档案光盘保管制度

档案光盘保管制度一、总则（一）目的为了加强公司档案光盘的管理，确保档案信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案光盘管理工作中的行为规范。（三）定义1.档案光盘：指存储有公司各类档案信息的光盘介质，包括但不限于纸质档案数字化副本、电子文件原始记录等。2.保管期限：根据档案的重要性和性质，确定档案光盘应保存的时间长度，分为短期、中期和长期。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案光盘由专门的档案管理部门集中保管，确保管理的规范性和一致性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案光盘的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，提供便捷的档案光盘查询和使用服务，满足公司业务需求。二、档案光盘的收集与整理（一）收集范围1.各部门形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件等，应及时进行数字化处理，并刻录成档案光盘。2.公司重大活动、项目产生的文件资料，包括会议纪要、合同协议、技术文档等，必须归档到档案光盘。3.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知等，应收集并整理到档案光盘中。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案光盘的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应符合档案管理的要求，字迹清晰、内容完整、格式规范。3.对于电子文件，应确保其原始性和真实性，不得进行随意修改。（三）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对档案光盘进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.建立档案光盘目录，详细记录光盘的编号、内容、存储位置等信息。三、档案光盘的存储（一）存储环境1.档案光盘应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备空调、除湿机、防虫药品等设备，确保存储环境的稳定。（二）存储方式1.档案光盘应采用专柜存储，每个专柜应标明存放的档案类别和年度。2.光盘应垂直放置在光盘盒中，避免相互挤压和碰撞。3.对于长期保存的档案光盘，应定期进行抽检，检查光盘的存储状况。（三）存储备份1.重要档案光盘应进行备份，备份方式可采用异地存储或光盘复制等方式。2.备份光盘应与原始光盘分开存放，并定期进行核对和更新。3.建立备份光盘的管理制度，确保备份光盘的安全和有效。四、档案光盘的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案光盘，应填写《档案光盘借阅申请表》。2.申请表应注明借阅人姓名及部门、借阅光盘编号及内容、借阅目的、预计归还日期等信息。（二）审批流程1.《档案光盘借阅申请表》由借阅人所在部门负责人签字审批，如涉及机密档案，需经公司保密管理部门审核。2.审批通过后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。（三）借阅期限1.一般档案光盘的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。2.机密档案光盘的借阅期限根据具体情况确定，原则上不得超过[X]个工作日。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管档案光盘，不得擅自转借、复制、涂改或损坏。2.在借阅期间，借阅人应在指定地点使用档案光盘，不得带出公司。3.使用完毕后，借阅人应及时将档案光盘归还档案管理部门，并办理归还手续。五、档案光盘的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案光盘进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织1.公司成立档案光盘鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及专业技术人员组成。2.鉴定小组负责制定鉴定标准和程序，对档案光盘进行逐盘鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案光盘的内容是否真实、完整，是否符合归档要求。2.评估档案光盘的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。3.检查档案光盘的存储状况，是否存在损坏、变质等问题。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案光盘，由档案管理部门填写《档案光盘销毁申请表》。2.申请表应注明销毁光盘的编号、内容、数量等信息，并附上鉴定小组的鉴定意见。3.《档案光盘销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，记录由档案管理部门保存。六、档案光盘的安全管理（一）安全防范措施1.档案库房应安装监控设备，24小时实时监控，监控资料保存期限不少于[X]天。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设备，并定期进行检查和维护。3.档案管理部门应制定安全应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速采取措施，保障档案光盘的安全。（二）人员安全管理1.档案管理人员应经过专业培训，具备档案管理知识和技能，熟悉档案光盘的安全管理要求。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案光盘的内容和信息。3.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）数据安全管理1.对档案光盘中的数据应进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.定期对档案光盘进行数据备份，备份数据应存储在安全的位置，并进行异地存储。3.建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。七、监督与检查（一）监督部门公司设立档案管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成，负责对档案光盘保管制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案光盘的收集、整理、存储、借阅、使用、鉴定与销毁等环节是否符合本制度的要求。2.档案管理部门的工作记录是否完整、准确。3.档案管理人员的操作是否规范，是否存在违规行为。（三）检查频率档案管理监督小组定期对档案光盘保管情况进行检查，每年不少于[X]次。对于重要档案光盘或关键环节，可进行不定期抽查。（四）问题处理1.检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，并跟踪整改情况。2.对于违反本制度的部门和个人，应视情节