乡档案管理制度

乡档案管理制度一、总则（一）目的为加强本乡档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在乡各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡各部门、各行政村及所属企事业单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡档案工作实行集中统一管理，由乡档案管理部门负责全乡档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本乡各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则应全面收集、整理本乡工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要文件和资料。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立乡档案管理办公室，配备专职档案管理人员，负责全乡档案管理的日常工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本乡档案管理制度。2.负责全乡档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失和霉变。4.开展档案的鉴定工作，按照规定的期限和标准，对档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案，并做好销毁登记。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，准确统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极提供档案利用服务，根据工作需要，及时为各部门和人员查阅、借阅档案提供便利，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.对各部门和行政村的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高全乡档案工作人员的业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本乡党委、政府及各部门形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本乡组织建设、人事任免、劳动工资、教育培训等方面的文件材料。4.本乡经济发展、农业农村、招商引资、项目建设等方面的文件资料。5.本乡社会事务、民政优抚、计划生育、安全生产、环境保护等方面的档案材料。6.本乡各类会议、活动、调研等形成的照片、录音、录像等声像档案。7.本乡所属企事业单位的财务报表、审计报告、生产经营记录等档案。8.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门和行政村应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时将本部门和本辖区内形成的档案材料收集齐全，并定期移交乡档案管理部门。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保档案材料的真实性和原始性。对重要文件和资料，应实行跟踪收集，防止遗漏。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质和保管期限等，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、声像档案类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于查找和管理。编号可采用年度类别顺序号的方式，如“2023党群001”表示2023年党群工作类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰准确，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，保持文件材料的原貌，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同载体的档案，应分别采取相应的保管措施。纸质档案应存放在档案柜中，避免直接接触地面和墙壁；电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份；声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复；对霉变、虫蛀的档案，应采取相应的防治措施。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定标准1.对反映本乡主要职能活动和基本历史面貌的档案，应长期保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定为短期保存。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组按照鉴定标准，对库存档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.将销毁清单报乡分管领导审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行销毁，确保数据彻底删除。3.对声像档案，应根据载体类型分别采取相应的销毁措施，如磁带消磁、光盘粉碎等。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本乡各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本乡档案，须经乡档案管理部门同意，并办理相关手续。3.个人因特殊原因需要查阅涉及本人的档案，须经乡档案管理部门审核，并报乡分管领导批准。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等。利用登记应定期进行整理和统计，为档案管理工作提供参考依据。七）档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的利用情况统计，包括查阅、借阅、复制档案的人次、数量等。3.档案库房设施设备统计，包括档案柜数量、存储设备数量、温湿度调节设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行记录。2.利用计算机管理系统，对档案信息进行实时统计和分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表定期编制档案统计报表，向上级主管部门和乡领导汇报档案管理工作情况。统计报表应内容完整、数据准确、分析合理，为领导决策提供依据。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理系统建设开发或选用适合本乡档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络安全建设加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.开展档案数字化工作，按照数字化标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等工作。3.进行档案管理系统的选型和建设，确保系统功能满足本乡档案管理工作的实际需求。4.组织档案管理人员进行信息化培训，提高其业务水平和操作技能。5.逐步推进档案信息化系统的应用，实现档案管理工作的信息化转型。九、监督与检查（一）监督检查主体乡档案管理部门负责对全乡档案管理工作进行监督检查，定期对各部门和行政村的档案工作进行指导和考核。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年组织一次全乡档案工作的全面检查，对各部门和行政村的档案管理情况进行实地查看和资料审查。2.不定期抽查根据工作需要，对部分部门和行政村的档案工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，如档案安全专项检查、档案信息化建