档案原件借还制度

档案原件借还制度一、总则（一）目的为了加强公司档案原件的管理，确保档案原件的安全与完整，规范档案原件的借还行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位借阅公司档案原件的相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则：档案原件是公司重要的信息资产，借还过程中必须确保其安全，严格遵守保密规定，防止信息泄露。2.规范有序原则：明确借还流程和要求，做到有章可循，确保借还工作规范、有序进行。3.限时归还原则：借阅档案原件必须在规定时间内归还，以保证档案原件的正常使用和流转。二、档案原件的界定（一）定义本制度所称档案原件，是指公司在各项业务活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的原始记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（二）范围1.公司设立以来形成的各类档案，涵盖行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、生产运营等各个领域。2.具有重要历史意义和参考价值的特定时期档案。3.涉及公司重大决策、重要项目、关键业务环节的档案。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.公司内部各部门因工作需要借阅档案原件时，应由借阅人填写《档案原件借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.外部单位借阅公司档案原件，需提前向公司提交书面申请，说明借阅目的、范围、期限等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.内部借阅申请：部门负责人对本部门人员的借阅申请进行审核，签署意见后提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，对借阅必要性和可行性进行评估，报分管领导审批。分管领导审批通过后，档案管理部门方可办理借阅手续。2.外部单位借阅申请：档案管理部门收到外部单位借阅申请后，进行初步审核，对于符合借阅条件的申请，提交至公司主管领导审批。公司主管领导审批同意后，档案管理部门与外部单位签订《档案原件借阅协议》，明确双方权利义务，方可办理借阅手续。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.内部借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.外部单位借阅期限根据具体情况由双方协商确定，但最长不超过[X]个工作日。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前，将档案原件完整无损地归还至档案管理部门。2.档案管理部门在接收归还的档案原件时，应进行认真核对，检查档案是否齐全、完整，有无损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因，采取相应措施。五、借阅期间的保管责任（一）借阅人责任1.借阅人在借阅期间应妥善保管档案原件，不得擅自转借、复制、涂改、污损、丢失档案原件。2.借阅人应按照档案管理部门的要求，在指定地点使用档案原件，不得将档案原件带出公司或转借他人使用。3.如因工作需要对档案原件进行摘录、复印等操作，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定进行登记。摘录、复印的内容不得超出工作所需范围，且不得泄露档案机密信息。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门应定期对借阅档案原件的情况进行跟踪检查，确保借阅人遵守本制度规定。2.如发现借阅人有违反本制度的行为，档案管理部门应及时制止，并采取相应措施，如收回档案原件、追究责任等。3.档案管理部门应做好档案原件借还过程中的记录工作，包括借阅时间、归还时间、借阅人信息、档案名称及数量等，以便进行统计和查询。六、特殊情况处理（一）档案原件损坏或丢失1.借阅人在借阅期间发现档案原件损坏或丢失，应立即向档案管理部门报告，并采取措施防止损失扩大。2.档案管理部门接到报告后，应及时进行调查核实，查明原因。如因借阅人保管不善导致档案原件损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿标准按照档案原件的价值及修复费用等综合确定。3.如因不可抗力等特殊原因导致档案原件损坏或丢失，档案管理部门应及时向上级主管部门报告，并采取补救措施，尽量减少损失。（二）紧急借阅需求1.如遇紧急工作需要，无法按照正常审批流程借阅档案原件时，借阅人可向档案管理部门说明情况，档案管理部门应在确保档案安全的前提下，优先满足借阅需求，并及时补办审批手续。2.紧急借阅后，借阅人应在最短时间内归还档案原件，并在归还后向档案管理部门提交书面说明，解释紧急借阅的原因及归还情况。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案原件借还制度的执行情况进行审计检查，重点检查借阅审批流程是否规范、借阅期限是否合规、档案保管是否妥善等。2.档案管理部门应定期对档案原件借还情况进行自查，及时发现问题并进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等对公司档案原件管理工作的监督检查，积极配合并提供相关资料。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时完善档案原件借还制度，加强档案管理工作。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自借阅档案原件。2.超出审批范围借阅档案原件。3.未按时归还档案原件。4.擅自转借、复制、涂改、污损、丢失档案原件。5.违反保密规定，泄露档案机密信息。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的内部人员，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的内部人员，除给予警告处分外，视情节轻重给予扣发绩效奖金、降职、撤职等处理。3.对于外部单位违规借阅档案原件的行为，公司有权按照《档案原件借阅协议》的约定，追究其违约责任，如要求赔偿经济损失、解除合作关系等。4.如因违规行为给公司造成重大损失或不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责