档案移交新制度

档案移交新制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案的合法性和规范性。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映公司/组织的各项活动，保持档案的原始性和完整性。3.及时准确原则：档案移交应按照规定的时间和要求进行，确保档案信息的及时传递和准确无误。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议记录、纪要、决议等。3.工作计划、总结、统计报表等。（二）人事档案1.员工的入职登记表、劳动合同、工资表、考勤记录等。2.员工的培训记录、考核评价、奖惩情况等。3.员工的离职手续办理材料等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务申报材料等。3.财务预算、决算资料等。（四）业务档案1.项目合同、协议、招投标文件等。2.业务流程记录、客户资料、市场调研数据等。3.产品研发资料、生产记录、质量检验报告等。（五）其他档案1.公司/组织的荣誉证书、资质证书、商标专利等相关材料。2.公司/组织的大事记、年鉴等。3.其他具有保存价值的文件和资料。三、档案移交的流程（一）移交准备1.移交部门对拟移交的档案进行整理、分类、编号，编制档案移交清单。2.移交部门对档案的完整性、准确性进行自查，确保档案符合移交要求。3.接收部门对档案移交清单进行审核，提出审核意见。（二）移交实施1.移交部门与接收部门按照审核后的档案移交清单进行档案交接，双方在交接清单上签字确认。2.交接过程中，双方应仔细核对档案的数量、内容、载体等，确保档案移交的准确性。3.对于电子档案，移交部门应确保电子档案的格式正确、数据完整，并按照规定的存储介质和方式进行移交。（三）移交后的处理1.接收部门对接收的档案进行登记、入库，并按照档案管理的要求进行妥善保管。2.移交部门应将档案移交清单及相关资料归档保存，以备查阅。3.对于移交过程中发现的问题，移交部门与接收部门应及时协商解决，并做好记录。四、档案移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并向档案管理部门移交。2.档案管理部门应在收到移交档案后的[X]个工作日内完成审核、登记和入库工作。（二）临时移交1.因工作需要，如项目结束、机构调整等，相关部门应在规定的时间内将涉及的档案及时移交档案管理部门。2.临时移交档案的时间要求由公司/组织根据具体情况另行规定。五、档案移交的责任划分（一）移交部门责任1.负责按照本制度的要求对拟移交的档案进行整理、分类、编号，编制档案移交清单。2.确保移交的档案真实、完整、准确，符合国家法律法规和行业标准的要求。3.配合接收部门做好档案移交过程中的各项工作，解答接收部门提出的问题。（二）接收部门责任1.负责对档案移交清单进行审核，提出审核意见。2.按照审核后的档案移交清单接收档案，并对接收的档案进行登记、入库和保管。3.对档案移交过程中发现的问题及时与移交部门沟通协商，共同解决。（三）档案管理部门责任1.负责制定和完善档案移交制度，指导和监督各部门的档案移交工作。2.对各部门移交的档案进行统一管理，确保档案的安全和有效利用。3.定期对档案移交工作进行检查和评估，总结经验教训，不断改进工作。六、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案移交工作进行审计，检查档案移交是否符合规定的流程和要求。2.档案管理部门定期对各部门的档案移交情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合并提供相关资料。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时改进档案移交工作。七、档案移交的保密规定（一）保密责任1.参与档案移交工作的所有人员应严格遵守保密规定，对在工作中知悉的档案信息予以保密。2.移交部门和接收部门应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（二）保密措施1.档案移交过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密处理、限制接触人员等。2.禁止在非保密场所谈论档案移交工作涉及的机密信息。3.对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案移交的信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.公司/组织应建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和移交。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、移交等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）电子档案移交要求1.电子档案应按照规定的格式和标准进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。2.移交电子档案时，应同时移交电子档案的元数据和相关软件，确保电子档案的完整性和真实性。3.接收部门应及时将电子档案导入档案信息管理系统，并进行备份和存储。九、附则（一）