高校档案交接制度

高校档案交接制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，确保档案交接工作的规范、有序进行，维护档案的完整与安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位之间档案交接的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接过程中应确保档案内容真实、准确，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：交接的档案应齐全完整，包括文件材料、图表、数据等各种形式的资料。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案交接，确保交接工作的规范化、标准化。4.责任明确原则：明确交接双方的责任，确保档案交接过程中出现的问题能够及时追溯和处理。二、档案交接的组织与职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案交接制度，并组织实施。2.对全校档案交接工作进行指导、监督和检查。3.负责接收和保管全校各部门、各单位移交的档案，并进行整理、编目、上架等工作。4.定期对档案交接工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。（二）移交部门职责1.负责本部门档案的整理、立卷和归档工作，确保档案质量符合要求。2.按照档案交接制度的规定，按时向档案管理部门移交档案，并填写档案移交清单。3.协助档案管理部门做好档案交接过程中的相关工作，如提供档案信息、解答疑问等。（三）接收部门职责1.负责接收移交部门移交的档案，并对档案进行认真核对和检查。2.对接收的档案进行妥善保管，确保档案安全。3.在档案交接过程中发现问题及时与移交部门沟通解决，并做好记录。三、档案交接的范围与内容（一）交接范围1.本校在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与本校有关的文件材料。3.本校与外单位签订的合同、协议等文件材料。4.本校人员的人事档案、学生档案等。（二）交接内容1.纸质档案：包括文件、报告、报表、证书、图纸等。2.电子档案：包括电子文件、数据库、图像、音频、视频等。3.实物档案：包括印章、奖杯、奖牌、证书等。四、档案交接的程序（一）准备阶段1.移交部门对拟移交的档案进行整理、立卷和编目，确保档案的完整性和规范性。2.填写档案移交清单，详细列出档案的名称、数量、保管期限等信息。3.准备好档案交接所需的相关材料，如档案目录、检索工具等。（二）交接阶段1.移交部门与接收部门共同确定档案交接的时间、地点和方式。2.移交部门按照档案移交清单，向接收部门逐件移交档案，并由双方经办人员在清单上签字确认。3.对电子档案和实物档案的交接，应采取相应的技术手段和措施，确保交接数据的准确性和完整性。4.在档案交接过程中，如发现档案存在问题，应及时记录并协商解决。（三）验收阶段1.接收部门对接收的档案进行认真核对和检查，重点检查档案的完整性、准确性、规范性等。2.对验收合格的档案，接收部门应在档案移交清单上签字盖章，并办理交接手续。3.对验收不合格的档案，接收部门应及时向移交部门反馈问题，并要求移交部门限期整改。（四）归档阶段1.档案管理部门对接收的档案进行整理、编目、上架等工作，按照档案管理的要求进行归档。2.将档案移交清单等相关材料存入档案管理部门的档案库，作为档案交接的凭证。五、档案交接的期限与频率（一）交接期限1.本校各部门、各单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[具体时间]内及时移交。（二）交接频率1.一般情况下，档案交接每年进行一次。2.如有特殊情况，可根据实际需要增加交接频率。六、档案交接的监督与检查（一）监督机制1.学校设立档案交接监督小组，由档案管理部门负责人、纪检监察部门人员等组成，负责对档案交接工作进行监督。2.监督小组应定期对档案交接工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案交接制度的执行情况，包括交接程序、交接期限、交接频率等。2.档案的完整性、准确性、规范性等质量情况。3.交接双方的责任落实情况，是否存在推诿扯皮等现象。（三）问题处理1.对在档案交接监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对整改不力的部门，应进行通报批评，并追究相关人员的责任。七．档案交接的信息化管理（一）建立档案交接信息系统1.利用信息技术手段，建立档案交接信息系统，实现档案交接过程的信息化管理。2.档案交接信息系统应具备档案移交清单录入、查询、统计、打印等功能，方便交接双方和档案管理部门进行操作和管理。（二）电子档案交接1.采用加密传输、数字签名等技术手段，确保电子档案在交接过程中的安全性和完整性。2.电子档案交接应遵循相关的电子文件管理标准和规范，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）信息共享与利用1.通过档案交接信息系统，实现档案信息的共享与利用，方便学校各部门、各单位查询和使用档案。2.档案管理部门应定期对档案交接信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。八、档案交接的保密与安全（一）保密要求1.交接双方应对档案内容严格保密，不得泄露档案中的机密信息。2.在档案交接过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行密封、限制接触人员等。（二）安全保障1.确保档案交接过程中的安全，防止档案丢失、损坏、被盗等情况发生。2.对档案交接场所进行安全管理，配备必要的安全设施和设备，如监控摄像头、防火防盗设备等。（三）责任追究1.对违反档案交接保密与安全规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。2.因档案交接过程中的安全问题给学校造成损失的，应依法要求责任方承担赔偿责任。九、档案交接的培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应定期组织档案交接相关知识的培训，提高交接双方人员的业务水平和责任意识。2.培训内容应包括档案管理法律法规、档案交接制度、档案整理与编目等方面的知识。（二）宣传工作1.通过学校内部网站、宣传栏等渠道，宣传档案交接制度的