档案安全清点制度

档案安全清点制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，特制定本档案安全清点制度。本制度旨在规范档案清点工作流程，明确责任，及时发现和解决档案管理中存在的问题，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生，为公司各项工作的顺利开展提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案清点工作应如实反映档案的实际情况，确保清点数据的真实性和准确性。2.全面性原则：对公司所有档案进行全面清点，涵盖档案的各个门类、载体和保管期限，不得遗漏。3.及时性原则：定期开展档案清点工作，及时发现和处理档案管理中的问题，确保档案安全。4.责任明确原则：明确档案清点工作各环节的责任人员，做到责任到人，确保清点工作有序进行。二、档案清点组织与人员职责（一）档案清点工作领导小组成立以公司分管领导为组长，各相关部门负责人为成员的档案清点工作领导小组。领导小组负责统筹协调档案清点工作，制定工作方案，解决工作中出现的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定档案清点计划和具体实施方案，明确清点的范围、方法、步骤和时间安排。2.组织档案管理人员进行培训，使其熟悉档案清点的流程和要求。3.具体实施档案清点工作，对清点结果进行记录、整理和分析，形成清点报告。4.根据清点结果，提出整改措施和建议，跟踪整改落实情况。（三）各部门职责1.负责本部门档案的自查工作，按照档案管理部门的要求，组织本部门人员对档案进行全面清点，并将清点结果及时上报档案管理部门。2.配合档案管理部门开展档案的集中清点工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门档案管理中存在的问题进行整改，并将整改情况及时反馈档案管理部门。（四）档案清点人员职责1.严格按照档案清点制度和操作规程进行清点工作，确保清点工作的准确性和规范性。2.认真记录档案的数量、状况、存放位置等信息，对发现的问题及时报告。3.保守档案秘密，不得擅自泄露档案内容和清点工作情况。三、档案清点周期与方式（一）清点周期1.定期清点：每年[具体月份]开展一次全面的档案清点工作，确保档案管理的全年安全。2.不定期清点：根据公司实际情况，如发生档案管理机构变动、档案库房搬迁、重大灾害等情况，及时组织进行档案清点。（二）清点方式1.逐卷清点：对纸质档案逐卷进行清点，核对档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等信息，检查档案的完整性和准确性。2.机读清点：对于电子档案，通过档案管理系统进行机读清点，核对电子档案的目录信息、存储位置、文件格式等，确保电子档案与系统记录一致。3.实地查看：到档案库房实地查看档案的存放情况，检查档案的排列顺序、存放环境等是否符合要求，有无档案损坏、霉变、虫蛀等现象。四、档案清点内容与要求（一）档案数量清点1.核对档案的实际数量与档案目录登记数量是否一致，确保档案无丢失。2.检查档案的成套性，对于有编号顺序的档案，核对编号是否连续，有无缺号、重号现象。（二）档案质量检查1.检查档案的字迹是否清晰、工整，有无褪色、模糊、破损等情况。2.核对档案的题名、日期、责任者等信息是否准确无误，有无涂改、伪造等问题。3.检查档案的装订是否牢固，有无散页、掉页现象。（三）档案存放位置核对1.核实档案的存放位置是否与档案目录登记一致，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.检查档案库房的布局是否合理，档案架、柜的标识是否清晰，便于快速定位档案。（四）电子档案清点1.检查电子档案的存储介质是否完好，有无损坏、丢失等情况。2.核对电子档案的元数据信息是否完整、准确，与纸质档案的对应关系是否一致。3.检查电子档案的备份情况，备份数据是否完整、可恢复，备份存储介质的存放是否安全。五、档案清点工作流程（一）准备阶段1.档案管理部门制定档案清点计划，明确清点的范围、方法、步骤和时间安排，并通知各部门。2.准备档案清点所需的工具和表格，如档案清点清单、档案状况检查表等，并组织档案管理人员进行培训。3.各部门按照档案清点计划，组织本部门人员对档案进行初步整理，确保档案的分类、编号、装订等符合要求。（二）实施阶段1.档案管理部门组织档案管理人员按照清点方式进行档案清点工作。2.逐卷（件）核对档案的数量、质量、存放位置等信息，在档案清点清单上详细记录清点结果。3.对于发现的问题，如档案缺失、损坏、信息错误等，及时进行标记，并记录问题的详细情况。（三）汇总阶段1.档案管理人员将各自负责清点的档案信息进行汇总，形成档案清点汇总表。2.对档案清点汇总表进行审核，确保数据的准确性和完整性。3.分析档案清点结果，统计档案存在的问题类型和数量，形成档案清点报告初稿。（四）报告阶段1.档案管理部门根据审核后的档案清点汇总表和分析结果，撰写档案清点报告。2.档案清点报告内容包括清点工作的基本情况、清点结果、存在的问题及原因分析、整改措施和建议等。3.将档案清点报告提交档案清点工作领导小组审核，经批准后印发各部门。（五）整改阶段1.各部门根据档案清点报告中提出的问题，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。2.档案管理部门负责跟踪各部门的整改落实情况，对整改效果进行检查和评估。3.对于整改不到位的部门，及时进行督促和指导，确保档案管理问题得到彻底解决。六、档案清点结果处理（一）档案缺失处理1.对于在清点过程中发现的档案缺失情况，档案管理部门应立即组织调查，查明原因。2.如因保管不善、人员变动等原因导致档案丢失，应追究相关责任人的责任，并采取措施进行补救，如查找档案的复印件、重新收集相关资料等。3.如因档案移交、借阅等手续不全导致档案去向不明，应及时补办相关手续，确保档案的流向清晰。（二）档案损坏处理1.对于发现的档案损坏情况，根据损坏程度进行分类处理。2.对于轻微损坏的档案，如字迹褪色、页面污损等，应及时进行修复，确保档案的可读性。3.对于严重损坏的档案，如纸张破损、装订脱落等，应进行重新整理和修复，必要时进行数字化处理，以保证档案的完整性和可利用性。4.分析档案损坏的原因，如保管环境不佳、使用频繁等，采取相应的防范措施，避免类似问题再次发生。（三）档案信息错误处理1.对于档案信息错误的情况，如题名错误、日期错误、责任者错误等，应及时进行更正。2.在档案管理系统中修改相关信息，并在纸质档案上进行相应的标注，确保档案信息的一致性。3.对导致档案信息错误的原因进行分析，如录入失误、审核不严等，加强档案信息录入和审核环节的管理，防止信息错误再次出现。七、档案清点工作监督与考核（一）监督机制1.档案清点工作领导小组负责对档案清点工作进行全程监督，确保清点工作按照制度要求和工作流程进行。2.定期对档案清点工作的进展情况进行检查，及时发现和解决工作中存在的问题。3.设立档案清点工作监督举报电话和邮箱，接受公司员工对档案清点工作的监督和举报。（二）考核办法1.将档案清点工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门和各部门在档案清点工作中的表现进行考核。