档案基本业务制度

档案基本业务制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面涵盖公司各项业务活动，保证档案资料的完整性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，满足公司各项工作的需要。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和鉴定公司档案。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。4.组织开展档案的查阅、借阅、利用等工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。5.指导、监督和检查公司各部门的档案工作，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。6.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交应归档的档案资料。4.积极配合综合管理部门开展档案的查阅、借阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案工作的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案整理规范、有序。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏丢失。4.建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，确保档案的安全。7.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。8.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、变更登记申请书等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、项目计划、工作报告、财务报表、审计报告等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如会议纪要、通知、请示、批复、规章制度等。4.公司党群工作中形成的文件材料,如党组织建设、党员管理、群团活动等方面的文件。5.公司员工人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训记录、奖惩记录等。6.公司资产设备档案，包括设备采购合同、设备清单、设备说明书、设备维护记录、设备报废申请等。7.公司产品研发档案，包括产品设计方案、技术图纸、实验报告、测试记录、知识产权文件等。8.公司市场营销档案,包括市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同等。9.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的及时收集和整理。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性和真实性。3.对于重要文件材料，应实行双套制或多套制保存，以防丢失或损坏。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理归档，并移交综合管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，文件材料齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，编制档案目录一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。3.归档的档案应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交时间等信息，交接双方签字确认。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等核心文件，涉及公司重大权益、重要资产的文件，以及具有历史查考价值的文件等。3.长期保管的档案期限为15年至50年，主要包括公司各项业务活动中形成的重要文件，如合同协议、项目计划、工作报告等，以及行政管理活动中形成的重要文件等。4.短期保管的档案期限为5年至15年，主要包括一般性的文件材料，如日常工作中的通知、请示、批复等。（四）保管措施1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况等进行详细记录，做到账物相符。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并向上级领导报告。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或查阅申请函，经公司分管领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅。3.涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，未经公司主要领导批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人或公司分管领导批准后，交综合管理部门。3.综合管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案，并安排专人负责查阅过程的监督和指导。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还综合管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，未经公司主要领导批准，不得借阅。（四）借阅程序1.借阅申请人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、借阅目的、借阅时间等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人或公司分管领导批准后，交综合管理部门。3.综合管理部门根据借阅申请表，提供相应的档案，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如逾期未还，应及时办理续借手续。如因特殊原因不能按时归还，应提前向综合管理部门说明情况，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等特征，结合公司的实际情况，确定档案的保管期限和销毁范围。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁。对保管期限未满但已失去利用价值的档案，经档案鉴定工作小组鉴定后，也可予以销毁。3.对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应按照国家有关法律法规和公司保密制度的规定进行保管，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公司档案进行清查盘点，确定需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限和销毁范围。3.档案鉴定工作小组编制档案鉴定报告，注明鉴定的档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并报公司分管领导审批。4.经公司分管领导批准后，档案鉴定工作小组组织实施档案销毁工作。（四）销毁程序1.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并报公司分管领导批准。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁后，应在档案销毁申请表上签字确认，并将档案销毁情况记录在档案销毁台账上。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2..档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案