档案成果制度汇编

档案成果制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案成果的形成、收集、整理、保管和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案成果管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案成果应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理与公司业务相关的各类档案成果，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：遵循统一的档案管理规范和标准，对档案成果进行分类、编号、编目等操作，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：严格按照国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案成果进行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部人员对档案成果的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案成果的范围与分类（一）范围本制度所指档案成果涵盖公司在经营管理、生产研发、项目建设、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各种形式的记录。（二）分类1.行政管理类公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司文件、通知、通报等。人事档案：员工入职档案、人事任免文件、绩效考核记录、培训档案、薪酬福利资料等。行政事务档案：办公会议记录、工作计划与总结、办公用品采购记录、车辆使用记录等。资质证照档案：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类资质证书、荣誉证书等。2.经营管理类市场营销档案：市场调研报告、销售合同、客户信息资料、营销活动策划与执行记录等。财务管理档案：财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报资料、资金往来记录等。采购与供应链档案：采购合同、供应商信息资料、采购订单、物流配送记录等。企业战略与规划档案：公司发展战略规划、年度经营计划、中长期规划等。3.生产研发类产品研发档案：产品设计图纸、研发项目立项报告、实验数据记录、技术改进资料等。生产工艺档案：生产工艺流程文件、操作规程、质量控制记录、设备维护保养记录等。质量检测档案：原材料检验报告、产品质量检验报告、质量事故处理记录等。安全生产档案：安全生产管理制度、安全检查记录、事故应急预案及处理记录等。4.项目建设类项目立项档案：项目可行性研究报告、项目立项批复文件、项目预算书等。项目设计档案：项目初步设计、施工图设计文件、设计变更记录等。项目施工档案：工程招投标文件、施工合同、施工组织设计、工程进度记录、工程质量验收报告等。项目竣工验收档案：竣工验收报告、竣工决算审计报告、项目交付使用资料等。三、档案成果的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工应在工作过程中及时形成各类档案成果，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案成果应使用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水书写，纸张应符合档案保管要求，电子文件应采用通用格式并进行备份。（二）收集职责1.各部门负责人为本部门档案成果收集的第一责任人，负责组织本部门员工及时将工作中形成的档案成果收集整理，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门负责对各部门移交的档案成果进行统一接收、登记和初步审核，对不符合要求的档案成果及时反馈给相关部门进行补充完善。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案成果应在工作完成后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案成果，应在项目结束或活动完成后[X]个工作日内完成收集整理，并及时移交。四、档案成果的整理与归档（一）整理原则档案成果整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类整理：按照档案成果的分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类别的档案集中在一起。2.编号编目：为每一份档案成果编制唯一的编号，并按照分类顺序进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.装订成册：对于纸张较多的档案成果，应进行装订，确保整齐牢固，便于查阅和保管。4.数字化处理：对重要的档案成果进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理，方便快速检索和利用。（三）归档流程1.档案管理部门对整理好的档案成果进行再次审核，确认无误后，按照档案保管期限的要求，确定档案的保管期限。2.将审核通过的档案成果移交至档案库房进行归档保管，按照档案类别和编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中进行详细登记。五、档案成果的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案存放环境安全、适宜。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案霉变、虫蛀、破损等。4.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。（三）保管期限档案成果的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案成果，应永久保管。2.长期保管：对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案成果，保管期限为[X]年。3.短期保管：对公司在较短时间内具有查考利用价值的档案成果，保管期限为[X]年。六、档案成果的利用（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保档案利用过程中的信息安全。2.遵循档案利用申请、审批、登记、归还等程序，保证档案利用工作的规范有序。3.优先满足公司内部工作需要，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案成果的，可按照规定程序申请利用。2.因公司业务合作、审计、法律事务等需要，外部单位或个人需查阅、借阅公司档案成果的，应按照公司相关规定办理审批手续。（三）利用程序1.申请：公司内部员工如需查阅、借阅档案成果，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，提交所在部门负责人审核。2.审批：部门负责人对申请进行审核，签署意见后报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的保密级别和利用范围进行审批，对于涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.登记：档案管理部门对审批通过的申请进行登记，记录利用人姓名、部门、利用时间、档案名称、编号等信息，并发放档案。4.利用：利用人应在规定的时间和地点查阅、借阅档案，不得擅自涂改、转借、复印档案内容。如需复印档案，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。5.归还：利用完毕后，利用人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门对归还的档案进行检查，确认无误后办理注销登记手续。七、档案成果的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案成果鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。2.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏等情况。3.档案的保密性，是否涉及公司机密信息。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定工作小组的意见，编制《档案鉴定销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。4.《档案鉴定销毁清册》经公司分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。（五）销毁要求1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，