档案查询调取制度

档案查询调取制度一、总则（一）目的为规范公司/组织档案的查询与调取工作，确保档案信息的安全与合理使用，保障公司/组织及相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及所有涉及档案查询与调取工作的人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案查询调取工作合法合规。2.安全保密原则：保护档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，对涉及机密、敏感的档案严格保密。3.权限明确原则：明确不同人员和部门对档案查询调取的权限范围，杜绝越权操作。4.规范流程原则：制定统一、规范的档案查询调取流程，确保工作有序进行。二、档案定义与分类（一）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、会议纪要、技术资料、人事档案等。（二）档案分类1.行政档案：涵盖公司/组织的行政管理文件、规章制度、会议记录、工作计划与总结等。2.业务档案：与公司/组织具体业务相关的档案，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。3.财务档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.人事档案：员工个人的基本信息、工作经历、培训记录、绩效考核、薪酬福利等相关资料。5.其他档案：如法务档案、技术研发档案、企业文化建设档案等。三、档案查询（一）查询主体1.公司/组织内部人员因工作需要，各部门员工可申请查询与其工作职责相关的档案。上级主管部门有权查询下属部门的相关档案，以进行工作指导、监督和决策。2.外部机构或个人司法机关、行政机关等依法依规履行职责，需要查询公司/组织档案的，应按照法定程序提出申请。因业务合作、审计、评估等正当理由，经公司/组织批准，外部合作机构或相关人员可在授权范围内查询特定档案。（二）查询申请1.内部人员申请填写《档案查询申请表》，详细说明查询目的、所需档案的具体内容或范围、查询时间等信息。经所在部门负责人审核签字，确认申请查询的必要性和合理性。2.外部机构或个人申请提交正式的查询申请函，注明查询机构或个人的名称、联系方式、查询事由、所需档案清单等。附上相关证明文件，如司法机关的协助查询通知书、行政机关的调查令、业务合作协议等。（三）查询审批1.内部申请审批申请表提交至档案管理部门后，档案管理人员进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，申请查询的档案是否属于其权限范围。对于涉及重要、敏感档案或跨部门查询的申请，需提交公司/组织分管领导审批。审批通过后，档案管理部门方可受理查询申请。2.外部申请审批档案管理部门收到外部机构或个人的查询申请函及相关证明文件后，进行严格审核。对于符合法律法规要求且查询事由合理的申请，报公司/组织法定代表人或主要负责人审批。审批同意后，方可安排查询工作，并告知外部申请方查询的时间、地点、方式等相关事宜。（四）查询方式1.现场查询：申请人可在档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的监督下查阅所需档案。档案管理人员应提供必要的协助，确保查询工作顺利进行。2.复制查询：对于申请人需要复制的档案内容，档案管理人员应按照规定的程序进行复印、扫描等操作，并确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“与原件核对无误”字样。3.电子查询：对于已实现电子化管理的档案，经审批同意后，申请人可通过公司/组织内部的档案管理系统进行在线查询。档案管理部门应设置相应的权限和安全措施，保障电子档案查询的安全与准确。（五）查询记录1.档案管理部门应对每一次档案查询进行详细记录，包括查询申请人的姓名/名称、查询时间、查询内容、查询方式、审批情况等信息。2.查询记录应妥善保存，保存期限按照公司/组织档案管理制度的规定执行。查询记录作为档案管理工作的重要资料，可用于追溯查询行为、监督档案使用情况以及应对可能出现的问题。四、档案调取（一）调取主体档案调取原则上仅限公司/组织内部因工作需要且经严格审批的人员。特殊情况下，外部机构或个人如需调取档案，必须按照法定程序办理相关手续，并经公司/组织批准。（二）调取申请1.内部人员申请填写《档案调取申请表》，除详细说明调取目的、所需档案清单、调取时间外，还需注明档案的使用期限、归还方式及预期用途等。经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司/组织分管领导依次审核签字，确保调取申请的必要性、合理性及安全性。2.外部机构或个人申请提交正式的调取申请函，明确调取机构或个人的详细信息、调取事由、所需档案清单、调取期限、归还方式及保密承诺等内容。附上充分的证明文件，如司法机关的调取令、行政机关的正式公文、具有法律效力的合作协议等，以证明调取的合法性和正当性。（三）调取审批1.内部申请审批申请表提交至档案管理部门后，档案管理人员进行全面审核，重点审查申请信息的完整性、准确性以及与档案管理规定的相符性。对于涉及重要、核心档案或可能对公司/组织产生重大影响的调取申请，需提交公司/组织主要负责人审批。审批通过后，档案管理部门方可办理档案调取手续。2.外部申请审批档案管理部门收到外部机构或个人的调取申请函及相关证明文件后，进行严格细致的审核。对于符合法律法规要求且调取事由充分合理的申请，报公司/组织法定代表人审批。审批同意后，方可安排档案调取工作，并与外部申请方签订详细的档案调取协议，明确双方的权利义务、档案保管责任、保密要求及违约责任等事项。（四）调取流程1.档案准备档案管理部门根据审批通过的调取申请，确定所需调取的档案清单，并对档案进行整理、核对，确保档案的完整性和准确性。将拟调取的档案进行妥善包装，防止在运输过程中损坏或丢失。对于重要、机密档案，应采取加密存储、专人护送等特殊保护措施。2.交接手续在档案调出前，档案管理人员与调取人共同办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，详细记录档案的名称、数量、版本、状态等信息。交接双方应在《档案交接清单》上签字确认，明确双方的责任。档案管理人员需向调取人告知档案的保管要求、使用期限、归还时间及注意事项等。3.运输与保管内部调取人负责将调取的档案安全运输至使用地点，并按照规定的保管要求进行妥善保管。在档案使用期间，应确保档案的安全，防止档案被篡改、泄露或丢失。对于外部机构或个人调取的档案，公司/组织可根据实际情况要求其提供必要的档案保管条件证明，或安排专人进行跟踪监督，确保档案在调取期间得到妥善保管。（五）归还与核销1.归还要求调取人应在规定的使用期限届满后及时归还调取的档案。如需延长使用期限，应提前向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。归还的档案应保持原始状态，不得有任何涂改、损坏或丢失。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时要求调取人说明情况并采取相应措施。2.核销手续档案归还后，档案管理人员与调取人再次办理档案交接手续，在《档案交接清单》上注明档案已归还，并双方签字确认。档案管理部门对已归还的档案进行核销登记，更新档案管理系统中的相关信息，确保档案状态准确无误。同时，对档案调取过程中的相关记录进行整理归档，以备后续查阅。五、档案安全与保密（一）安全保障措施1.档案存储安全档案管理部门应配备安全可靠的档案存储设施，如专用档案库房、文件柜、存储服务器等，并确保其具备防火、防潮、防虫、防盗及防磁等功能。定期对档案存储设施进行检查、维护和更新，确保其性能良好，能够有效保护档案的安全。2.电子档案安全对于电子档案，应采取加密存储、访问控制、数据备份及灾难恢复等安全措施，防止电子档案被非法获取、篡改或丢失。建立健全电子档案的管理制度，规范电子档案的创建、存储、传输、使用及销毁等流程，确保电子档案的安全性和完整性。3.人员安全管理加强对档案管理部门工作人员的安全意识培训，提高其安全防范能力，防止因人员疏忽或违规操作导致档案安全事故。严格限制档案管理部门工作人员的访问权限，明确其工作职责和操作范围，避免无关人员接触档案信息。（二）保密措施1.保密制度建设制定完善的档案保密制度，明确档案保密工作的责任主体、保密范围、保密措施及违规处理办法等内容。对涉及机密、敏感的档案进行分类标识，并采取相应的保密措施，如限制查阅人员范围、设置专门的查阅场所、实行双人查阅制度等。2.人员保密管理与档案管理部门工作人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。对接触重要档案的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。加强对档案管理部门工作人员的保密教育和培训，定期组织保密知识考核，提高其保密技能和防范意识。3.保密监督与检查建立档案保密监督检查机制，定期对档案保密工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。对违反档案保密制度的行为进行严肃处理，依法追究相关人员的责任。同时，采取措施防止类似问题再次发生，确保档案信息的安全保密。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权查询或调取档案：未按照本制度规定的申请、审批程序，擅自查询或调取公司/组织档案的行为。2.越权查询或调取档案：超越规定的权限范围，查询或调取不属于其工作职责或审批范围内档案的行为。3.泄露档案信息：将档案信息泄露给无关人员或违反保密规定，导致档案信息被公开、传播或利用的行为。4.篡改、伪造档案：对档案内容进行篡改、伪造，以达到不正当目的的行为。5.未按规定归还或保管档案：未在规定期限内归还调取的档案，或在档案保管期间未按照要求妥善保管，导致档案损坏、丢失或信息泄露的行为。（二）处理措施1.内部警告与批评：对于情节较轻的违规行为，给予违规人员内部警告，责令其作出书面检讨，并在公司/组织内部进行通报批评。2.经济处罚：根据违规行为的严重程度和造成的损失，对违规人员给予相应的经济处罚，如扣发奖金、工资等。3.行政处分：对于情节较为严重的违规行为，给予违规人员行政处分，如降职、撤职、辞退等。4.法律责任追究：对于违反法律法规的违规行为，依法追究相关人员的法律责任，如承担民事赔偿责任、接受行政处罚或刑事处罚等。（三）申诉与复查1.违规人员如对处理结果不服，可在规定期限内向公司/组织提出申诉。申诉应提交书面申请，说明申诉理由和事实依据。2.公司/组织收到申诉申请后，应及时进行复查。复查工作由专门的部门或人员负责，对违规行为的事实、证据及处理结果进行全面审查。3.复查结果应及时通知申诉人。如复查后维持原处理结果，申诉人应接受处理；如复查后发