安全档案制度

安全档案制度一、总则（一）目的为加强公司安全管理，规范安全档案工作，确保安全管理工作有章可循、有据可查，有效预防和减少安全事故，保障公司员工生命财产安全和公司正常运营，特制定本安全档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门、车间、班组及相关人员在安全管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：安全档案应如实反映公司安全管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖安全管理工作的各个方面，包括但不限于安全规划、制度建设、教育培训、检查整改、事故处理等，保证档案资料的全面完整。3.规范性原则：档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的标准化、科学化。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、安全敏感信息等的安全档案，应严格保密，防止信息泄露。二、安全档案的分类与编号（一）分类1.安全管理文件类：包括国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范、公司安全管理制度、操作规程、应急预案等。2.安全规划与计划类：公司年度安全工作计划、安全目标责任书、安全专项规划等。3.安全教育培训类：员工安全培训记录、培训教材、考试试卷、培训效果评估等。4.安全检查与隐患排查类：安全检查表、隐患排查记录、整改通知书、整改报告等。5.安全设施与设备类：安全设施设计资料、设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。6.职业健康管理类：员工职业健康档案、职业病危害因素检测报告、防护用品发放记录等。7.事故管理类：事故报告、事故调查处理文件、事故统计分析资料等。8.其他安全相关类：安全会议记录、安全活动记录、安全奖励与处罚记录等。（二）编号安全档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。年份为档案形成年份的后两位数字，类别代码按照上述分类分别用两位字母表示（如：AG安全管理文件类），流水号为该类别档案的顺序号。例如：23AG001，表示2023年形成的第一份安全管理文件类档案。三、安全档案的收集与整理（一）收集1.各部门、车间、班组应指定专人负责安全档案资料的收集工作，确保本部门安全管理活动中产生的各类文件、记录等及时、准确地收集齐全。2.安全管理部门定期对各部门的安全档案收集情况进行检查和指导，对于重要的安全文件和记录，应及时督促相关部门进行收集。3.外部获取的与安全管理相关的文件、资料，如法律法规更新文件、行业动态信息等，由安全管理部门统一收集，并及时传递给相关部门。（二）整理1.收集到的安全档案资料应按照分类标准进行初步分类，去除重复、无效的文件。2.对每份档案资料进行编号、标注日期、填写文件标题、注明来源等基本信息，并确保字迹清晰、内容完整。3.对于纸张较大或较多的文件，应进行折叠或裁剪，使其规格统一，便于装订和保管。4.电子文档应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，确保文件的可读性和可检索性。四、安全档案的归档与保管（一）归档1.整理好的安全档案资料应定期归档，归档时间为每季度末。各部门应在规定时间内将本季度收集整理好的安全档案移交至安全管理部门。2.安全管理部门按照档案分类标准，对各部门移交的档案进行进一步审核和整理，确保归档档案的质量。审核无误后，将档案存入专门的档案柜或电子存储设备中，并建立相应的档案目录。3.对于跨年度的安全档案，应在次年归档时进行集中整理和归档，确保档案的连续性和完整性。（二）保管1.安全档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，确保档案的安全保存。2.档案柜应按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。同时，应在档案柜上标明档案类别和存放范围。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。备份存储地点应与主存储地点分开，以防意外事故导致数据丢失。4.安全管理部门应指定专人负责档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.档案保管期限应根据相关法律法规和公司实际情况确定。一般来说，安全管理文件类、安全规划与计划类、事故管理类等档案应长期保存；安全教育培训类、安全检查与隐患排查类、安全设施与设备类、职业健康管理类等档案保存期限不少于[X]年；其他安全相关类档案保存期限不少于[X]年。期满后，经安全管理部门审核批准，方可进行销毁处理。五、安全档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全档案时，应填写《安全档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门办理查阅手续。2.安全管理部门档案管理人员应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应档案资料，并做好查阅记录，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅安全档案的，应填写《安全档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和安全管理部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据申请表的审批情况，办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并要求借阅人员在《安全档案借阅登记薄》上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复印、传播、泄露档案内容。如需复印档案资料，应另行填写《安全档案复印申请表》，经安全管理部门负责人批准后，由档案管理人员负责复印，并做好复印记录。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时向安全管理部门报告，并承担相应的责任。六、安全档案的信息化管理（一）建立安全档案管理系统公司应建立安全档案管理系统，将各类安全档案资料进行电子化存储，实现档案的信息化管理。安全档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、分析、借阅管理等功能，方便档案管理人员和相关人员进行操作和使用。（二）数据录入与维护1.安全管理部门应指定专人负责安全档案管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。录入的数据应与纸质档案内容一致，并按照系统要求进行分类、编号、标注等操作。2.定期对安全档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的数据，确保系统数据的时效性和有效性。同时，对系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化应用1.利用安全档案管理系统，实现安全档案的快速查询和统计分析功能。各部门和相关人员可通过系统查询所需的安全档案资料，安全管理部门可根据系统数据进行安全管理工作的统计分析，为公司安全决策提供依据。2.通过安全档案管理系统，对安全档案的借阅情况进行实时跟踪和管理。档案管理人员可随时掌握档案的借阅状态，提醒借阅人员按时归还档案，确保档案的安全流转。七、安全档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.安全管理部门应定期对保管期满的安全档案进行鉴定，成立由安全管理部门负责人、档案管理人员及相关专业人员组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.档案鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值，确定档案是否需要销毁。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的安全档案，应填写《安全档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、编号、销毁原因等信息，并经安全管理部门负责人、公司分管领导签字批准。2.档案销毁应在指定地点进行