建立档案室制度

建立档案室制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.对档案进行科学保管，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司领导决策、各部门工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案室移交应归档的档案。3.配合档案室做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案的查阅、借阅等利用工作，并严格遵守档案利用规定。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案工作纪律和各项规章制度。2.认真履行档案管理职责，熟练掌握档案管理业务技能，做好档案管理的各项工作。3.负责档案的日常管理和维护，及时发现并处理档案管理中出现的问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案，行政公文等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、财务管理、审计报告、统计报表等。4.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等方面的文件材料。5.质量管理类：包括质量体系文件、质量标准、质量检验报告、质量认证文件等。6.安全环保类：包括安全管理制度、安全检查记录、事故处理报告、环保文件等。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收记录等。8.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。9.科研项目类：包括科研项目立项、研究报告、成果鉴定、专利申请等方面的文件材料。10.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.“年度”为档案形成的年份，采用公元纪年，用四位数字表示。3.“类别”按照上述档案分类的顺序，用两位数字表示。4.“流水号”为每类档案的顺序号，用四位数字表示。例如：2023010001，表示2023年行政管理类的第一份档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保各类档案及时、完整地形成。2.档案形成后，承办部门应在规定时间内将档案整理好，并向档案室移交。移交时应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。3.档案室应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理的基本步骤包括：分类、装订、编页、编目、装盒等。3.分类应按照本制度规定的档案分类方法进行，确保档案分类准确、合理。4.装订应使用符合档案保管要求的装订材料，确保档案整齐、牢固。5.编页应在每一页文件材料上编注页码，页码应连续、准确。6.编目应按照档案编号顺序，编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。7.装盒应将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行维护和更新，确保数据的完整性和准确性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的利用（一）利用范围公司档案的利用范围包括：公司内部各部门查阅、借阅档案；公司领导查阅档案；外单位因工作需要查阅公司档案。（二）利用手续1.公司内部各部门查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案名称、目的、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.公司领导查阅档案，可直接到档案室查阅，档案室应做好服务工作。3.外单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅档案名称、目的、时间等信息，经公司分管领导批准后，到档案室办理查阅手续。查阅重要档案，需经公司主要领导批准。（三）利用方式及要求1.查阅档案应在档案室指定地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.外单位查阅档案如需复制，应经公司分管领导批准，档案管理人员应按照规定进行复制，并做好登记工作。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司档案保管期限的划分标准，结合档案的实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经档案鉴定工作小组审核，公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在档案鉴定工作小组的监督下进行，销毁后应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、销毁时间等信息，由档案鉴定工作小组负责人签字确认。（四）销毁方式档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应将形成的电子文件及时收集、整理，并按照档案分类要求进行分类存储。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取。3.电子档案的整理应参照纸质档案的整理方法，建立电子档案目录，注明电子档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。2.电子档案存储设备应标明档案编号、名称、保管期限等信息，便于查找和管理。3.定期对电子档案存储设备进行检查和维护，确保数据的安全。（三）电子档案的利用