民警档案制度管理

民警档案制度管理一、总则（一）目的为了加强民警档案管理，确保民警档案的真实、完整、规范，充分发挥档案在民警队伍建设、考核评价、晋升任用等方面的作用，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体民警档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映民警的工作经历、政治表现、业务能力、奖惩情况等。2.完整性原则：全面收集民警在各个方面形成的具有保存价值的材料，确保档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对民警档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的档案管理流程和标准进行操作，保证档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容（一）履历材料1.个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、专业、职务、警衔等信息。2.履历表，记录民警从参加工作至今的工作经历，包括工作单位、职务变动情况、任职时间等。3.学历学位材料，如毕业证书、学位证书、学历认证报告等复印件。（二）自传材料民警本人撰写的反映其成长经历、思想演变过程等内容的自传。（三）考核材料1.年度考核登记表，记录民警每年的德、能、勤、绩、廉等方面的考核情况及考核结果。2.任职期满考核材料，对民警在特定职务任期内的工作表现进行全面考核的材料。3.专项考核材料，如参加某项专项工作的考核评价等。（四）评定、鉴定、审查材料1.警衔晋升评定材料，包括警衔晋升审批表、个人述职报告、民主测评结果等。2.专业技术职务评定材料，如专业技术资格证书、评审表、聘任文件等。3.入党、入团材料，包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、团组织关系材料等。4.各类审查材料，如政治历史审查、廉政审查等相关材料。（五）政审材料1.家庭成员及主要社会关系情况登记表。2.政治历史情况的审查结论性材料。（六）党团材料1.党员年度民主评议表。2.团组织活动记录、团员证等相关材料。（七）奖励材料1.个人获得的各级各类奖励证书、表彰决定、奖励审批表等。2.集体奖励中个人贡献情况的证明材料。（八）处分材料1.受到党纪政纪处分的决定书、处分审批表、申诉材料等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.职务任免文件、任免审批表等。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）相关材料。（十）培训材料1.参加各类培训的结业证书、培训总结、培训考核成绩等材料。2.学历教育期间的学习成绩单、实习鉴定等。（十一）其他可供组织参考的材料1.民警个人撰写的重要思想汇报、工作总结、调研报告等。2.反映民警突出事迹、特殊贡献的相关材料。3.其他与民警个人有关的具有保存价值的材料。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.民警所在部门定期将形成的各类档案材料及时移交档案管理部门。2.人事部门在办理民警人事变动、考核评价、奖惩等事项过程中，同步收集相关档案材料。3.民警个人应主动向所在部门或档案管理部门提交应归档的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料收集的及时性和准确性。2.收集的档案材料应完整齐全，字迹清晰，格式规范，签字盖章等手续完备。3.对于不符合要求的档案材料，应及时退回相关部门或个人进行补充、修正。（三）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案内容的重要程度和时间顺序进行排列。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案内容的类别，将档案材料分为履历材料、自传材料、考核材料等十大类。2.编号：对每一类档案材料进行编号，以便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案材料的类别、编号、题名、日期、页数等信息。4.装订：将每份档案材料按照顺序进行装订，确保整齐牢固。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号进行有序存放。（二）保管要求1.定期对档案进行检查，查看档案材料是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.做好档案库房的清洁卫生工作，并定期进行消毒，防止虫害和微生物对档案的侵害。3.对电子档案要进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房安全。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭，切断电源等。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本公司/组织内部因工作需要查阅民警档案的，应按照规定的审批程序进行。2.上级主管部门、司法机关等因工作需要查阅民警档案的，应出具正式的查阅函，并按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅审批1.本公司/组织内部查阅民警档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门负责人审批。2.上级主管部门、司法机关等查阅民警档案，应持有效证明文件，经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（四）借阅范围1.因特殊情况需要借阅民警档案的，仅限于本公司/组织内部人员，且必须严格按照规定的审批程序办理。2.原则上不对外借阅民警档案，确因工作需要必须借阅的，应经公司/组织主要领导批准，并按照相关规定办理借阅手续。（五）借阅审批1.填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签署意见后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，报公司/组织分管领导审批，重大事项需报公司/组织主要领导审批。（六）借阅要求1.借阅档案必须严格按照规定的借阅期限归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案转递（一）转递范围1.民警因工作调动、辞职、退休等原因离开本公司/组织时，其档案应按照规定进行转递。2.民警档案需转递至其他单位或部门的，应按照相关规定办理转递手续。（二）转递审批1.由民警所在部门填写《档案转递申请表》，注明转递原因、转递单位、转递时间等，经部门负责人审核同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，开具《档案转递通知单》，并将档案密封包装，加盖密封章。（三）转递方式1.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.档案管理人员应与机要交通部门或送取人员办理档案交接手续，填写《档案转递交接清单》，双方签字确认。（四）转递要求1.转递的档案应完整齐全，材料应真实有效，手续完备。2.档案转递过程中，应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。3.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。档案管理部门应认真核对回执信息，确保档案转递工作的顺利完成。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的民警档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策提供准确、及时的档案信息支持。（二）数据录入与维护1.安排专人负责民警档案信息的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案材料信息，删除已失效或不再需要的信息。（三）信息安全管理1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护措施，防止信息泄露、被篡改或丢失。2.对档案信息化管理系统的用户进行权限管理，严格控制不同用户对档案信息的访问级别，确保信息安全。3.定期对档案信息化管理系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。（四）信息化利用1.利用档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索和查询，为公司/组织内部各部门提供便捷的档案利用服务。2.通过数据分析和挖掘，为民警队伍建设、考核评价、晋升任用等提供决策支持，充分发挥档案信息化管理的作用。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责民警档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.审核档案查阅、借阅、转递等手续，确保档案管理工作的规范和安全。4.协调解决档案管理工作中出现的问题，及时向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责民警档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格按照档案管理的规定和流程操作，确保档案管理工作的规范化、科学化。3.对档案材料进行认真审核，保证档案内容的真实、完整、准确。4.做好档案库房的日常管理工作，维护档案的安全和完整。5.积极开展档案信息化建设，提高档案管理工作的效率和质量。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部定期对民警档案管理工作进行监督检查，查看档案管理制度的执行情况、档案管理流程的规范情况、档案材料的质量情况等。2.设立举报信箱和举报电话，