档案文件管理制度

档案文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文件管理，确保档案文件的完整性、准确性和安全性，提高档案文件的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案文件的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案文件由综合管理部门集中统一管理，确保档案文件的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据档案文件的来源、内容、形式等因素进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案文件的安全保密，防止档案文件的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案文件的利用需求，提供便捷的利用服务。二、档案文件管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案文件管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案文件的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责对公司各部门档案文件管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案文件管理设施设备的配备、维护和管理。5.负责档案文件信息化建设，推进档案文件数字化管理。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.负责建立本部门档案文件管理台账，记录档案文件的形成、保管和利用情况。3.负责配合综合管理部门做好档案文件的鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案文件的安全保密工作，确保档案文件的安全。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案文件管理的法律法规和公司档案文件管理制度。2.负责档案文件的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、借阅、利用等。3.负责档案文件的信息化管理工作，确保档案文件信息的准确、完整和安全。4.负责对档案文件进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案文件的鉴定和销毁工作，确保档案文件的真实性和完整性。三、档案文件的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、章程、纪要等文件。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司的财务档案、审计档案、统计档案等。5.公司的工程档案、设备档案、科研档案等。6.其他具有保存价值的档案文件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案文件的收集工作，确保档案文件的及时、完整收集。2.档案文件的收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏、篡改或伪造档案文件。3.对于重要的档案文件，应及时进行备份，确保档案文件的安全。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案文件的管理效率。（四）整理方法1.分类：根据档案文件的来源、内容、形式等因素进行分类，如分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类等。2.编号：对每一类档案文件进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案文件目录，包括档案文件的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案文件进行装订，确保档案文件的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。四、档案文件的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案文件整理归档，并移交综合管理部门。2.对于重要的档案文件或紧急事项形成的档案文件，应及时归档。（二）归档要求1.归档的档案文件应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目完整、装订整齐。2.归档的档案文件应编制移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案文件的编号、名称、数量、日期等信息。3.综合管理部门应及时对归档的档案文件进行审核，发现问题及时通知相关部门进行整改。（三）保管期限1.档案文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案文件包括公司的重要规章制度、年度总结、财务决算、审计报告、重大合同协议等。3.长期保管的档案文件包括公司的一般性规章制度、年度计划、统计报表、人事档案等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案文件包括公司的临时性文件、一般性业务文件等，保管期限为1年至10年。（四）保管方式1.纸质档案文件应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.电子档案文件应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于重要的档案文件，应采用多种保管方式，如纸质档案与电子档案同时保存，以确保档案文件的安全。（五）保管期限的鉴定与调整1.综合管理部门应定期对档案文件的保管期限进行鉴定，根据档案文件的实际价值和利用情况，确定档案文件的保管期限是否需要调整。2.档案文件保管期限的鉴定应成立专门的鉴定小组，由综合管理部门、相关业务部门和档案管理人员组成。鉴定小组应按照国家有关规定和公司档案文件管理制度，对档案文件进行认真审查和分析，提出鉴定意见。3.经鉴定需要调整保管期限的档案文件，应及时进行调整，并在档案文件目录和相关系统中进行标注。五、档案文件的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案文件。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案文件，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的地点查阅档案文件。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：员工因工作需要借阅档案文件，应填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人、借阅内容、预计归还日期等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制：员工如需复制档案文件，应填写复制申请表，注明复制日期、复制人、复制内容等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案文件应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用审批1.公司内部员工查阅、借阅档案文件，由所在部门负责人审批。2.公司外部单位查阅、借阅公司档案文件，应经公司分管领导审批，并按照国家有关规定签订保密协议。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案文件利用登记制度，对档案文件的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用日期、利用人、利用内容、利用方式、审批情况、归还日期等信息。（五）利用监督1.档案管理部门应加强对档案文件利用情况的监督检查，确保档案文件的安全和合理利用。2.对于违反档案文件管理制度，擅自查阅、借阅、复制档案文件或泄露档案文件内容的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、档案文件的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.档案文件的鉴定工作由综合管理部门负责组织，成立专门的鉴定小组。鉴定小组由综合管理部门、相关业务部门和档案管理人员组成。2.鉴定小组应按照国家有关规定和公司档案文件管理制度，对档案文件进行认真审查和分析，确定档案文件的存毁价值。（二）鉴定标准1.鉴定档案文件的存毁价值，应根据档案文件的内容、来源、时间、形式等因素进行综合判断。2.对于已失去保存价值的档案文件，应予以销毁；对于仍有保存价值的档案文件，应继续保管。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案文件，应编制销毁清单，注明档案文件的编号、名称、数量、日期等信息。2.销毁清单应经鉴定小组组长审核签字，并报公司分管领导审批。3.档案文件的销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案文件应在档案文件目录和相关系统中进行注销，并将销毁清单归档保存。七、档案文件的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案文件管理信息系统，实现档案文件的电子化管理，提高档案文件的管理效率和利用水平。2.利用信息化技术，对档案文件进行分类、编号、编目、存储、检索、利用等管理，实现档案文件管理的自动化和智能化。（二）信息化建设内容1.档案文件数字化：对纸质档案文件进行数字化处理，将其转化为电子文件，存储在档案文件管理信息系统中。数字化处理应确保电子文件与纸质文件一致，并符合国家有关标准和规范。2.档案文件管理信息系统建设：建立档案文件管理信息系统，包括档案文件录入、存储、检索、利用、统计等功能模块。档案文件管理信息系统应具备安全可靠、操作简便、功能完善等特点，满足公司档案文件管理的需要。3.数据备份与恢复：建立档案文件管理信息系统数据备份与恢复机制，定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。数据备份应采用全量备份和增量备份相结合的方式，确保数据的完整性和安全性。同时，应定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握