆信息：记录运输车辆的车牌号、车型、驾驶员信息等。4.运输过程记录：包括运输过程中的天气情况、运输路线、运输安全情况等。（五）林木销售档案1.销售合同：与购买方签订的销售合同，详细记载林木的品种、数量、规格、价格、付款方式、交货时间和地点等条款。2.销售发票：留存销售发票的复印件，作为销售凭证。3.销售台账：记录林木销售的日期、购买方信息、销售数量、销售金额等明细。四、档案建立与整理（一）档案建立1.各部门在林木经营活动开始前，应明确专人负责档案的收集和记录工作，确保档案资料的及时、准确形成。2.档案记录应采用纸质和电子两种形式，纸质档案应使用耐久性好的纸张进行书写或打印，电子档案应按照统一的格式和命名规则进行存储。3.档案内容应使用钢笔、中性笔等不易褪色的书写工具进行填写，保证字迹清晰、工整。（二）档案整理1.档案管理部门应定期对收集到的档案进行整理，按照档案内容的类别和时间顺序进行分类。2.对纸质档案进行装订、编页，编制页码应连续、准确，不得缺页或少页。3.电子档案应建立相应的文件夹结构，按照档案类别和时间进行分类存储，并建立索引目录，方便查询和检索。4.对每份档案应编制档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。档案编号可采用年份+类别+流水号的形式，如2023LMB001，表示2023年的林木经营档案，类别为LMB（林木经营档案），流水号为001。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应控制在适宜的范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度为45%60%。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的档案应进行加密存储，设置访问权限，确保档案信息的安全。（三）保管期限1.林木经营档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定。一般情况下，林木基本信息档案、林木培育档案、林木采伐档案、林木运输档案的保管期限为长期，不少于20年；林木销售档案的保管期限为10年。2.对于涉及重大林木经营项目、法律纠纷等特殊情况的档案，应永久保存。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对林木经营档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、清查范围、清查结果、存在问题及处理情况等，并将报告存档。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅林木经营档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司商业秘密、林木资源信息等敏感内容的档案，查阅申请人应严格限定在相关业务部门的负责人及以上级别，并经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司林木经营档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司档案管理部门负责人审核，公司分管领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.档案管理人员根据批准的《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅期限等信息。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行办理。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并查明原因，追究相关人员的责任。（三）利用规定1.公司内部人员利用林木经营档案开展工作时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自篡改、销毁档案内容。2.外部单位或个人利用公司林木经营档案获取的信息，未经公司书面同意，不得用于与查阅目的无关的其他用途，不得泄露给第三方。3.对在档案查阅与利用过程中发现的问题或需要进一步核实的情况，档案管理人员应及时向档案管理部门负责人报告，并协助相关部门进行处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的林木经营档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.通过信息化手段提高档案管理工作的效率和准确性，为公司林木经营决策提供及时、准确的信息支持。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：能够方便快捷地录入林木经营档案的各种信息，包括基本信息、培育档案、采伐档案、运输档案、销售档案等，并支持批量录入和导入功能。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、关键词、时间范围、类别等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。3.档案借阅管理功能：记录档案借阅的申请、审批、归还等流程，对借阅情况进行跟踪和统计分析。4.档案安全管理功能：设置用户权限管理，对不同用户的访问权限进行严格控制，确保档案信息的安全。同时，具备数据备份、恢复、加密等功能，防止数据丢失和泄露。5.数据分析功能：能够对林木经营档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司经营决策提供数据支持，如林木生长情况分析、采伐量统计、销售趋势分析等。（三）信息化系统维护1.安排专人负责林木经营档案信息化管理系统的日常维护和管理工作，确保系统的正常运行。2.定期对系统进行检查和升级，及时修复系统漏洞，优化系统性能，以适应公司林木经营业务发展的需要。3.做好系统数据的备份工作，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行异地存储，防止因系统故障、自然灾害等原因导致数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立林木经营档案管理监督检查机制，定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的建立与整理情况、档案的保管与安全情况、档案的查阅与利用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将林木经营档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和档案管理人员的档案管理工作