新闻档案制度

新闻档案制度一、总则（一）目的为加强公司新闻档案管理，确保新闻档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥新闻档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在新闻宣传活动中形成的各类新闻档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：新闻档案由公司指定的部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：新闻档案应如实反映公司新闻宣传活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：涵盖新闻宣传活动各个环节产生的资料，包括文字、图片、音频、视频等，确保档案资料的全面性。4.保密性原则：对涉及公司机密或敏感信息的新闻档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、新闻档案的定义与分类（一）定义新闻档案是指公司在新闻宣传工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）分类1.公司新闻报道类公司重大活动新闻稿，如开业庆典、周年庆典、重要会议、大型项目启动等活动的报道。公司日常生产经营活动新闻，包括业务拓展、技术创新、产品发布、客户合作等方面的报道。公司领导重要讲话、调研活动等相关新闻报道。2.媒体合作类与各类媒体（报纸、杂志、电视台、网站、新媒体平台等）合作的协议、合同等文件。媒体对公司的采访记录、报道剪辑、媒体评价等资料。公司在媒体上投放广告、宣传专题等相关资料。3.新闻素材类新闻采访素材，包括采访提纲、采访录音、采访照片、采访视频等。新闻策划方案、宣传资料制作素材，如宣传册、海报、宣传单页等设计原稿及相关文案。新闻事件相关的背景资料、数据统计、分析报告等。4.新闻活动类公司组织的新闻发布会、媒体见面会、线上直播活动等策划方案、议程安排、现场照片、视频记录等资料。参与行业新闻论坛、研讨会、展会等活动的相关资料，包括活动通知、参会人员名单、会议纪要、宣传资料等。5.舆情监测类公司舆情监测报告，包括舆情趋势分析、热点话题跟踪、舆论反馈等内容。涉及公司的负面舆情信息收集、整理及应对措施记录。三、新闻档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责新闻档案资料的收集工作，在新闻宣传活动开展过程中及时收集相关资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于公司内部产生的新闻稿件，由撰写部门在稿件定稿后及时提交至新闻档案管理部门。提交时应附带相关的采访素材、背景资料等。3.涉及媒体合作的文件、资料，由负责合作事宜的部门在合作结束后一周内整理归档，并移交新闻档案管理部门。4.新闻活动结束后，活动组织部门应在两周内将活动相关的策划方案、议程安排、现场照片、视频等资料整理成册，提交给新闻档案管理部门。5.舆情监测部门应每日收集公司舆情信息，形成日报表，并定期（每周、每月）撰写舆情监测报告，及时报送新闻档案管理部门。（二）整理1.新闻档案管理部门收到各部门提交的新闻档案资料后，应及时进行整理。按照新闻档案的分类标准，对各类资料进行分类编号。2.对于文字资料，应进行排版、校对，确保内容清晰、准确。对于图片资料，应进行筛选、标注，注明拍摄时间、地点、人物等信息。对于音频、视频资料，应进行剪辑、编辑，确保内容完整、可播放，并添加相应的文字说明。3.建立新闻档案目录索引，以便快速查找和检索档案资料。目录索引应包括档案编号、类别、标题、日期、来源等信息。4.对于重要的新闻档案资料，应进行备份存储，确保档案的安全性和可靠性。备份存储方式可采用光盘、硬盘、云存储等多种形式，并定期进行检查和维护。四、新闻档案的归档与存储（一）归档1.新闻档案资料整理完成后，应及时进行归档。归档时应按照年度、类别、时间顺序等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.新闻档案应建立纸质档案和电子档案两套体系。纸质档案应打印清晰、装订整齐，装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年度、起止日期等信息。电子档案应按照档案编号进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上，同时建立相应的文件夹结构，便于管理和查找。3.归档后的新闻档案应填写档案移交清单，明确档案名称、数量、移交时间等信息，由移交部门和接收部门双方签字确认。（二）存储1.新闻档案应存储在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对于电子档案，应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。同时，应建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复。4.新闻档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、新闻档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅新闻档案的，应填写《新闻档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到新闻档案管理部门查阅。2.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅新闻档案的，应提前向公司提出书面申请，经公司分管领导批准后，由新闻档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。3.涉及公司机密或敏感信息的新闻档案，查阅权限应严格按照公司保密制度执行，未经授权不得查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《新闻档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请表交新闻档案管理部门。3.新闻档案管理部门根据申请表内容，查找相应的新闻档案，并提供给申请人查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。4.查阅结束后，申请人应在《新闻档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应检查档案是否完好无损，如有损坏应及时记录并报告。（三）利用1.公司内部员工可根据工作需要，对新闻档案进行合理利用，如撰写工作总结、汇报材料、宣传报道等。利用过程中应注明档案来源，不得擅自篡改档案内容。2.公司在对外宣传、业务合作、项目申报等工作中，如需使用新闻档案资料，应按照公司相关规定进行审批。经审批同意后，由新闻档案管理部门负责提供相应的档案资料，并做好登记备案工作。3.鼓励各部门积极挖掘新闻档案的价值，开展深度分析和研究，为公司的决策提供参考依据。对于利用新闻档案取得的成果，应及时进行总结和推广。六、新闻档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.新闻档案管理部门应定期对新闻档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由公司档案鉴定小组负责，成员包括新闻档案管理部门负责人、公司办公室负责人、法务部门负责人等相关人员。2.鉴定小组应根据新闻档案的形成时间、内容重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合评估档案的保存价值。对于保存价值较低的档案，可提出销毁意见。3.鉴定过程中，应形成鉴定报告，详细记录鉴定的档案名称、数量、鉴定依据、鉴定结论等信息。鉴定报告经鉴定小组全体成员签字确认后存档。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的新闻档案，应按照公司档案销毁程序进行销毁。销毁前，应填写《新闻档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导批准后实施。2.新闻档案销毁应采用合适的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁。3.新闻档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，由监督人员和销毁人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、新闻档案管理人员职责（一）档案收集与整理职责1.负责制定新闻档案收集计划，指导各部门做好新闻档案资料的收集工作。2.及时收集、整理各部门提交的新闻档案资料，确保资料的完整性和准确性。3.按照新闻档案分类标准，对收集到的资料进行分类编号、排版校对、标注说明等整理工作。（二）档案归档与存储职责1.负责新闻档案的归档工作，按照年度、类别、时间顺序等进行排列，建立纸质档案和电子档案体系。2.做好档案的存储管理工作，确保档案库房的安全、整洁，保证档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施落实到位。3.定期对电子档案进行备份和维护，建立数据恢复机制，防止数据丢失或损坏。（三）档案查阅与利用职责1.负责接待新闻档案查阅人员，办理查阅手续，提供档案查阅服务。2.对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整，防止档案内容泄露。3.根据公司相关规定，为公司内部员工和外部单位或个人合理利用新闻档案提供支持和协助。（四）档案鉴定与销毁职责1.参与新闻档案的鉴定工作，提供档案价值评估意见。2.按照公司档案销毁程序，负责组织实施新