公司档案经费制度

公司档案经费制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案经费的使用，保障档案工作的正常开展，提高档案管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构档案经费的管理与使用。（三）基本原则1.合法性原则：档案经费的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求。2.合理性原则：经费使用应根据档案工作实际需求，合理安排，确保资源有效利用。3.专款专用原则：档案经费应专项用于档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作，不得挪作他用。4.预算控制原则：实行预算管理，严格控制档案经费支出，确保经费使用在预算范围内。二、档案经费预算管理（一）预算编制1.每年年底，档案管理部门应根据公司档案工作发展规划、年度工作目标以及档案管理实际情况，编制下一年度档案经费预算草案。2.预算草案应详细列出各项费用的预算金额，包括档案设备购置费用、档案用品费用、档案整理与数字化费用、档案存储场地租赁费用、档案管理人员培训费用、档案鉴定与销毁费用等。3.预算编制应充分考虑物价变动、业务发展等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.档案经费预算草案编制完成后，应提交公司财务部门进行审核。财务部门应根据公司整体预算安排以及财务管理制度，对预算草案的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。2.经财务部门审核通过的档案经费预算草案，报公司管理层审批。公司管理层应综合考虑公司战略目标、财务状况等因素，对预算草案进行审批。3.档案经费预算经公司管理层审批通过后，正式下达执行。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，档案管理部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额以及调整后的预算安排。3.预算调整申请经财务部门审核后，报公司管理层审批。未经审批，不得擅自调整预算。三、档案经费支出管理（一）档案设备购置1.档案设备购置应根据档案管理工作的实际需求，按照公司固定资产采购流程进行。2.购置前，档案管理部门应进行充分的市场调研，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的设备，并填写设备购置申请单。3.设备购置申请单应包括设备名称、型号、规格、数量、预算金额、购置理由等内容。4.设备购置申请单经部门负责人审核、财务部门审核、公司管理层审批后，由采购部门负责采购。5.设备到货后，档案管理部门应组织相关人员进行验收，验收合格后方可办理入库手续。（二）档案用品采购1.档案用品采购应根据档案工作实际需要，选择质量合格、价格合理的用品。2.采购前，档案管理部门应填写档案用品采购申请单，注明用品名称、规格、数量、预算金额、采购理由等。3.档案用品采购申请单经部门负责人审核后，交采购部门采购。4.采购回来的档案用品应及时办理入库手续，并进行登记。（三）档案整理与数字化1.档案整理工作应按照国家档案管理相关标准以及公司档案分类方案进行。2.档案整理工作可根据实际情况，自行组织或委托专业档案整理机构进行。委托专业机构整理的，应签订委托合同，明确双方的权利义务。3.档案数字化工作应遵循相关技术标准和规范，确保数字化档案的质量。4.档案整理与数字化费用应根据工作量和收费标准进行核算，并按照公司财务报销制度进行报销。（四）档案存储场地租赁1.档案存储场地租赁应选择安全、适宜的场地，并签订租赁合同。2.租赁合同应明确租赁期限、租金标准、支付方式、双方权利义务等内容。3.档案存储场地租赁费用应按照合同约定及时支付。（五）档案管理人员培训1.档案管理部门应根据档案工作发展需求以及档案管理人员业务水平情况，制定培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训费用预算等。3.档案管理人员培训费用应按照公司培训费用管理规定进行报销。（六）档案鉴定与销毁1.档案鉴定工作应定期进行，按照国家档案鉴定标准以及公司档案保管期限表，对档案进行鉴定。2.经鉴定确无保存价值且符合销毁条件的档案，应填写档案销毁申请单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁理由等。3.档案销毁申请单经部门负责人审核、公司管理层审批后，由档案管理部门组织销毁。4.档案销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。档案鉴定与销毁费用应按照实际发生额进行报销。四、档案经费报销管理（一）报销凭证要求1.档案经费报销应提供合法有效的报销凭证，如发票、收据、合同等。2.报销凭证应注明费用名称、金额、日期、付款单位等信息，并加盖收款单位公章。3.对于不符合报销凭证要求的，财务部门有权拒绝报销。（二）报销流程1.费用发生后，经办人应及时整理报销凭证，并填写费用报销单。2.费用报销单应注明费用所属项目、费用明细、报销金额等内容，并由经办人签字。3.报销凭证和费用报销单经部门负责人审核签字后，交财务部门审核。4.财务部门应根据公司财务管理制度以及本制度的规定，对报销凭证和费用报销单进行审核。审核通过后，报公司管理层审批。5.经公司管理层审批同意报销的费用，由财务部门按照公司财务报销流程进行支付。五、档案经费监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对档案经费的使用情况进行检查和监督，确保经费使用符合规定。2.档案管理部门应建立健全档案经费使用台账，详细记录经费的收支情况，接受财务部门的检查。3.公司内部审计部门应定期对档案经费的使用情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.公司应接受国家档案行政管理部门以及其他相关部门的监督检查，如实提