电子邮件档案制度

电子邮件档案制度一、总则（一）目的为了加强公司电子邮件档案的管理，确保电子邮件档案的完整、准确、系统和安全，便于公司各项工作的开展以及为公司决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在工作过程中产生的电子邮件档案。（三）基本原则1.真实性原则：电子邮件档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：确保电子邮件档案的内容完整，包括邮件正文、附件、收发件人信息、时间戳等相关信息。3.规范性原则：电子邮件档案的管理应遵循国家法律法规以及行业相关标准，按照统一规范进行分类、整理、存储和利用。4.保密性原则：对于涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的电子邮件档案，应严格保密，防止信息泄露。二、电子邮件档案的定义与范围（一）定义本制度所称电子邮件档案，是指公司员工在履行工作职责过程中，通过公司指定的电子邮件系统收发的，与公司业务活动相关的具有保存价值的各类邮件信息。（二）范围1.涉及公司重要决策、项目规划、业务合同等方面的邮件。2.反映公司日常运营管理、财务收支、人事任免等工作情况的邮件。3.与客户沟通交流、业务往来、市场调研等相关的邮件。4.其他对公司具有重要参考价值或历史意义的邮件。三、电子邮件档案的形成与收集（一）形成1.员工在日常工作中，应及时、准确地撰写和发送电子邮件，确保邮件内容真实、完整、清晰，能够准确反映工作事项和意图。2.对于重要邮件，应在发送前进行仔细审核，避免出现错误或遗漏重要信息。（二）收集1.各部门应指定专人负责本部门电子邮件档案的收集工作。收集人员应定期（每周至少一次）从公司电子邮件系统中下载本部门员工的邮件，并进行初步筛选，确保收集的邮件与公司业务相关且具有保存价值。2.对于涉及多个部门的重要邮件，由主办部门负责收集，并及时通知相关部门提供备份邮件。3.员工离职或岗位调动时，应将本人在职期间涉及公司业务的电子邮件档案移交至所在部门指定的收集人员。四、电子邮件档案的整理与分类（一）整理1.收集人员应对收集到的电子邮件档案进行整理，去除无关的附件、重复的邮件以及明显无保存价值的信息。2.对邮件的格式进行统一规范，如调整字体、排版等，确保邮件内容清晰可读。（二）分类1.业务类：按照公司的业务板块进行分类，如市场营销、财务管理、人力资源、研发项目等。每个业务板块下再根据具体业务内容细分二级类目，如市场营销板块可分为市场推广、客户开发、销售管理等。2.行政类：包括公司行政管理、办公事务、会议纪要、文件传达等方面的邮件。3.财务类：涵盖财务预算、成本核算、资金管理、财务审计等相关邮件。4.人事类：如招聘录用、员工培训、绩效考核、薪酬福利、人事变动等邮件。5.项目类：根据公司不同的项目名称进行分类，每个项目下再按照项目阶段（如项目策划、项目实施、项目验收等）和工作内容细分邮件类别。6.其他类：对于不属于以上分类的邮件，统一归为其他类。五、电子邮件档案的存储（一）存储方式1.公司应建立专门的电子邮件档案存储服务器，用于集中存储电子邮件档案。存储服务器应具备足够的存储空间，以满足公司未来业务发展的需求。2.采用磁盘阵列等冗余存储技术，确保数据的安全性和可靠性，防止因硬件故障导致数据丢失。3.定期对存储服务器进行维护和检查，确保服务器运行正常，数据存储稳定。（二）存储期限1.一般业务类电子邮件档案的存储期限为[X]年，自邮件形成之日起计算。2.涉及公司重要决策、长期项目、重大合同等关键业务的电子邮件档案应长期保存。3.法律法规或行业标准有明确规定存储期限的，按照相关规定执行。（三）存储安全1.对存储服务器设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问电子邮件档案。2.采用加密技术对存储的电子邮件档案进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。3.定期对存储的电子邮件档案进行备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致本地数据丢失。六、电子邮件档案的检索与利用（一）检索1.建立完善的电子邮件档案检索系统，方便用户快速准确地查找所需邮件。检索系统应支持按邮件主题、发件人、收件人、日期、关键词等多种方式进行检索。2.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索功能的正常运行和检索结果的准确性。（二）利用1.公司员工因工作需要查阅电子邮件档案时，应填写《电子邮件档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的电子邮件档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的电子邮件档案，查阅人员应严格遵守公司保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。如需复制，应另行填写《电子邮件档案复制申请表》，经公司保密管理部门审批后，由档案管理部门指定专人进行复制，并做好复制记录。4.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司电子邮件档案时，必须持有合法有效的证明文件，并按照公司规定的审批程序办理查阅手续。未经公司书面同意，外部单位或个人不得查阅公司电子邮件档案。七、电子邮件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期（每[X]年）对已存储的电子邮件档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同公司相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据电子邮件档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。对于保存价值不大或已超过存储期限的档案，应提出销毁建议。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的电子邮件档案，由档案管理部门填写《电子邮件档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、存储位置等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁工作应在专人监督下进行，确保销毁过程彻底、安全。销毁方式可采用物理销毁（如粉碎存储介质）或数据擦除等技术手段，确保档案信息无法恢复。3.销毁完成后，应及时填写《电子邮件档案销毁记录》，记录销毁的时间、地点、方式、监督人员等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。八、电子邮件档案的管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子邮件档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子邮件档案的形成、收集、整理、存储、检索、利用和鉴定销毁等工作。3.建立电子邮件档案管理系统，负责档案数据的录入、维护和管理。4.定期对电子邮件档案进行统计分析，为公司决策提供数据支持。5.负责与外部档案管理机构或相关部门的沟通协调，确保公司电子邮件档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门电子邮件档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门员工按照公司制度要求做好电子邮件档案的形成、收集和移交工作。2.各部门应指定专人负责本部门电子邮件档案的日常管理工作，确保邮件的及时收集、整理和分类，并按时移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好电子邮件档案的检索、利用和鉴定销毁等相关工作，提供必要的协助和支持。（三）员工职责1.员工应严格遵守公司电子邮件档案管理制度，及时、准确地撰写和发送与工作相关的电子邮件，并妥善保存个人邮件记录。2.在离职或岗位调动时，主动将本人在职期间涉及公司业务的电子邮件档案移交至所在部门指定人员。3.按照公司规定的程序和要求，申请查阅和利用电子邮件档案，不得擅自违规操作。九、监督与检查（一）公司定期对各部门电子邮件档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、存储安全状况、检索利用效率等方面。（二）对于监督检查